Nadomeščanja

ℹ️ Namen nadomeščanj

Nadomeščanja uporabljamo takrat, ko je uporabnik odsoten (dopust, bolniška odsotnost, službena pot ipd.) in želimo, da njegove naloge pri potrjevanju ali likvidaciji dokumentov prevzame druga oseba.

Ko je nadomeščanje vneseno, program pri posredovanju dokumentov samodejno preusmeri dokument na nadomestnega uporabnika.

📋 Odpiranje seznama nadomeščanj

1. V levem meniju kliknite Nadomeščanja.

2. Odpre se tabela Nadomeščanja, kjer lahko pregledujete, dodajate ali urejate nadomeščanja.

➕ Dodajanje novega nadomeščanja

1. Kliknite ➕ Dodaj nov zapis.

2. Odpre se obrazec Urejanje nadomeščanja.

Izpolnite naslednja polja:

Po shranitvi bo nadomeščanje aktivno v izbranem obdobju.

📬 Delovanje nadomeščanja pri posredovanju dokumentov

Ko v modulu Poštna knjiga v tabeli Urejanje pošte kliknete Posreduj, program preveri, ali je izbrani uporabnik odsoten.

Če je za uporabnika določeno aktivno nadomeščanje:

✅ dokument samodejno preusmeri na nadomestnega uporabnika,

✅ zabeleži tudi podatke o odsotni osebi.

⚠️ Sprememba prejemnika dokumenta

Če želite v polju Posredovano do ročno izbrati drugo osebo, program prikaže opozorilo.

Na voljo sta dve možnosti:

❌ Izberem »Ne«

• Program dovoli posredovanje dokumenta neposredno odsotni osebi.

• Nadomeščanje se ne upošteva.

✅ Izberem »Da«

• Program ohrani nadomestnega uporabnika.

• Dokument se posreduje osebi, ki je določena kot nadomestna oseba.

❗ Pomembno

Nadomestni uporabnik mora biti član iste skupine na istem koraku delovnega postopka kot odsotna oseba.

Če nadomestni uporabnik nima ustreznih pravic na koraku postopka, dokumenta ne bo mogel obdelovati.

📝 Evidentiranje v zgodovini dokumentov

Ko je dokument:

• ✅ potrjen ali

• ✅ likvidiran,

se zapis o dokumentu v zgodovini Mojih dokumentov prikaže pri:

• 👤 odsotni osebi in

• 👥 nadomestni osebi.

Tako je vedno razvidno, kdo je bil prvotno odgovoren za dokument in kdo je nalogo izvedel v času odsotnosti.