S klikom na Definicija postopka v levem meniju se odpre tabela Postopki.

Postopki so povezani z delovnimi področji in določajo:

• 📄 potek obdelave poštnih dokumentov,

• 🤝 obdelavo priložnosti,

• 📢 obdelavo reklamacij,

• 🔄 samodejno posredovanje med uporabniki,

• 📧 obveščanje in druge nastavitve delovnega toka.

Ob aktivaciji programa PRO.4 so osnovni postopki že pripravljeni. Po potrebi lahko:

• ➕ dodate nov postopek,

• ✏️ uredite obstoječega s klikom na Uredi.

➕ Dodajanje novega postopka

1. V tabeli Postopki kliknite ikono Dodaj nov zapis.

2. Odpre se obrazec Urejanje postopka.

3. Nastavite:

   • Osnovne podatke

   • Korake postopka

   • Vloge na koraku

   • Samodejno posredovanje

1️⃣ Osnovni podatki

Izpolnite naslednja polja:

Dodatne nastavitve

🔕 Brez obvestil uporabnikom

• Uporabniki na tem postopku ne bodo prejemali e-poštnih obvestil o posredovanju dokumentov.

⏰ Obveščanje o prekoračitvi rokov

• Če na koraku določite časovni limit, omogočite to možnost, da uporabnik prejme opozorilo ob prekoračitvi roka.

📋 EVP dokumenti

• V tabeli urejanje pošte se prikaže polje EMŠO.

2️⃣ Koraki postopka

Koraki predstavljajo posamezne faze obdelave dokumenta.

Za vsak korak določite:

💡 Naslednji korak lahko določite šele, ko so vsi koraki že ustvarjeni in shranjeni.

🗑️ Ikona za odstranitev omogoča brisanje nastavljenega naslednjega koraka.

Lastnosti koraka

👤 Odgovorna oseba po STM

Če je pri STM določena odgovorna oseba, bo sistem ob posredovanju dokument samodejno dodelil tej osebi.

🏁 Končni korak

Označuje zaključek postopka.

Primer:

• Prenos v DDV (korak zaključek)

• Zavrnitev računa

📤 Izvoz v DDV

Označite:

• kadar je račun pripravljen za prenos v knjigo prejetih računov,

• kadar je zadeva pripravljena za prenos v SZO.

✅ Zaključi dokument

Če uporabnik izbere možnost Zaključi dokument, sistem dokument samodejno premakne v zaključni korak.

💰 Pozicijsko potrjevanje

Omogoča usklajevanje potrjenih postavk z zneskom računa.

Dodatno lahko zahtevate:

• 🏢 Stroškovno mesto

• 📊 Stroškovni nosilec

• 📒 Konto

Če je katera možnost označena, je vnos obvezen.

Če obkljukamo pozicijsko potrjevanje, lahko označimo:

• zahtevano stroškovno mesto

• zahtevan stroškovni nosilec

• zahtevan konto

📧 Obvesti predhodno odgovorno osebo

Ob posredovanju dokumenta prejme obvestilo tudi uporabnik, ki je dokument obravnaval v prejšnjem koraku.

🚫 Izločanje iz e-poštnega obveščanja

S klikom na ikono lahko izključite posamezne uporabnike iz e-poštnih obvestil.

🔴 Izključeni uporabniki so označeni z rdečo ikono.

⏳ Limit potrjevanja

Vnesite število dni za potrditev.

Po prekoračitvi:

• uporabnik prejme e-pošto,

• dokument je označen na nadzorni plošči.

📑 Omejitev po tipih dokumentov

Določite tipe dokumentov (npr. 02, 08), na podlagi katerih se posreduje v naslednji korak.

Primer: V polje naštejemo tipe dokumentov (npr. 02, 08 …). Kadar sta na enem poštnem dokumentu dva tipa, ki sta ju dodala dva uporabnika, npr. 02 (Vnos), 08 (Vodja), v polju pa imamo vpisan tip 02, program posreduje v naslednjem koraku samo uporabniku Vnos.

👥 Posredovanje več uporabnikom

Program omogoča dva načina:

1. ✔️ Dovolj je potrditev enega uporabnika.

2. ✍️ Potrditev morajo podati vsi uporabniki.

Pri drugi možnosti določite tudi:

Število zahtevanih podpisov.

To polje vidmo v primeru, če imamo v nastavitvah vklopljeno posredovanje več uporabnikom in zahtevanost podpisovanja. Nastavitev vklopino na Pro-bitu.

🏷️ Zahtevani atributi

Vnesite oznako atributa, ki mora biti izpolnjen pred nadaljevanjem postopka.

Če atribut manjka, sistem opozori uporabnika.

🔗 Zahtevani povezani dokumenti

Določite, kateri dokumenti morajo biti povezani pred nadaljevanjem postopka.

Primer:

$DF=KA||BD;$386=ND

Primer:

• dokument DF zahteva povezan dokument KA ali BD.

Če povezava ne obstaja, sistem nadaljevanja ne dovoli.

🔒 Zahtevani predhodni koraki

Določite korake, ki morajo biti zaključeni pred prehodom na trenutni korak.

Primer:

🚫 Prepoved ročnega posredovanja

Onemogoči ročni prehod v naslednji korak.

Uporablja se pri avtomatiziranih procesih (npr. EVP ↔ SZO).

🔄 Ponovni uvoz računa in brisanje materialnih povezav

Ta nastavitev omogoča posebno obravnavo zavrnjenih računov.

📥 Ponovni uvoz računa

Ob aktivaciji funkcionalnosti sistem v polje Dobaviteljeva številka računa samodejno doda znak X.

S tem se omogoči ponovni uvoz računa, tudi če ima enako dobaviteljevo številko kot že obstoječi račun v sistemu.

Primer:

• Prvotni račun: 12345

• Po zavrnitvi: 12345X

Ker je številka spremenjena, sistem dovoljuje ponovni uvoz novega računa z originalno številko 12345.

🔗 Brisanje povezanih materialnih dokumentov

Če so na prejeti račun povezani materialni dokumenti, se ob posredovanju računa v korak s statusom Zavrnjen samodejno izbrišejo tudi vse povezave na te dokumente.

To zagotavlja, da po zavrnitvi računa ne ostanejo neveljavne ali nepotrebne povezave med dokumenti.

📬 Samodejno pošiljanje e-pošte ob zavrnitvi računa

Ob zavrnitvi računa lahko sistem pripravi in pošlje e-pošto dobavitelju.

Postopek:

1. Ustvarite predlogo e-pošte. Predloga se ustvari v modulu poštna knjiga - šifranti - predloge dokumentov:

2. Predlogo povežite s korakom »Zavrnitev računa«.

3. Ob zavrnitvi se odpre obrazec za pošiljanje.

4. Preverite vsebino in pošljite.

Po želji lahko:

• 📧 e-pošto shranite v poštno knjigo,

• 🔗 spremljate povezavo med računom in poslano pošto.

🎨 Barva koraka

Za lažje spremljanje dokumentov lahko posameznemu koraku določite barvo.

Koraki bodo v tabeli poštnih dokumentov prikazani v izbrani barvi.

🖌️ Na voljo sta:

• osnovna barvna paleta,

• razširjena barvna paleta.

3️⃣ Vloge na koraku

Določite, kdo lahko dostopa do dokumentov v posameznem koraku.

Možnosti:

• 👤 posamezni uporabnik,

• 👥 skupina uporabnikov.

Dodajanje izvedete preko:

• ➕ Dodaj nov zapis

4️⃣ Samodejno posredovanje

Zavihek Samodejno posredovanje omogoča avtomatsko usmerjanje dokumentov.

Kliknite ➕ Dodaj nov zapis in nastavite:

Primer:

• vsi računi določenega partnerja se samodejno pošljejo izbranemu uporabniku,

• računi do določenega zneska se pošljejo drugi odgovorni osebi.

🔧 Posebnosti na koraku

V polje Posebnosti za korak lahko vnesete posebne sistemske funkcije.

1 EVP - vklop funkcionalnosti deaktivacije vloge za sprejem in samodejno kreiranje personale mape (uporabniki modula EVP in SZO)

KORAK 6 (SPREJEM) -> POLJE POSEBNOSTI ZA KORAK

Nastavitve v polje:

EVP_cloneCase = fiksno, indikator, da gre v funkcijo za kloniranje

@ = fiksno, ločevanje med funkcijo in parametri

1220 = nova oznaka klasifikacije (jaz sem tu dal pač eno testno)

, = fiksno ločevanje med klasifikacijo in postopkom

WF007 = oznaka novega workflowa v katerega se klonirana zadeva prestavi

2 EVP - vračanje vloge nazaj

V polje posebnosti na koraku zapišemo:

aktivacija: EVP_resetCase

vsebina: vračanje vloge nazaj (aktivacija stare vloge)

3 PK - v polje “posredovano do” ob posredovanju dokumenta ne predlaga nobenega uporabnika

V polje posebnosti na koraku zapišemo:

aktivacija: emptyWorker

Pogoj za delovanje funkcionalnosti je, da na samodejnem posredovanju nimamo vnesene osebe:

4 PK - pošiljanje zavrnitve računa na UJP portal

V polje posebnosti na koraku zapišemo:

aktivacija: UJP

Postopek:

1. Modul poštna knjiga

2. poštni dokumenti

3. uredi račun

4. posreduj

5. izberemo korak zavrnjen račun

6. odpre se tabela za izbor certifikata, vnos gesla in razlog zavrnitve

7. s klikom na OK pošljemo status zavrnjen račun na UJP portal.

5 PK - izločanje računa iz plačilnega prometa

V polje posebnosti na koraku zapišemo:

aktivacija: noPayment

vsebina: izločanje računa iz plačilnega prometa

Primer:

• v modulu plačilni promet ne želimo videti računov, ki imajo status »zavrnjen«, zato v delovnem toku – postopek – korak Zavrnjen vpišemo posebnost:

📊 Izpis pravic na postopku

Preko menija Več akcij lahko ustvarite pregled:

• korakov postopka,

• skupin,

• uporabnikov,

• pravic dostopa.

📥 Izpis je mogoče izvoziti tudi v Excel (.xls) format.

💾 Shranjevanje

Ko zaključite z nastavitvami:

✅ Kliknite Shrani postopek za shranitev.

❌ Kliknite Prekliči, če sprememb ne želite shraniti.