Namen

Funkcionalnost Prošnje za nalaganje dokumentov omogoča zaposlenim, da samostojno posredujejo dokumente kadrovski službi oziroma drugim odgovornim osebam v podjetju.

Namen funkcionalnosti je poenostaviti zbiranje dokumentacije in omogočiti, da zaposleni potrebna dokazila oddajo neposredno preko sistema, brez pošiljanja po elektronski pošti ali v fizični obliki.

Primer uporabe je sprememba stalnega prebivališča, ko želi zaposleni kadrovski službi posredovati dokazilo o novem naslovu. Na enak način lahko posreduje tudi drugo dokumentacijo, ki jo potrebuje podjetje za vodenje kadrovskih evidenc.

Po oddaji dokumenta se samodejno prične delovni tok obdelave dokumenta.

Kako dostopamo

Moj ePortal → Prošnje za nalaganje dokumentov

Postopek oddaje novega dokumenta

1. Dodajanje nove prošnje

Za oddajo novega dokumenta kliknite gumb Dodaj nov zapis.

Odpre se nova forma za vnos podatkov o dokumentu.

2. Vnos osnovnih podatkov

V obrazec vnesite zahtevane podatke.

Podatki prošnje

Vpišite naziv oziroma vrsto dokumenta, ki ga želite posredovati.

Po potrebi vnesite dodatno pojasnilo ali opombo.

Opis lahko uporabite za podrobnejšo razlago namena dokumenta ali okoliščin, zaradi katerih dokument posredujete.

Primer:

• sprememba stalnega prebivališča,

• sprememba osebnih podatkov,

• posredovanje dodatnega dokazila,

• dopolnitev obstoječe dokumentacije.

3. Dodajanje dokumenta

Po vnosu osnovnih podatkov dodajte datoteko z dokumentom.

Priložite dokument, ki ga želite posredovati v kadrovsko evidenco.

Pred oddajo preverite, da ste izbrali ustrezno datoteko in da je vsebina dokumenta pravilna.

4. Začetek postopka

Ko so vsi podatki vneseni in je dokument priložen, pričnite postopek delovnega toka.

Sistem prične delovni tok obdelave dokumenta.

Dokument se posreduje odgovornim osebam v pregled in nadaljnjo obdelavo.

Barvni filtri znotraj maske

Znotraj maske je prikazanih več barvnih filtrov, ki označujejo v katerem postopku je dotična prošnja.

Količina filtrov je prikazana glede na nastavitve v modulu Delovni tok.

Kaj se zgodi po oddaji dokumenta

Po oddaji dokumenta odgovorne osebe prejmejo zahtevek za pregled dokumentacije.

Pregledajo:

• vsebino dokumenta,

• ustreznost dokumenta,

• namen oddane dokumentacije.

Po uspešno opravljenem pregledu lahko dokumentu določijo več statusov:

• potrjen

• potreben popravek

• zavrnjen.

Statusi prošenj

Po oddaji dokumenta se zahtevek obdeluje v skladu z delovnim tokom. Med postopkom se lahko status zahtevka spremeni glede na odločitev odgovorne osebe. Status lahko spremljate tudi znotraj posredovane prošnje

Potreben popravek

Status Potreben popravek pomeni, da oddani dokument ali vneseni podatki niso ustrezni za nadaljnjo obdelavo.

Najpogostejši razlogi so:

• naložen napačen dokument,

• nečitljiv dokument,

• manjkajoča priloga,

• nepopolni podatki,

• potreba po dodatnih pojasnilih.

V tem primeru je potrebno zahtevek odpreti, pregledati komentar oziroma pojasnilo odgovorne osebe ter ustrezno dopolniti ali popraviti podatke.

Po izvedenem popravku lahko uporabnik ponovno zažene postopek obravnave.

Zavrnjen

Status Zavrnjen pomeni, da dokument ni bil odobren za nadaljnjo obdelavo oziroma vključitev v kadrovsko evidenco.

Razlog za zavrnitev je praviloma naveden v komentarju ali pojasnilu odgovorne osebe.

V primeru zavrnitve se postopek zaključi. Če želi uporabnik oddati nov dokument, mora ustvariti nov zahtevek.

Potrjen

Status Potrjen pomeni, da je bila dokumentacija uspešno pregledana in odobrena.

Odgovorna oseba lahko po potrditvi dokument ustrezno shrani oziroma prenese v pripadajočo evidenco znotraj modula HRM.

Potrjen status pomeni uspešno zaključen postopek obdelave dokumenta.

Posebnosti in opozorila

• Pred začetkom postopka preverite, da nalagate pravilen dokument.

• Dokument mora vsebovati ustrezne podatke in biti čitljiv.

• Oddaja dokumenta ne pomeni, da je dokument že vključen v kadrovsko evidenco.

• Po oddaji dokument najprej pregledajo odgovorne osebe.

• Dokument se po pregledu po potrebi prenese v ustrezno evidenco znotraj modula HRM.

• Postopek omogoča sledljivost oddane dokumentacije in njeno centralizirano obdelavo.

Praktični primer

Zaposleni se preseli na nov naslov stalnega prebivališča.

Za posodobitev podatkov:

1. Odpre meni Prošnje za nalaganje dokumentov.

2. Klikne Dodaj.

3. V polje Naziv vnese »Potrdilo o stalnem prebivališču«.

4. V polje Opis vnese pojasnilo, da gre za spremembo stalnega naslova.

5. Priloži dokazilo o novem prebivališču.

6. Shrani in prične postopek.

Sistem sproži delovni tok obdelave, odgovorna oseba pregleda dokument in po potrebi posodobi podatke v modulu HRM ter dokument shrani v ustrezno kadrovsko evidenco.

Pogosta vprašanja

Ali se dokument po oddaji samodejno shrani v kadrovsko evidenco?

Ne. Dokument najprej prejmejo odgovorne osebe, ki ga pregledajo in nato po potrebi prenesejo v ustrezno evidenco modula HRM.

Ali lahko po oddaji dokument še spreminjam?

To je odvisno od nastavitev sistema in stanja delovnega toka. Praviloma je priporočljivo, da pred oddajo preverite pravilnost vseh podatkov in prilog.

Kaj storim, če sem naložil napačen dokument?

Obrnite se na odgovorno osebo oziroma kadrovsko službo, ki obdeluje prejete dokumente.

Zakaj moram vnesti opis dokumenta?

Opis odgovornim osebam pomaga razumeti namen dokumenta in ga pravilno razvrstiti v ustrezno kadrovsko evidenco.

Kako vem, da je bil dokument posredovan?

Po uspešni oddaji sistem sproži delovni tok obdelave dokumenta, s čimer je dokument posredovan odgovornim osebam v pregled.