🏠 1 Vstop v modul Poštna knjiga

Ob vstopu v modul Poštna knjiga se uporabniku samodejno odpre nadzorna plošča, kjer so privzeto prikazani 📄 Nezaključeni dokumenti.

Na nadzorni plošči lahko uporabnik:

✅ pregleduje dokumente
📤 posreduje dokumente naprej
📥 prenaša priponke
✔️ zaključuje dokumente
🔍 filtrira dokumente

📄 2 Odpiranje poštnega dokumenta

Za ogled ali urejanje dokumenta kliknite kjer koli v vrstici dokumenta.

Po kliku se odpre obrazec ✏️ Urejanje poštnega dokumenta.

📤 3 Posredovanje dokumenta

Za posredovanje dokumenta kliknite ikono 📤 Posreduj.

Koraki:

1️⃣ Kliknite ikono 📤 Posreduj.
2️⃣ Odpre se obrazec za posredovanje.
3️⃣ Izberite:

• 🔄 korak postopka,

• 👤 osebo, ki ji želite dokument posredovati.

4️⃣ Potrdite posredovanje z gumbom ✔️Shrani.

💡 Če sta korak in prejemnik že prednastavljena, izbira ni potrebna.

📥 4 Prenos dokumenta

Za ogled ali prenos priponke kliknite ikono 📥 Prenesi.

Program odpre zadnji naloženi dokument oziroma priponko.

✔️ 5 Zaključevanje dokumenta

Za zaključek dokumenta kliknite ikono Zaključi.

Koraki:

1️⃣ Kliknite ikono Zaključi.
2️⃣ Odpre se obrazec za zaključevanje.
3️⃣ Po potrebi izberite ustrezen korak.
4️⃣ Potrdite zaključek dokumenta.

📚 6 Prikaz vseh dokumentov

Za pregled vseh priponk kliknite ikono 📚 Prikaži vse dokumente.

Koraki:

1️⃣ Kliknite ikono Prikaži vse dokumente.
2️⃣ Odpre se seznam vseh priloženih dokumentov.
3️⃣ Izberite dokument.
4️⃣ Dokument se prikaže na levi strani zaslona.

🔍 7 Filtriranje dokumentov

Pri prikazu Nezaključeni dokumenti lahko uporabnik uporablja filtre glede na delovno področje:

⚙️ 8 Nastavitve nadzorne plošče

Nadzorno ploščo si lahko prilagodite svojim potrebam.

➕ Dodajanje novega okna

V zgornjem desnem kotu kliknite ikono ➕.

Program na nadzorno ploščo doda novo okno.

⚙️ Izbira vsebine okna

V novem oknu kliknite ikono ⚙️ Nastavitve.

Koraki:

1️⃣ Kliknite ⚙️ Nastavitve.
2️⃣ Izberite želeno tabelo.
3️⃣ Potrdite izbiro.

📐 Spreminjanje velikosti in razporeditve oken

Če imate na nadzorni plošči več oken:

📏 spreminjate njihovo velikost
🔄 spreminjate njihov položaj

Premikanje okna

1️⃣ Kliknite modro naslovno vrstico.
2️⃣ Povlecite okno na novo mesto.
3️⃣ Spustite gumb miške.

🎨 Prilagojena nadzorna plošča

Po zgoraj opisanih korakih si lahko vsak uporabnik oblikuje svojo nadzorno ploščo.

ℹ️ Pomembno

📤 Posredovani dokumenti izginejo iz prikaza Nezaključeni dokumenti.

📭 Ko je seznam prazen, trenutno ni dokumentov, ki čakajo na vašo obravnavo ali potrditev.

🎉 Vaša nadzorna plošča je urejena in vsi dokumenti so obdelani.

📋 9 Nastavitev prikaza zadev na nadzorni plošči

📂 Izbira prikaza zadev

Po kliku na puščico se odpre seznam aktivnosti, povezanih z elektronsko vodeno pisarno.

Na voljo sta naslednji možnosti:

📋 Nezaključene zadeve

⏰ Nezaključene zadeve glede na rok rešitve

📄 Delo z zadevami

✏️ Odpiranje zadeve

Za pregled ali urejanje zadeve kliknite kjer koli v vrstici zadeve.

Odpre se obrazec Urejanje zadeve.

📤 Posredovanje zadeve

Za posredovanje zadeve drugemu uporabniku kliknite ikono Posreduj.

Koraki:

1️⃣ Kliknite ikono Posreduj.

2️⃣ Odpre se obrazec za posredovanje.

3️⃣ Izberite:

• 🔄 korak postopka,

• 👤 osebo, ki ji želite zadevo posredovati.

4️⃣ Po potrebi v polje 💬 Komentar vpišite dodatna pojasnila.

5️⃣ Kliknite ✔️ Shrani.

💡 Če sta korak in prejemnik že prednastavljena, dodatna izbira ni potrebna.

✔️ Zaključevanje zadeve

Za zaključek zadeve kliknite ikono Zaključi.

Koraki:

1️⃣ Kliknite ikono Zaključi.

2️⃣ Izberite ustrezen korak.

3️⃣ Potrdite zaključek zadeve.

📭 Prazna nadzorna plošča

Ko zadevo pregledate in jo posredujete naslednjemu uporabniku, se samodejno odstrani iz seznama na nadzorni plošči.

📤 Posredovane zadeve izginejo iz prikaza.

📭 Ko je nadzorna plošča prazna, to pomeni, da trenutno nimate več zadev, ki bi čakale na vašo potrditev ali obravnavo.

⏰ Spremljanje rokov rešitve

Na nadzorni plošči lahko spremljate tudi zadeve glede na rok rešitve.

Za uporabo te funkcionalnosti izberite možnost:

⏰ Nezaključene zadeve glede na rok rešitve

Pomembno

Da bo funkcionalnost delovala pravilno, morate pri urejanju zadeve izpolniti polje:

📅 Rok rešitve

Postopek:

1️⃣ Odprite zadevo.

2️⃣ V polje 📅 Rok rešitve vnesite datum.

3️⃣ Shranite spremembe.

Zadeva se na nadzorni plošči pokaže toliko dni pred iztekom roka, kot je vpisan v nastavitvah:

⚠️ zadeva se samodejno prikaže na nadzorni plošči,

🔔 sistem vas opozori, da je rok rešitve že potekel,

📋 zadeva ostane vidna, dokler ni ustrezno obdelana.

💡 Nasvet

Za dnevno delo priporočamo uporabo prikaza 📋 Nezaključene zadeve, saj omogoča najhitrejši pregled vseh zadev, ki čakajo na vašo obravnavo.

Za dodatni nadzor nad zamudami pa uporabite tudi prikaz ⏰ Nezaključene zadeve glede na rok rešitve.