Namen skupin

Skupine uporabljamo za določanje pravic vpogleda v dokumente. Ker v dokumentnem sistemu uporabljamo različne tipe dokumentov in imajo uporabniki različne vloge, lahko z uporabo skupin omejimo dostop do občutljivih dokumentov in preprečimo nepooblaščene vpoglede.

Skupino ali posameznega delavca lahko povežemo s tipom dokumenta in tako določimo, kdo lahko vidi določene dokumente.

Pred začetkom

Pred nastavitvijo pravic priporočamo, da:

1. Opredelite tipe dokumentov, ki jih uporabljate v programu Pro.4.

2. Določite skupine uporabnikov glede na njihove naloge in odgovornosti.

3. V posamezno skupino vključite ustrezne delavce.

Kako ustvariti novo skupino

Korak 1: Odprite šifrant skupin

V levem meniju kliknite Skupina.

Odpre se tabela Skupine, kjer lahko pregledate obstoječe skupine ali ustvarite novo.

Korak 2: Dodajte novo skupino

Kliknite ikono Dodaj nov zapis.

Odpre se obrazec Urejanje skupin.

Korak 3: Vnesite podatke skupine

V polje Ime skupine vnesite naziv skupine (npr. Pogodbe, Kadrovska služba, Računovodstvo).

Korak 4: Dodajte člane skupine

Člana lahko dodate tako, da:

• kliknete Dodaj nov zapis,

• v polje Delavec vnesete ali izberete zaposlenega.

Če želite člana odstraniti, kliknite Odstrani zapis.

Hiter uvoz več uporabnikov

Če želite v skupino dodati več uporabnikov hkrati:

1. Kliknite ikono Člani skupine.

2. Odpre se seznam vseh delavcev iz šifranta delavcev.

3. Izberite želene uporabnike:

   • s klikom na Izberi vse označite vse uporabnike,

   • ali označite posamezne uporabnike s potrditvenim poljem.

4. Potrdite izbor s klikom na OK.

Izbrani uporabniki bodo dodani med člane skupine.

Nastavitev vidnosti dokumentov

Za dodatno omejevanje dostopa lahko skupini določite tudi vidnost dokumentov.

Korak 1

Kliknite ikono Vidnost dokumentov.

Korak 2

Izberite eno ali več oznak vidnosti, ki jih lahko vidi izbrana skupina.

Primer

Če skupini dodelite vidnost Javno:

• uporabniki v tej skupini bodo videli samo dokumente z oznako Javno,

• dokumenti z drugimi oznakami vidnosti jim ne bodo prikazani.

Določanje tipov dokumentov na urejanju skupine

Tipe dokumentov lahko določimo neposredno na skupini.

Na modri pasici Tipi dokumentov kliknite Dodaj nov zapis.

Korak 2

V polje Tip dokumenta:

• vnesite naziv želenega tipa dokumenta ali

• ga poiščite s pomočjo šifranta.

Korak 3

Izbrani tip dokumenta dodajte na skupino.

Po potrebi lahko na enak način dodate več različnih tipov dokumentov.

Primer uporabe

Skupina Pogodbe vsebuje zaposlene, ki lahko pregledujejo pogodbeno dokumentacijo.

Na skupini v razdelku Tipi dokumentov označimo tip dokumenta Pogodba.

Rezultat:

Uporabniki iz skupine Pogodbe bodo imeli vpogled v dokumente tipa Pogodba, medtem ko drugih tipov dokumentov ne bodo videli, če zanje nimajo ustreznih pravic.

Shranjevanje sprememb

Ko zaključite z urejanjem:

• kliknite Shrani za shranjevanje skupine,

• ali Prekliči, če sprememb ne želite obdržati.

Povezava skupine s tipom dokumenta

Ko je skupina ustvarjena, jo lahko povežete s tipom dokumenta.

Primer

1. Ustvarite skupino Pogodbe.

2. V skupino dodajte zaposlene, ki smejo pregledovati pogodbe.

3. Odprite Tipe dokumentov.

4. Poiščite tip dokumenta Pogodba.

5. Na vlogah oziroma pravicah določite skupino Pogodbe.

Rezultat:

Uporabniki iz skupine Pogodbe bodo v dokumentnem sistemu videli samo dokumente tipa Pogodba.

Vpliv na druge module

Pravice, določene preko tipov dokumentov, veljajo tudi v drugih modulih sistema, kjer se uporabljajo isti tipi dokumentov.

Primer:

Če uporabnik nima pravice do določenega tipa dokumenta v dokumentnem sistemu, tega dokumenta ne bo videl niti v drugih modulih, kot so:

• Poštna knjiga,

• HRM,

• drugi moduli, ki uporabljajo tipe dokumentov.

Pomembno

Po zaključeni nastavitvi skupin, članov skupin in povezav s tipi dokumentov je potrebno kontaktirati Pro-bit.

Pro-bit mora vključiti nastavitev za preverjanje pravic v dokumentnem sistemu. Šele po aktivaciji te nastavitve se bodo določene pravice dostopa tudi dejansko izvajale.