Namen

Razdelek Nastavitve je namenjen administraciji modula Moj ePortal. Tukaj se določajo osnovna pravila delovanja portala, vidnost podatkov, dostop do dokumentov ter povezave z delovnimi tokovi.

Pravilna nastavitev modula je ključnega pomena za ustrezno delovanje portala, saj neposredno vpliva na to, katere podatke vidijo zaposleni, katere zaposlene vidijo vodje ter kako potekajo postopki odobravanja posameznih zahtevkov.

Kako dostopamo

Moj ePortal → Nastavitve → Nastavitve

Dostop do nastavitev

Dostop do nastavitev imajo samo uporabniki, ki imajo v sistemu vlogo administratorja modula Moj ePortal.

Administratorje praviloma določimo že v času implementacije modula.

Po zaključeni implementaciji lahko obstoječi administratorji dodajajo nove administratorje oziroma urejajo seznam administratorjev.

Pomembno

V sistemu morata biti vedno določena najmanj dva administratorja.

To je potrebno zaradi postopkov potrjevanja dokumentov in drugih zahtevkov, saj uporabnik ne more potrjevati lastnih prošenj oziroma dokumentov.

Če bi bil v sistemu določen samo en administrator, bi lahko prišlo do situacije, ko določenih zahtevkov ne bi bilo mogoče ustrezno obdelati.

Osnovne nastavitve

Administratorji

V tem delu določimo uporabnike, ki imajo dostop do administracije modula.

Administratorji lahko:

• dostopajo do nastavitev,

• upravljajo konfiguracijo portala,

• določajo dodatne administratorje,

• upravljajo vidnost podatkov,

• upravljajo delovne tokove.

Prikaz tipov dogodkov v zgodovini delovnih razmerij

Ta nastavitev določa, kateri dogodki oziroma katera delovna razmerja bodo prikazana zaposlenemu v sklopu:

Moj ePortal → Moja karierna pot → Moja zgodovina v tem podjetju

Na ta način lahko podjetje določi, katere podatke želi prikazovati zaposlenim iz forme Delovno razmerje modula HRM. S pomočjo nastavitve izberemo, katera delovna razmerja se delavcu prikazujejo.

Privzeti način izbire vodje

Nastavitev določa način določanja vodij za prikaz zaposlenih v modulu:

Seznam zaposlenih

Na podlagi izbranega načina sistem določi, katere zaposlene posamezni vodja vidi v svojem portalu.

Možni načini prikaza so odvisni od organizacijske strukture podjetja.

Zaposleni se lahko prikazujejo:

• neposredno preko administratorja modula,

• preko stroškovnega mesta (STM),

• preko organizacijske enote (OE).

Pri uporabi STM ali OE morajo biti vodje pravilno določeni na ustreznem stroškovnem mestu oziroma organizacijski enoti.

Prikaz skupin

V tej nastavitvi določimo, katere skupine zaposlenih bodo prikazane v razdelku:

Moj ePortal → ePortal vodij → Seznam zaposlenih

Primer:

• redno zaposleni,

• javni delavci,

• druge skupine zaposlenih.

Če določena skupina ni izbrana, se zaposleni iz te skupine v seznamu zaposlenih ne bodo prikazovali.

Uporaba logotipa na nadzorni plošči

Če je logotip podjetja vnesen v:

Administracija → Podatki podjetij

lahko omogočimo njegov prikaz na nadzorni plošči.

Za prikaz logotipa označite ustrezno potrditveno polje (checkbox).

Po shranitvi nastavitve bo logotip prikazan na nadzorni plošči uporabnikov.

Nastavitve dokumentov

V tem sklopu določimo, kateri dokumenti bodo zaposlenim na voljo v razdelku:

Moj ePortal → Moji dokumenti

Sistem omogoča prikaz dokumentov iz različnih modulov.

Izbor tipov dokumentov

Za vsak tip dokumenta določimo, ali ga želimo prikazati zaposlenim.

Dokumenti se lahko prikazujejo iz:

• modula HRM,

• modula Plače.

Če je posamezen tip dokumenta označen, ga bo zaposleni videl v svojem ePortalu.

Če tip dokumenta ni izbran, zaposleni tega tipa dokumenta ne bo videl.

Primer uporabe

Podjetje želi zaposlenim omogočiti vpogled v določene kadrovske dokumente, ne želi pa prikazovati vseh dokumentov iz sistema.

V tem primeru administrator izbere samo želene tipe dokumentov, ki bodo prikazani v Mojem ePortalu.

Posebnosti

• Prikaz dokumentov je v celoti odvisen od teh nastavitev.

• Dokumenti, ki niso izbrani, zaposlenim ne bodo vidni.

• Nastavitev velja za vse uporabnike portala.

Nastavitve prošenj dokumentov

V tem sklopu določimo delovni tok, ki se uporablja pri oddaji dokumentov preko funkcionalnosti:

Prošnje za nalaganje dokumentov

Forme za shranjevanje dokumentov

Znotraj izbirnika izberemo maske znotraj Kadri v modulu HRM, kamor se bodo naloženi dokumenti shranjevali.

Delovni tok

Privzeto je nastavljen standardni delovni tok, ki je primeren za večino strank.

Praviloma te nastavitve ni potrebno spreminjati.

Če je bil med implementacijo dogovorjen poseben način obdelave dokumentov, se lahko tukaj izbere drug delovni tok, katerega je najprej potrebno določiti v modulu Delovni tok - vloga.

Izbor delovnega toka določa:

• kdo prejme zahtevek,

• kdo dokument pregleduje,

• kdo dokument potrjuje,

• kako poteka nadaljnja obdelava dokumenta.

Posebnosti

• Privzetega delovnega toka ni potrebno spreminjati.

• Spremembo priporočamo samo po predhodnem dogovoru z implementacijsko ekipo.

• Napačna nastavitev lahko vpliva na obdelavo oddanih dokumentov.

Nastavitve prošenj izobraževanj

V tem sklopu določimo delovni tok za obravnavo zahtevkov, ki nastanejo v funkcionalnosti:

Prošnje za izobraževanja

Delovni tok

Privzeto je nastavljen standardni delovni tok.

V večini primerov dodatne nastavitve niso potrebne.

Če je bil v času implementacije določen poseben postopek potrjevanja izobraževanj, se ustrezen delovni tok izbere v tem sklopu.

Delovni tok določa:

• kdo prejme prošnjo za izobraževanje,

• kdo jo pregleduje,

• kdo jo potrjuje,

• kako poteka nadaljnja obravnava zahtevka.

Posebnosti

• Privzetega delovnega toka praviloma ni potrebno spreminjati.

• Spremembe izvajajte samo po predhodnem usklajevanju z odgovornimi osebami.

• Nepravilna nastavitev lahko vpliva na potek odobravanja izobraževanj.

Pogosta vprašanja

Kdo lahko dostopa do nastavitev?

Dostop do nastavitev imajo samo uporabniki, ki imajo dodeljeno vlogo administratorja Mojega ePortala.

Kako postanem administrator Mojega ePortala?

Administratorja praviloma določimo ob implementaciji sistema. Kasneje lahko obstoječi administrator doda novega administratorja preko nastavitev sistema.

Koliko administratorjev mora biti določenih?

V sistemu morata biti vedno določena najmanj dva administratorja.

Zakaj morata biti določena vsaj dva administratorja?

Uporabnik ne more potrjevati lastnih zahtevkov ali dokumentov. Zaradi zagotavljanja nemotenega delovanja in potrjevanja postopkov morata biti v sistemu vedno prisotni najmanj dve osebi z administratorskimi pravicami.

Kaj se zgodi, če je v sistemu določen samo en administrator?

Lahko pride do situacije, ko določenih zahtevkov ni mogoče potrditi ali obdelati, saj administrator ne more sam potrjevati svojih postopkov.

Ali lahko administrator odstrani drugega administratorja?

Da, vendar mora pri tem paziti, da v sistemu ostaneta določena najmanj dva administratorja.

Zakaj vodja ne vidi vseh zaposlenih?

Prikaz zaposlenih je odvisen od nastavitev izbire vodij, organizacijske strukture podjetja in skupin zaposlenih, ki so vključene v prikaz.

Zakaj vodja ne vidi nobenega zaposlenega?

Najprej preverite nastavitev načina izbire vodje. Prav tako preverite, ali je vodja pravilno določen na zaposlenih, stroškovnih mestih (STM) ali organizacijskih enotah (OE).

Kakšna je razlika med prikazom po vodji, STM in OE?

Pri prikazu po vodji sistem upošteva neposredno povezavo med zaposlenim in vodjo. Pri prikazu po stroškovnem mestu ali organizacijski enoti pa sistem uporablja vodje, ki so določeni na teh evidencah.

Zakaj določen zaposleni ni prikazan na seznamu zaposlenih?

Zaposleni morda pripada skupini zaposlenih, ki ni vključena v nastavitvah prikaza skupin.

Kaj pomeni nastavitev »Prikaz skupin«?

Ta nastavitev določa, katere skupine zaposlenih bodo prikazane v seznamu zaposlenih. Če skupina ni izbrana, zaposleni iz te skupine ne bodo vidni.

Zakaj zaposleni ne vidi določenega dokumenta?

Najpogostejši razlog je, da tip dokumenta ni izbran v nastavitvah dokumentov.

Ali lahko omejim prikaz posameznih vrst dokumentov?

Da. Administrator lahko določi, kateri tipi dokumentov bodo prikazani zaposlenim in kateri ne.

Iz katerih modulov lahko prikazujemo dokumente?

Dokumenti se lahko prikazujejo iz modula HRM in modula Plače, odvisno od nastavitev.

Ali sprememba nastavitev dokumentov velja takoj?

Da. Po shranitvi nastavitev se prikaz dokumentov ustrezno posodobi.

Zakaj zaposleni vidi samo določene dokumente?

Prikazujejo se samo dokumenti, katerih tipi so vključeni v nastavitvah dokumentov.

Kje vklopim prikaz logotipa podjetja?

V osnovnih nastavitvah označite možnost za prikaz logotipa na nadzorni plošči.

Zakaj se logotip ne prikazuje?

Najprej preverite, ali je logotip vnesen v modulu Administracija → Podatki podjetij. Nato preverite, ali je omogočena nastavitev za prikaz logotipa na nadzorni plošči.

Ali lahko uporabljam lasten logotip podjetja?

Da. Sistem uporablja logotip, ki je vnesen med podatke podjetja.

Kaj določa nastavitev tipov dogodkov v zgodovini delovnih razmerij?

Nastavitev določa, kateri dogodki oziroma katera delovna razmerja bodo prikazana zaposlenim v sklopu »Moja zgodovina v tem podjetju«.

Zakaj zaposleni ne vidi vseh svojih delovnih razmerij?

Možno je, da določeni tipi dogodkov niso vključeni v nastavitvah prikaza zgodovine delovnih razmerij.

Ali moram spreminjati delovni tok za prošnje dokumentov?

Ne. Privzeti delovni tok je pripravljen za običajno uporabo in ga praviloma ni potrebno spreminjati.

Kdaj se uporablja drugačen delovni tok?

Drugačen delovni tok se uporablja samo v primerih, ko je bil posebej dogovorjen in nastavljen med implementacijo sistema.

Ali lahko samostojno spremenim delovni tok?

Da, vendar spremembo priporočamo le po predhodnem usklajevanju z odgovornimi osebami ali implementacijsko ekipo.

Kaj se zgodi, če izberem napačen delovni tok?

Dokumenti ali prošnje se lahko pošiljajo napačnim osebam oziroma postopek potrjevanja ne bo potekal po pričakovanjih.

Ali veljajo enaka pravila za prošnje za izobraževanja?

Da. Tudi pri prošnjah za izobraževanja privzeti delovni tok praviloma ni potrebno spreminjati.

Zakaj prošnje ne prejme odgovorna oseba?

Preveriti je potrebno nastavljen delovni tok in pravilnost konfiguracije uporabnikov, ki sodelujejo v postopku.

Ali spremembe nastavitev vplivajo na vse uporabnike?

Da. Nastavitve veljajo za vse uporabnike portala, ki uporabljajo posamezno funkcionalnost.

Kdaj se spremembe nastavitev začnejo uporabljati?

Po shranitvi nastavitev sistem uporablja nove nastavitve pri nadaljnjem delu uporabnikov.