1. Zakonodajni vidik

15.11.2024 so vlada in sindikati javnega sektorja podpisali dokumente za uveljavitev plačne reforme in so nadalje sprejeli Zakon o skupnih temeljih sistema plač v javnem sektorju (ZSTSPJS) (dosegljiv je na spletni strani PISRS).

Nekatere spremembe, katere so del reforme:

• novo plačno lestvico z drugačnim razponom med plačnimi razredi,

• delavčeva osnovna bruto plača več ne bo pod minimalno plačo,

• napredovanje delavcev zaradi odprave plačnih nesorazmerij glede na kolektivno pogodbo,

• avtomatiziran način napredovanja v višji plačni razred (vključno z zadržanim in pospešenim napredovanjem delavcev),

• združitev RDU in POD v del plače za delovno uspešnost (v letu 2025 še brez sprememb),

• ukinjena določena delovna mesta ter kreirana nova delovna mesta,

• vzpostavitev petih plačnih stebrov.

Preostale spremembe ter več informacij o prenovi plačnega sistema v javnem sektorju si lahko preberete na spletni strani GOV.

2. Aplikacija MJU

ZSTSPJS v 103. členu govori, da je za vsakega proračunskega uporabnika obvezna uporaba aplikacije, katero bo pripravilo Ministrstvo za javno upravo (MJU) in jo objavilo na spletni strani.

MJU je aplikacijo prvič objavil 20.12.2024, in sicer na spletni strani MJU, kjer boste našli najnovejšo različico aplikacije, kot tudi navodila za uporabo aplikacije.

Strankam morajo za kontrolo prevedbe, narejene v modulu HRM PRO.4, uporabiti MJU aplikacijo ter po potrebi podatke v modulu HRM ustrezno popraviti.

3. Prevedba plačnih razredov v modulu HRM

3.1. Skupinska prevedba na dan 01.01.2025

Zaradi 103. člena ZSTSPJS smo programsko dodelavo prenove plačnih razredov naredili tako, da se vsi podatki o prevedbi črpajo neposredno iz najnovejše aplikacije MJU. Podatek, katera različica MJU aplikacije je bila uporabljena, se vam bo izpisal na izpisu.

Za pravilnost prevedbe plačnih razredov v modulu HRM, morate najprej:

1. Uvoziti nove plačne razrede

2. Uvoziti prenovo delovnih mest, prevedbe in uvrstitve

3. Uvoziti delovna mesta

4. Posodobiti aplikacijo za prevedbo

Šele nato lahko generirate prevedbo delovnih mest. Stranke tukaj opozarjamo, da morate podatke pripraviti v zgoraj napisanem vrstnem redu.

3.1.1. Uvoz novih plačnih razredov

HRM → Šifranti → Plačni razredi → Import

Za pravilno delovanje je potrebno najprej posodobiti oziroma prenesti novo plačno lestvico. V ta namen pritisnite Import ter potrdite prenos plačne lestvice.

 Pojavilo se vam bo obvestilo, da je bila lestvica prenesena.

 Nato lahko preverite, če je lestvica bila pravilno prenesena in posodobljena. Novi plačni razredi imajo datum od 01.01.2025:

Pri preteklih plačnih razredih se bo veljavnost do napolnila z vrednostjo 31.12.2024:

3.1.2. Uvoz prenove delovnih mest, prevedbe in uvrstitve

HRM → Delovna mesta → Uvoz prenove delovnih mest, prevedbe in uvrstitve

V drugem koraku je potrebno prenesti prenovo delovnih mest, prevedbe in uvrstitve, kar storite s pritiskom na označen gumb (številka 3) in nato potrdite uvoz.

 Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Uspešnost uvoza preverite v uporabniških obvestilih.

3.1.3. Uvoz delovnih mest

HRM → Delovna mesta → Uvoz delovnih mest

V naslednjem koraku je potrebno uvoziti delovna mesta, kar storite s pritiskom na označen gumb (številka 3).

Znotraj te akcije imate več možnosti za uvoz delovnih mest, in sicer:

1. Uvoz vseh delovnih mest naenkrat.

2. Ročni izbor uvoza delovnih mest.

3. Uvoz delovnih mest, ki so bila v uporabi 31.12.2024.

4. Uvoz skupine delovnih mest po tipih ZSPJS.

Uvoz vseh delovnih mest

To možnost priporočamo za stranke, ki imajo že sedaj uvožen celoten šifrant ZSPJS.

S tem izborom uvoza, se vam bodo uvozila vsa delovna mesta, ki so v katalogu ZSPJS. Če to želite, potrdite uvoz.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Po zaključenem uvozu lahko preverite podatke. Vsa nova delovna mesta imajo datum od 01.01.2025.

Prejšnja delovna mesta so zaključena z 31.12.2024.

Ročni izbor delovnih mest za uvoz

To možnost priporočamo za stranke, katere nimajo uvoženega celotnega šifranta delovnih mest in bi želeli ročno izbirati katera delovna mesta boste uvozili.

 Znotraj delovnih mest izberite tista, ki jih želite uvoziti in nato potrdite uvoz.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Glede na izbrana delovna mesta lahko preverite pravilnost uvoza, tako, da jih preko filtra iščete ali si označite, da želite videti samo veljavna delovna mesta.

Prejšnja delovna mesta so zaključena z 31.12.2024.

Uvoz delovnih mest, ki so bila v uporabi do 31.12.2024

To možnost priporočamo za stranke, katere nimajo uvoženega celotnega šifranta delovnih mest in bi želeli, da se prenesejo samo tista delovna mesta, katera so bila v uporabi do 31.12.2024, kar svetujemo, da izberejo stranke, katere imajo zelo prilagojen izbor delovnih mest v šifrantu (npr. samo za tista delovna mesta, katera so v uporabi glede na kolektivno pogodbo).

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Uvozila se vam bodo delovna mesta, katera so imela označen datum do 31.12.2024.

Uvoz delovnih mest glede na skupino ZSPJS

To možnost priporočamo za stranke, katere nimajo uvoženega celotnega šifranta delovnih mest in bi želeli izbirati katera delovna mesta boste uvozili na podlagi ZSPJS tipa (npr. celotno skupino F).

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Uvozila so se vam delovna mesta, za kateri tip ZSPJS ste izbrali ob uvozu.

Posebni primeri delovnih mest

Pri uvozu delovnih mest moramo omeniti še specifične primere delovnih mest, da boste imeli pravilen nabor delovnih mest, in sicer:

Manjkajoča delovna mesta zaradi ukinjenih delovnih mest (npr. skupina J): v kolikor imate delovna mesta, katera so bila ukinjena, jih lahko prenesete znotraj uvoza delovnih mest ali da prenesete vsa delovna mesta (3.3.1) ali preko preostalih možnosti ročnega izbora delovnih mest (3.3.2) ali preko uvoza ZSPJS tipa (3.3.4). V kolikor boste uvažali delovna mesta na način tistih, ki so bila v uporabi do 31.12.2024, vas tukaj moramo opozoriti, da boste morali ukinjena delovna mesta še dodatno uvoziti z ročnim izborom delovnih mest (3.3.2).

Tako imenovana umetna delovna mesta (primer E027961): nekatera delovna mesta so se lahko razdelila na več nazivov. Pri teh delovnih mestih se bo znotraj programa PRO.4 uvozilo samo 1 delovno mesto (najbolj osnovno, katero je vezano na ta ZSPJS ident).

Preostala delovna mesta boste morali ročno dodati in s pomočjo aplikacije MJU ustrezno določiti minimalni in maksimalni plačni razred delovnega mesta. MJU takšna delovna mesta imenuje umetna, zato uporabljamo enako terminologijo. Navodila za prevedbo takšnih delovnih mest najdete na spletni strani MJU v razdelku Aplikacija za izvedbo prevedbe v dokumentu Navodila za uporabo aplikacije.

V PRO.4 boste naredili kopijo delovnega mesta (v našem primeru 9000) ter ga ustrezno dopolnili s podatki iz MJU aplikacije.

Kopirano delovno mesto ima vse enake podatke kot prvotno, le da ima v nazivu dodano črko K. To delovno mesto odprite ter uredite naziv (odstranite K), popravite datume veljavnosti ter dodajte pravilen razpon plačnih razredov za dotično delovno mesto. Po potrebi še popravite Tarifni razred delovnega mesta in druge pomembne podatke, ki so vezani na to delovno mesto.

Skupina B: za skupino B prevedba ni izvedena na enak način kot za preostale delavce, zato si ob uvozu delovnih mest tudi ne boste uvozili delovnih mest skupine B. Le-te boste morali ročno vstaviti v program PRO.4. V ta namen boste na enak način kot v prejšnjem opisu posebnosti naredili kopijo delovnih mest skupine B ter v plačni razred vpisali ustrezno vrednost glede na zakonske spremembe (za podrobna navodila o osnovni plači skupine B glejte Uradni list št. 99/2024.

Delavci, ki se prvič pri vas zaposlijo s 1.1.2025: če boste imeli primer delavcev, kateri se bodo prvič pri vas zaposlili na ali po datumu 1.1.2025, boste morali za te delavce opraviti generiranje prevedbe na delavcu (točka 3.6). Delavcu boste dodali delovno mesto, za katerega je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi ter mu določili pravilne plačne razrede. Določiti pa morate plačni razred na dan 31.12.2024 (kakšnega bi imel, če bi pri vas bil zaposlen že 31.12.2024) ter plačni razred, ki velja za to delovno mesto po prevedbi.

3.1.4. Posodobi aplikacijo za prevedbo

HRM → Delovna mesta → Posodobi aplikacijo za prevedbo

Ker v za postopek prevedbe uporabljamo aplikacijo MJU, morate le-to ustrezno posodobiti. MJU aplikacijo posodablja in objavi novejšo različico, katero vstavimo tudi v PRO.4, vendar jo morate preden urejate prevedbo delovnih mest posodobiti, da boste imeli najnovejše in najpravilnejše podatke. V ta namen morate pritisniti označen gumb ter potrditi posodobitev aplikacije.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

3.1.5. Skupinska akcija prevedbe delovnih mest za več delavcev hkrati

HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki → Prenova plačnega sistema v JS 2025

Ko imate ustrezno pripravljene podatke (ko ste uredili vse točke od 3.1 do vključno 3.4) lahko pričnete z izdelavo prevedbe delovnih mest na delavcih. V ta namen pritisnete Skupinsko upravljanje s podatki in se umestite na razdelek Prenova plačnega sistema v JS 2025.

 Skupinska akcija Prenova plačnega sistema v JS 2025 bo vsem delavcem z izbranim delovnim mestom generirala novo delovno razmerje s 1.1.2025, starega pa bo zaključila z 31.12.2024. Prav tako bo na novo delovno razmerje dodala status primarnega delovnega razmerja. V primeru, da ima delavec že odprto delovno razmerje v prihodnosti (po 1.1.2025), se prevedba zanj ne bo generirala. Za takšnega delavca boste morali urediti prevedbo na samem delavcu.

Za pravilno prevedbo morate najprej izbrati delovna mesta, za katera želite, da se akcija izvede. Izbrati morate delovna mesta, katera so zaključena z 31.12.2024, tukaj ne smete izbrati novih delovnih mest, ki ste jih v prejšnjih korakih uvozili.

Dodali smo novo vrsto dogodka, katerega uporabite ob generiranju prevedbe, in sicer 032 Prevedba plačnega sistema JS 2025.

V opis vrste dogodka lahko po potrebi vstavite še svoj opis.

Ter na koncu izberete še skupine, v kolikor so delavci, za katere izdelujete prevedbo, razporejeni še v druge skupine (npr. skupina porodnice).

Ko izpolnite vsa polja, pritisnete Ustvarjanje novih delovnih razmerij ter potrdite akcijo.

Ko je akcija zaključena se vam v spletnem brskalniku Chrome odpreta 2 nova zavihka. Oba vsebujeta poročilo o izvedbi prevedbe. Eno poročilo je vezano na neposodobljena delovna mesta, torej, da program prevedbe ni mogel izdelati. S tem poročilom boste pridobili vpogled v seznam delavcev, pri katerih je potrebno urgiranje in s tem pregled vsakega posamičnega delavca zakaj prevedba ni bila uspešna. Vsakega izmed teh delavcev odprite ter njihove podatke uredite. Po potrebi uredite prevedbo na posamičnem delavcu, katere postopek je opisan v naslednji točki.

Drugo poročilo je vezano na posodobljena delovna mesta. Znotraj tega seznama najdete vse delavce, pri katerih je bila prevedba uspešna. V poročilu imate navedene podatke:

• Ident delavca

• Ime in priimek delavca

• Delovno mesto, za katerega se je kreirala prevedba

• Podatki o starem plačnem razredu delovnega mesta

• Podatki o novem plačnem razredu delovnega mesta

• Podatki o starem plačnem razredu delavca

• Podatki o novem plačnem razredu delavca

• Izračunana razlika glede na star in nov plačni razred

Znotraj programa PRO.4 se je prikazalo še obvestilo, da je kreiranje novih delovnih razmerij bilo uspešno zaključeno.

V kolikor se vam pojavi opozorilo, da delovna razmerja ni ustreznih delovnih razmerij, preverite, če imate za izbrana delovna mesta pravilno uvožena novo veljavna delovna mesta in jih uredite ter ponovite skupinsko akcijo.

3.1.6. Izdelava prevedbe na posamičnem delavcu

HRM → Kadri → Delovno razmerje

Za izdelavo prevedbe na posamičnem delavcu morate najprej imeti ustrezno pripravljene podatke. Nato v Kadri izberete delavca in odprete njegov razdelek za delovno razmerje.

Delavcu dodate novo delovno razmerje z datumom 1.1.2025 ter preteklega zaključite z 31.12.2024.

Prav tako napolnite vrsto dogodka z 032 Prevedba plačnega sistema JS 2025 ter po potrebi še dodajte opis vrste dogodka.

S klikom na Shrani, vas bo program vodil naprej v razdelek Delovno mesto in razporeditve za plače.

HRM → Kadri → Delovno mesto in razporeditve za plače

Ko imate novo delovno razmerje odprto, lahko nadaljujete na delavčevem Delovnem mestu in razporeditvah za plače, kjer vam bo pri novo odprtem delovnem razmerju prikazovalo podatke iz preteklega delovnega razmerja (t.j. delovno mesto in plačni razred delavca).

Obe polji ustrezno spremenite – določite pravilno, novo delovno mesto delavca ter njegov pravilen plačni razred. Ko imate podatke pravilno posodobljene in izbrano pravilno delovno mesto ter nov plačni razred delavca lahko pritisnete Generiraj prevedbo iz podatkov ter potrdite izbiro.

Napolnijo se nam polja v razdelku Prenova plačnega sistema v JS 2025-2028.

Generiraj prevedbo iz podatkov lahko na delavcu pritisnete večkrat. Le-to vam bo prišlo prav, v kolikor boste ugotovili, da ste se pri vnosu podatkov zmotili ali morate prevedbo iz kakršnih drugih razlogov ponovno generirati.

Ročni vnos na delavcu

Prav tako je možno ročno popravljati prevedbo na samem delavcu. V namen tega morate najprej pritisniti Ročni vnos, nato se vam odklenejo polja.

Vendar, v opozorilo, se pri ročnem vnosu prevedba ne izračuna na delavcu, kar pomeni, da morate podatke za prevedbo ročno vpisati. Le podatek o minimalni plači ne morete spreminjati. Ob ročnem vnosu se vam samodejno tudi potrdi polje Ročni zapis/popravljeno.

Če pa boste za ročnim vnosom pritisnili Generiraj prevedbo iz podatkov, se vam bodo ročno vneseni podatki prepisali. In potrditveno polje Ročni zapis/popravljeno več ne bo potrjeno.

Ob dodajanju novega delovnega razmerja in delovnega mesta na samem delavcu imate še eno možnost, in sicer, da se vam ustvari prazna prevedba na delavcu.

Pri prazni prevedbi se vam odprejo samo polja, katera nato lahko zapolnite ali z ročnim vnosom ali z generiranjem prevedbe iz podatkov. 

3.2. Akcija za uskladitev z minimalno plačo

3.2.1. Zakonodajni vidik

Na podlagi 15. člena Zakona o skupnih temeljih sistema plač v javnem sektorju, javni uslužbenec ne sme biti uvrščen v plačni razred, katerega vrednost je nižja od minimalne plače tekočega leta.

V Uradnem listu RS, št. 6/2026, je bila objavljena višina minimalne plače za leto 2026, in sicer 1481,88€.

V uradnem stališču MJU (Stališče št. 10) je bilo sprejeto, da je potrebno delavce, ki imajo trenutno plačni razred do vključno 6. PR, uvrstiti v 7. plačni razred. Prav tako je potrebno delavcem, ki z drugim obrokom ne dosegajo minimalne plače, določiti osnovno plačo (Z108) v vrednosti minimalne plače.

Za zagotavljanje te določbe, morate stranke najprej urediti v modulu HRM, in sicer spremembo delovnih razmerij ter določitev novih plačnih razredov na delavca.

3.2.2. Akcija za uskladitev z minimalno plačo v javnem sektorju

Posodobitev aplikacije za prevedbo

V prvem koraku je potrebno v modulu HRM posodobiti aplikacijo za prevedbo.

HRM → Delovna mesta → Posodobi aplikacijo za prevedbo

Uspešnost posodobitve aplikacije lahko spremljate v svojih uporabniških obvestilih.

Po uspešno posodobljeni aplikaciji za prevedbo lahko nadaljujete z naslednjim korakom.

Akcija za dvig minimalne plače

HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki

Kliknemo na akcijo “Skupinska prevedba (uskladitev z minimalno plačo).  

Kontrolni način

V prvemu koraku je priporočljivo, da se obkljuka “Kontrolni način”, ki služi kontroli delovnih razmerij, ki jih bo ta akcija generirala. V ta namen je potrebno izpolniti samo "Vrsta dogodka”, saj delovnih razmerij v tem primeru še ne bo dodalo. Stranka pa pridobi izpis vseh zaposlenih, ki jim bo generiralo delovno razmerje za tiste, ki imajo trenutni plačni razred delavca pod minimalno plačo.  

OPOMBA: V ta namen smo tudi dodali v “Vrsta dogodka” nov tip šifranta “034 Dvig PR zaradi uskladitve z minimalno plačo”. Ta vrsta dogodka se bo zapisala tudi v delovno razmerje.  

Nato kliknemo “Ustvarjanje novih delovnih razmerij” v kontrolnemu načinu.  

Prikaže se obvestilo, da gre za kontrolni način, kliknemo DA, da generira izpis. Pojavili se bodo zaposleni, za katero se bo nato tudi akcija izvedla. Akcija tudi pripravi število zaposlenih, za katere se bodo delovna razmerja generirala.  

Na računalnik se nam naloži tudi Excel datoteka, preko katere lahko prav tako preverite podatke. 

Izvedba akcije

Ko podatke pregledamo in smo prepričani, da je seznam pravilen, pa lahko izvedemo akcijo tako, da odstranimo kljukico “Kontrolni način”. Kot omenjeno, je priporočljivo izbrati vrsto dogodka 034, saj je bil šifrant dodan ravno s tem namenom. V kolikor stranka želi, se lahko vnese tudi opis dogodka, ki se bo ravno tako prenesel na novo ustvarjena delovna razmerja.  

Pomembno, v kolikor ima stranka redno zaposlene tudi v drugih skupinah, da le-te doda v “Izbor skupin” (npr. Invalidni delavci, Praktikanti...).  

Kliknemo “Ustvarjanje novih delovnih razmerij”, izpiše nam število ustvarjenih delovnih razmerij.  

Program tudi generira izpis uspešno in neuspešno dodanih delovnih razmerij.  

Na računalnik se nam naloži tudi Excel datoteka, preko katere lahko prav tako preverite podatke. 

3.2.3. Nova delovna razmerja

Nova delovna razmerja so dodana, kar lahko preverimo na delavcu v Kadri ali pripravimo izpis delovnih razmerij. S to akcijo so bili posodobljeni naslednji podatki:  

• Prejšnje delovno razmerje je zaključilo z datumom 31.12.2025, dodalo je novo delovno razmerje z datumom 01.01.2026, vrsta dogodka in opis pa je odvisno od tega, kar je stranka pri pogonu akcije izbrala.  

• Delavcu je dodelilo plačni razred, ki je najbližji, glede na minimalno plačo.

• Avtomatsko je za delavca naredilo prevedbo, glede na novo dodeljen plačni razred.

• Dodalo je naslednjo zaporedno številko aneksa (v kolikor je številka aneksa izključno številčni vnos, brez dodatnih znakov in črk).

• Program preverja vsa vnesena delovna mesta, torej zna narediti novo delovno razmerje samo za morebitno delovno mesto, ki je pod minimalno plačo.   

3.2.4. Že odprt obračun za plačo za januar

V kolikor ste uredili podatke v modulu HRM po tem, ko ste že odprli obračunsko obdobje za januar, boste v modulu Plače morali narediti posodobitev delovnih razmerij.

PLAČE → Plače → Odprt obračun za januar → Skupinsko upravljanje s podatki → Sprememba del. razmerja

V polju Vrsta delovnega razmerja morajo biti zajeti vsi zgoraj navedeni identi delovnih razmerij iz modula HRM.

3.2.5. MJU aplikacija oziroma prevedba

Tako kot je bilo določeno v stališču št. 10, se za trenutni dvig minimalne plače ni naredila nova MJU aplikacijska tabela, kar pomeni, da je razlika in obroki izračunana glede na minimalno plačo iz leta 2025.

3.3. Akcija za uskladitev z inflacijo

V dograditvi :)

3.4. Posebni primeri pri generiranju prevedb

Pri generiranju prevedb obstajajo posebni primeri, pri katerih se prevedbe ne bodo generirale. V takšnih primerih se skupinske akcije za dodajanje prevedb in prevedbe na delavcih ne bodo izvedle. Takšni primeri so:

• delavci z delovnim mestom plačne skupine A in B,

• delavci, ki imajo dodeljen PR pod izhodiščnim plačnim razredom delovnega mesta (npr. pripravniki),

• delavci, ki imajo dodeljen PR nad maksimalnim plačnim razredom delovnega mesta,

• ročni vnosi prevedb,

• vnesen datum DO v primarnem delovnem razmerju,

• delovno razmerje v prihodnosti,

• delovno razmerje na presečni datum (npr. na 01.01.2025, 01.01.2026, 01.04.2026,…),

• 2 delovni razmerji znotraj istega obdobja (npr. dopolnilno delo v isti organizaciji, kjer je delavec tudi redno zaposlen, ampak samo če je status primaren postavljen na delovno razmerje za dopolnilno delo),

• če je Vrsta plačila prazna,

• če je Vrsta plačila bruto plača,

• če je Plačni razred na delavcu prazen.

Pri vseh zgoraj opisanih primerih je potrebno podatke ali popraviti (npr. dodati Vrsto plačila) ali pa na delavcih generirati ročno prevedbo, kot je opisana zgoraj v besedilu (npr. pri plačni skupini B ali delavcih, ki imajo PR pod izhodiščnim ali nad maksimalnim plačnim razredom delovnega mesta).

3.5. Izpisi

Za lažji pregled prevedenih podatkov in za informacijo o uporabljeni verziji MJU aplikacije za izdelavo prevedbe plačnih razredov, smo v modulu HRM dodali prednastavljeni izpis, v katerem se vam bodo izpisali vsi podatki prevedbe vaših delavcev.

HRM → Kadri → Izpisi in dokumenti → KO88-Prenova plačnega sistema v JS ali KO89-Osnovne plače po prevedbi 2025

Izpis lahko generirate v različnih formatih, kot so PDF, Excel XLSx ali CSV. Za več možnosti imate na voljo tudi različne filtre, kateri vam omogočajo bolj prilagojen izpis. V samem izpisu najdete vse podatke, ki so bili kreirani s prevedbo, kot tudi podatek, če so na prevedbi na delavcu bili narejeni ročni zapisi.

Primer izpisa v PDF formatu za izpis KO88:

Primer izpisa v xlsx formatu za izpis KO88:

Primer izpisa v PDF formatu za izpis KO89:

Primer izpisa v xlsx formatu za izpis KO89:

3.5.1. Kontrola z MJU aplikacijo

Zaradi 103. člena ZSTSPJS, ki govori o obvezni uporabi MJU aplikacije, morate vse prevedbe vedno preveriti še z MJU aplikacijo.

Kontrola podatkov z izpisom KO88 in MJU aplikacijo za masovno prevedbo

Postopek je sledeč:

• Izvozimo si prednastavljen izpis KO88 Prenova plačnega sistema v JS v format xlsx.

• Izbrišete vse stolpce razen označenih:

In dodamo nov stolpec E, kjer plačne razrede spremenimo v številke z ukazom =VALUE(D2), ter kopiramo formulo na vse vrstice:

Nato pa označite celotni Stolpec E in v stolpcu F prilepite s posebnim lepljenjem vrednosti.

Nato še izbrišemo stolpca D in E in dobimo datoteko primerno za kopiranje v MJU aplikacijo.

• Prenesete si MJU aplikacijo

• Kopirate v zavihek vhod

• V zavihku izhod MJU aplikacije se izpišejo prevedeni podatki

Najboljša kontrola je seštevanje stolpcev (razlika, tranše oz. obroki,…) v prednastavljenem izpisu KO88 in MJU aplikaciji, ter primerjanje rezultatov.

Ker je MJU aplikacija zaščitena boste morali stolpce seštevati v novem Excelovem dokumentu.

Izpis s Čarovnikom

Dodatna možnost izpisa vseh podatkov za kontrolo z MJU je izpis iz Čarovnika. V HRM v Čarovniku izpisov so na zavihku Del. mesto dodana 4 polja:

• Del mesto 1 - Šifra naziva

• Del mesto 2 - Šifra naziva

• Del mesto 3 - Šifra naziva

• Del mesto 4 - Šifra naziva

Za izvoz v Excel (xlsx) si izberemo sledeča 4 polja:

• Na zavihku Delavec:

  • Mat. št.

• Na zavihku Del. mesto (označeno na zgornji sliki):

  • Del. mesto 1 – ident ZSPJS

  • Del. mesto 1 – šifra naziva

  • Plačni razred 1 - delavca

Dobimo podatke v Excelu, ki jih uredimo na zgoraj opisan način, ter kopiramo v MJU aplikacijo in preverimo podatke.

3.6. Kreiranje aneksov za delavce

MJU je na svoji spletni strani objavil tudi predlogo aneksa h pogodbi o zaposlitvi, katere smo tudi mi uporabili ter jih dodali kot Word predlogo v modul HRM. Tako smo pripravili vzorčne Word predloge za:

• Aneks k pogodbi o zaposlitvi

• Aneks k pogodbi o zaposlitvi 14. člen ZSPJS

• Aneks k pogodbi o zaposlitvi prejemnikov minimalne plače

• Aneks k pogodbi o zaposlitvi pripravniki

HRM → Kadri → Word predloge

Tako kot zgoraj opisano so vam na voljo 4 različne Word predloge, katere generirajte po uspešno opravljeni prevedbi plačnih razredov na delavcih. V ta namen najprej v maski izberete za kateri izpis gre ter v kakšnem tipu izpisa ga želite izpisati. Prav tako lahko s pomočjo filtrov izberete delavce ali na podlagi stroškovnega mesta ali delovnega mesta ali ročno izberete delavce. Za pravilno generiranje izpisa morate potrditi polje Izpis aneksa za novi plačni model. Brez te potrditve se vam aneks ne bo pravilno generiral. V kolikor boste aneks pošiljali preko e-pošte iz PRO.4 označite še potrditveno polje Pošlji po e-pošti ter po potrebi še Prenesi v dokumentni sistem, v kolikor ga uporabljate.

Več informacij o funkcionalnosti naših Word predlog ter podrobnejša navodila za pošiljanje po e-pošti, lahko najdete v naših navodilih za modul HRM.

4. Za izvajalce osebne asistence

Za stranke, katere so posredni proračunski porabniki in njihova glavna dejavnost zajema izvajanje osebne asistence, je prenova plačnega sistema v javnem sektorju predvidena drugače.

4.1. Zakonodajni vidik

Pravilnik o osebni asistenci v 28. členu namreč pravi, da je strošek osnovne plače osebnih asistentov v višini 1,02- oziroma 1,06-kratnik minimalne plače in ne več plačni razred delavca.

4.2. Prenova plačnega sistema za izvajalce osebne asistence

Zaradi spremembe o osnovni bruto plači osebnih asistentov iz plačnih razredov na količnik od minimalne plače, se prevedba po zgoraj opisanem postopku ne bo izvajala. Stranke, katere izvajajo osebno asistenco boste:

• naredili kopije delovnih mest z ustreznimi datumi,

• na delavcih dodali nova delovna razmerja z datumom 1.1.2025,

• na delovnih mestih dodali vrsto plačila Bruto plača in zapisati ustrezno bruto vrednost osnovne plače delavca.

4.3. Kopiranje delovnih mest

HRM → Delovna mesta → Ustvari kopijo

V prvem koraku je potrebno vsa delovna mesta kopirati ter jim ustrezno urediti podatke.

Po potrditvi kopiranja delovnega mesta se ustvari nov zapis delovnega mesta z enakimi podatki kot prvotno, le, da ima ob nazivu dodano -K. Ta zapis odpremo ter ustrezno uredimo podatke nanj.

Podatke na delovnem mestu si uredite tako, da izbrišete iz naziva -K, uredite datume veljavnosti ter izbrišete plačne razrede za to delovno mesto.

Po ureditvi kopiranega delovnega mesta, morate urediti še datume veljavnosti na prvotnem delovnem mestu.

Zaključite ga z datumom 31.12.2024.

Kopiranje delovnih mest ter zaključevanje prvotnih naredite za vsa delovna mesta, ki jih imate v vašem seznamu delovnih mest in jih uporabljate zaradi izvajanja osebne asistence.

4.4. Dodajanje novih delovnih razmerij in osnovne plače na delovnem mestu

HRM → Kadri → Delovno razmerje

V drugem koraku boste v Kadrih izbrali delavca in odprli njegov razdelek za Delovno razmerje. Delavcu dodate novo delovno razmerje z datumom 1.1.2025 ter preteklega zaključite z 31.12.2024.

Prav tako napolnite vrsto dogodka z 032 Prevedba plačnega sistema JS 2025 ter po potrebi še dodajte opis vrste dogodka.

S klikom na Shrani, vas bo program vodil naprej v razdelek Delovno mesto in razporeditve za plače.

HRM → Kadri → Delovno mesto in razporeditve za plače

Ko imate novo delovno razmerje odprto, lahko nadaljujete na delavčevem Delovnem mestu in razporeditvah za plače, kjer vam bo pri novo odprtem delovnem razmerju prikazovalo podatke iz preteklega delovnega razmerja (t.j. delovno mesto in plačni razred delavca).

Pri delavčevih podatkih spremenite delovno mesto ter izberite trenutno veljavnega. Prav tako izbrišite podatke v poljih:

• Plačni razred delavca

• PR JU na 31.12.2024

Nato pa spremenite vrsto plačila v 01 Bruto plača. Za tem vpišite bruto osnovno plačo delavca v polje Bruto/Neto/Urna postavka.

Zaradi pravilnega delovanja prenosov podatkov med moduli, stranke naprošamo, da spremembe v polju Vrsta plačila ter Bruto/Neto/Urna postavka urejajo preden se odpre nov obračun v modulu Plače.

4.5. Kreiranje aneksov za delavce

Ker MJU na svoji spletni strani ni objavil predlog aneksa h pogodbi o zaposlitvi za izvajalce osebne asistence, stranke naprošamo, da nam pošljejo predlogo aneksa h pogodbi o zaposlitvi na podpora@pro-bit.si, da vam ustrezno vstavimo Word predlogo.

HRM → Kadri → Word predloge

V maski izberite za kateri izpis gre ter v kakšnem tipu izpisa ga želite izpisati. Prav tako lahko s pomočjo filtrov izberete delavce ali na podlagi stroškovnega mesta ali delovnega mesta ali ročno izberete delavce. V kolikor boste aneks pošiljali preko e-pošte iz PRO.4 označite še potrditveno polje Pošlji po e-pošti ter po potrebi še Prenesi v dokumentni sistem, v kolikor ga uporabljate.

Več informacij o funkcionalnosti naših Word predlog ter podrobnejša navodila za pošiljanje po e-pošti, lahko najdete v naših navodilih za modul HRM.

5. Pogosta vprašanja strank

Ker se je ob implementaciji novega plačnega sistema v javnem sektorju pojavilo veliko enakih vprašanj, smo le-te zbrali, da lahko odgovore poiščete že med zastavljenimi vprašanji:

1. Zakaj ni možno generirati prevedbe za skupino B? Tukaj ne gre za programsko napako, ampak gre za dejstvo, da je MJU objavil 2 različni aplikaciji - eno za vsa delovna mesta razen A in B skupini in eno za A in B skupino. Programsko smo prevedbo implementirali tako, da smo v ozadje dodali aplikacijo, v katero pošiljamo podatke in jih nato prepisujemo v program. Vendar smo to lahko naredili samo z eno aplikacijo. Za aplikacijo za skupini A in B to ni bilo možno. V takšnih primerih morate iz MJU naložiti aplikacijo, v aplikaciji narediti prevedbo za plačno skupino B ter podatke prepisati v program.

2. Zakaj ni možno generirati prevedbe za pripravnike? Pripravniki imajo po zakonodaji plačo na način: izhodiščni plačni razred delovnega mesta - 4 PR. Ker aplikacija za vsa delovna mesta prevaja samo znotraj obsega izhodiščnega in maksimalnega plačnega razreda, pripravnikov ni mogoče prevajati programsko. Zato morate za pripravnike narediti ročno prevedbo ter podatke sami vnesti v tabelo.