Urejanje temeljnice
Avtor Pro-bit Developer
Zadnja posodobitev Pred približno 8 urami
Odpre se nam tabela Urejanje temeljnice, kjer izpolnimo podatke. Najprej vnesemo osnovne podatke:
vrsto temeljnice,
polje Ident lahko imamo pred nastavljeno številčenje glede na vrsto temeljnice, lahko pa temeljnice številčimo ročno,
datum,
opis.
Uporaba večje delovne površine na temeljnici
V modulu finance imamo na urejanju temeljnice možnost “Uporabi večjo delovno površino”, ki nam skrije glavo temeljnice in razširi območje za urejanje knjižb.
S klikom na ikono Dodaj dodajamo knjižbe, s klikom na Vrini lahko knjižbe vrivamo, s klikom na Odstrani knjižbo izbrišemo.
S klikom na Dodaj se odpre tabela za vnos knjižbe. Izpolnimo polja:
datum,
vrsta knjižbe,
konto (kadar izberemo konto z določenim tipom dokumenta, se nam samodejno pojavi tudi polje tip dokumenta, ki pa je osiveno in ga na tem mestu ne moremo spreminjati. Če ga želimo spremeniti, moramo v modul Šifranti – kontni plan – uredi izbrani konto in spremenimo polje tip dokumenta),
debet, kredit zneski,
stroškovno mesto,
stroškovni nosilec,
partner,
številka dokumenta,
dokument veze,
datum dokumenta,
datum dogodka,
datum zapadlosti,
datum pozicije,
referenca,
opis.
Ko vnesemo podatke knjižbe, kliknemo na dodaj in dodamo novo knjižbo ali pa Zapri in vnos knjižbe zapremo. S klikom na izbrano pozicijo, vnos knjižbe odpremo in lahko knjižbo urejamo.
Vnesemo in shranimo lahko novega partnerja, nov konto, valuto, stroškovno mesto ali stroškovni nosilec preko te forme in ne rabimo menjavati modula in iskati šifranta za določeno polje.
Zgoraj levo nad pozicijami imamo različne ikone. Ene so vedno vidne, spet druge se odpre ob določeni akciji.
Evidenčne knjižbe
Akcija evidenčne knjižbe je namenjena proračunskim uporabnikom. Najprej moramo v modulu Administracija – podjetje – urejanje podjetja – osnovni podatki obkljukati potrditveno polje, da je podjetje proračunski uporabnik. Drugi korak je, da v modulu Šifranti dodamo evidenčne konte. Ob vnosu temeljnice na določen konto, ki ima tudi evidenčni konto, kliknemo ikono Izdelava evidenčnih knjižb zgoraj desno.
V tabeli se izdelajo evidenčne knjižbe, ki se obarvajo modro. Knjižbe v tabeli lahko filtriramo na Redne knjižbe, Evidenčne knjižbe ali Prikaži vse.
Prenos pozicij iz druge temeljnice
Pozicije lahko kopiramo iz druge temeljnice
Določimo katere pozicije želimo kopirati.
Pokrivanje računov
Na temeljnici banke lahko pokrivamo račune. Ob kliku na to akcijo nam pokrije račune in obarva kot pokrito, nepokrito, manjše plačilo, preplačilo.
Shrani in zapiši
S klikom na ikono Shrani in dodaj zgoraj desno lahko odprto temeljnico shranimo in takoj odpremo urejanje nove temeljnice.
S klikom na ikono Shrani urejanje temeljnice shranimo. S klikom na ikono Prekliči pa tabelo samo zapremo.
Uvoz bančnih izpiskov
Kadar želimo bančne izpiske uvoziti v temeljnico, kliknemo na ikono Uvoz banke (zgoraj desno).
Odpre se raziskovalec, v katerem poiščemo izpisek(datoteko).
Potem izberemo vzorec za uvoz. Šifrant za nastavitev vzorcev se nahaja v modulu Plačilni promet – šifranti – uvoz plačil.
V tabeli knjižbe se pokažejo ikone: Prikaži vse, Preplačilo, Manjše plačilo, Pokrito, Nepokrito, ki so različno obarvane in so nam v pomoč pri ločevanju v tabeli.
Izdelamo lahko tudi izpis evidenčne kartice (samo evidenčni konti) in evidenčno bruto bilanco.
S klikom na ikone za izpis, lahko naredimo izpis kartic, saldakontskih kartic in izpis odprtih postavk. Odprejo se nam tabele za pripravo podatkov, kjer izpolnimo željena polja in kliknemo ikono potrdi nastavitve. Na novem zavihku se nam odpre izpis.
Seštevki po kontih
S klikom na ikono Seštevki po kontih se odpre tabela, ki nam prikaže seštevke po določenih kontih na odprti temeljnici.
Pokrivanje odprtih postavk
S klikom na ikono Pokrivanje odprtih postavk se nam odpre izbirnik, kjer s klikom na potrditveno polje izberemo postavke, ki jih želimo pokriti.
Ikona Izdelaj avansni račun se samodejno pokaže ob izbiri knjižbe, ki ima znesek v polju kredit. Pred pogoj za to je, da imamo v nastavitvah nastavljen artikel, ki je vezan na avansni račun.
Ko kliknemo na ikono Izdelaj avansni račun, se zapiše obvestilo, da bo ob zapisu kreiran avansi račun. Zgoraj desno kliknemo shrani.
V tabeli knjižb je pozicija s kreiranim avansnim računom obarvana rdeče.
V modulu Fakturiranje, v meniju izberemo Avansni račun in je kreiran avansni račun zapisan v tabeli avansnih računov.
Seštevke evidenčnih knjižb odpremo na temeljnici s klikom na rumeni gumb »Seštevki evidenčnih knjižb«.
Zamenjava konta
Na zelenem gumbku lahko zamenjamo konto.
Odpre se okno v katerega vpišemo konto iz katerega želimo prenašati in konto na katerega bomo prenesli. Zamenja konto na vseh pozicijah temeljnice, kjer najde konto vpisan v polju konto iz.
Modri gumbek je namenjen skupinskemu urejanju pozicij.
Odpre se okno v katerem lahko zamenjamo polje: številko dokumenta, opis, datum, datum dogodka, datum zapadlosti, datum pozicije, datum dokumenta, VK, konto, stroškovno mesto, stroškovni nosilec, vir financiranja, PC, delitev, delavec. Poleg polja vpišemo željeni parameter in v spodnjem delu določimo na katerih pozicijah želimo popravek. Popravek lahko naredimo samo na eni poziciji, ali pa na sklopu več pozicij.
V našem primeru smo zamenjali vsebino polja opis, na drugi poziciji iz velikih črk v majhne črke.
Menjava predznaka
Rumeni gumbek je namenjen menjavi predznaka
S klikom na gumb nas program ponovno vpraša ali želimo zamenjati predznak.
Ko potrdimo z DA, se predznak zneskov zamenja tako na pozicijah, kot tudi v glavi temeljnice.
Zamenjava predznaka in strani knjiženja glede na filter
Na vnosu temeljnice imamo Zamenjavo predznaka in Zamenjavo strani knjiženja možnost upoštevanja postavljenih filtrov v preglednici knjižb.
Izgled temeljnice:
Izberemo filter na kontu 220*:
Nato izberem menjava strani knjiženja, ki spremeni stran knjiženja zgolj za filtrirano postavko:
Rezultat:
Enako velja, v primeru, če izberem filter v polju Iskanje in izberem menjavo predznaka:
Rezultat:
Prenos oznake temeljnice v dokument
Rdeči gumbek je namenjen prenosu oznake temeljnice v dokument.
Oznako temeljnice določimo v glavi temeljnice. S to akcijo lahko oznako temeljnice prenesemo na vse pozicije.
S klikom na gumb nas program vpraša ali želimo prenos oznake temeljnice v polje dokument.
Ko potrdimo z DA, se oznaka temeljnice prenese v polje številka dokumenta na pozicije.
Prenos opisa na pozicije
Modri gumbek je namenjen prenosu opisa na pozicije.
V glavi temeljnice vpišemo opis. S klikom na moder gumbek opis prenesemo v polje opis na pozicije.
S klikom na gumb nas program vpraša ali želimo prenos opisa na pozicije.
Ko potrdimo z DA, se opis prenese iz glave v polje opis na pozicije.
Prenos datuma na pozicije
Zeleni gumbek s puščico je namenjen prenosu datuma na pozicije.
S klikom na gumb nas program vpraša ali želimo prenesti datum na pozicije.
Ko potrdimo z DA, se datum prenese iz glave temeljnice v polje datum na pozicije.
Združevanje pozicij brez partnerja
V modulu finance – vnos temeljnic – urejanje temeljnic – opcija Zamenjava konta imamo opcijo Združi pozicije brez partnerja. Če imamo na temeljnici pozicije na določenem kontu brez partnerja, potem lahko s to funkcionalnostjo združimo pozicije.
Vnesemo konto, za katerega želimo združiti pozicije:
Pozicije konta 120000, ki nimajo partnerja se združijo na eno pozicijo:
Skupinsko urejanje pozicij
Vpišemo parametre, ki jih želimo spremeniti in potem določimo pozicije na katerih želimo zamenjati.
Na poziciji 1 želimo zamenjati datum. Vpišemo datum(15.10.2025) in določimo pozicijo 1.
Skupinsko urejanje pozicij nam omogoča sočasno urejanje različnih podatkov. Imamo možnost urejanja evidenčnih knjižb posebej.
Primer: Na vseh evidenčnih knjižbah želimo spremeniti datum. To storimo tako, da odkljukamo polje »Evidenčne knjižbe«, vnesemo željeni datum in kliknemo »OK«.
Program bo vneseni datum napolnil na vseh evidenčnih knjižbah.
Nastavi vrstni red stolpcev na temeljnici
S klikom na modro ikono se odpre tabela stolpci. V tej tabeli lahko prestavljamo vrstni red stolpcev
Nastavitev na prevzeto širino stolpcev
S klikom na modro ikono s puščico nastavimo širino stolpcev na prevzeto širino.
Brisanje več pozicij hkrati
S klikom na rdečo ikono se odpre možnost označevanja pozicij.
Odprejo se možnosti ročnega označevanja po pozicijah in možnosti avtomatskega označevanja vseh pozicij(zelena ikona) in pobriši izbiro(rdeča ikona). S klikom na zeleno ikono označimo vse pozicije. S klikom na rdečo ikono odkljukamo pozicije. Označene pozicije pobrišemo s klikom na gumb ODSTRANI.
Pokrivanje določenega zneska
Vnesemo konto in partnerja in znesek pokrivanja in potem kliknemo na rdeči gumbek za pokrivanje.
Odpre se tabela z odprtimi postavkami v kateri so na vrhu zneski, ki smo jih vpisali na knjižbo temeljnice.
Dopolnitve za devizno preračunavanje in pokrivanje računov
Dodali smo možnosti izklopa preračuna tečaja, tako da se z uporabe te kljukice NE upošteva tečaj na dan, kot je bil naveden datum dogodka na računu. Program nam na samem vnosu računa vselej predlaga devizni tečaj, kot je bil na dan datuma dogodka glede na šifrant – Tečajnica; Ob pokrivanju odprtih postavk pa nam program vzame na pozicijo preračunan znesek glede na aktualno tečajnico.
Funkcionalnost je posebej uporabna ob ročnem prenosu, premikih, zapiranjih ali ob stornaciji dokumentov.
a) Brez uporabe kljukice:
Program izvede preračun deviznega zneska po aktualnem tečaju, kar privede do tečajnih razlik:
b) Uporaba kljukice – Brez uporabe tečaja – program prevzame devizni tečaj iz računa
c) Akcija deluje tudi skozi rumen gumbek – Zapiranje odprtih postavk po dokumentu – tako da vpišemo identično številko dokumenta in kliknemo nanj; Program nas nato vpraša – Ali želite izvesti pokrivanje računa s preračunom tečaja?
Prikaz atributov na tabeli za pokrivanje računov na vnosu temeljnice
Na vnosu temeljnice na tabeli za pokrivanje odprtih postavk so v stolpcih vidni vsi atributi, ki jih vklopimo v nastavitvah.
Združevanje pozicij
Pozicije lahko združujemo s klikom na gumbek združi pozicije:
Združujemo dvostopenjsko:
po kontu
po partnerju, atributih …
Združevanje deluje tako, da se podatki ohranijo na kontih in poljih, po katerih združujemo (partner, atributi …). Ostala polja se izpraznijo.
Imamo temeljnico s podatki konto, partner, opis, dokument, veza dokumenta, STM, SN, Organizacijska enota.
Združimo po kontih:
Združimo po stroškovnem mestu in stroškovnem nosilcu:
Zneski so se združili po kontu, stroškovnem mestu in stroškovnem nosilcu. Vsa ostala polja so se izpraznila.
S klikom na številko odpremo okno v katerem napišemo število pozicij, ki jih želimo videti na eni strani.
Število pozicij na stran tako povečamo.
Obroki
Delitev zneska na obroke naredimo na spodaj označeni oranžni ikoni. Znesek obveznosti se razdeli na poljubno število obrokov z datumom zapadlosti po mesecih.
Imamo tri možnosti določanja datuma zapadlosti.
V primeru, da določimo v tabeli samo število obrokov, brez dodatnih omejitev, program razdeli na 10 obrokov z datumom zapadlosti na enak dan kot je datum na temeljnici.
Imamo možnost določiti Fiksno periodo v dnevih. Če določimo fiksno periodo v dnevih, program od prvega datuma zapadlosti izračunava naslednji dan zapadlosti glede na vpisano periodo.
V našem primeru smo določili periodo 30, kar pomeni, da od prvega datuma zapadlosti naslednji mesec poveča za 30. V primeru, da ima mesec 31 dni se datum zapadlosti z vsakim obrokom oddaljuje od zadnjega dne v mesecu.
Določimo lahko tudi datum zapadlosti obroka na zadnji dan v mesecu. Potem obkljukamo opcijo Zapadlost na zadnji dan v mesecu. Program za vsak obrok določi zadnji dan v mesecu.
Knjiženje kompenzacij
Pri knjiženju kompenzacije na temeljnico nujno izberemo VK=KP. KP je rezervirana vrsta knjižbe za kompenzacijo.
Prikaz atributov na tabeli za pokrivanje računov na vnosu temeljnice
Na vnosu temeljnice na tabeli za pokrivanje odprtih postavk so v stolpcih vidni vsi atributi, ki jih vklopimo v nastavitvah.
Prikaz seštevkov evidenčnih knjižb
Seštevke evidenčnih knjižb odpremo na temeljnici s klikom na rumeni gumb »Seštevki evidenčnih knjižb«.
Prikazovanje samo dejansko aktiviranih atributov na vrstnem redu stolpcev na temeljnici
Dopolnili smo poimenovanje stolpcev glede na uporabljene dodatne atribute pri izboru vrstnega reda stolpcev na temeljnici. Primer – predhodno Atribut1 = sedaj Zbirni delovni nalog:
Prenos opisa iz pozicije originalnega računa ob zapiranju odprtih postavk na temeljnici
Omogočen je prenos opisa na knjižbe v primeru zapiranja odprtih postavk na temeljnici skozi rdeči ali rumeni (zapiranje preko št. dokumenta) gumb.
Primer: Vnesemo račun: Opis na poziciji saldakontske knjižbe 22*
Prenos opisa pozicije ob zapisanju odprtih postavk na temeljnici – rdeči gumb (zapiranje preko partnerja in konta):
Prenos opisa na knjižbo:
Prenos opisa pozicije ob zapisanju odprtih postavk na temeljnici preko št. dokumenta – rumeni gumb:
Prenos opisa na knjižbo:
Opozorilo ob shranjevanju temeljnice – odstopanje datumov
V primeru različnih mesečnih obdobji datumov v glavi temeljnice ter na pozicijah oz. knjižbah nam program ob shranjevanju izpiše opozorila s priloženim seznamom problematičnih pozicij:
Izbornik na vnosu temeljnice (vsi/noben) za brisanje
Na vnosu temeljnice imamo možnost brisanja več pozicij hkrati. S klikom na gumb »Brisanje več pozicij hkrati« se nam odpre možnost izbire vseh pozicij temeljnic.
Dodana sta zeleni in rdeči gumb. S klikom na zeleni gumb se označijo vse pozicije na temeljnici. S klikom na rdeči gumb se kljukice odstranijo.
Sortiranje odprtih računov po ustrezajočem znesku pri pokrivanju iz temeljnice (na vrhu se izpišejo takšni, ki imajo znesek enak plačilu)
Odpre se tabela z odprtimi postavkami, ki na vrhu prikaže zneske vnesene na knjižbo temeljnice.
Zamenjava strani knjiženja
V modulu finance imamo na vnosu temeljnice akcijski gumb -Zamenjava strani knjiženja, ki nam po izboru pozicij zamenja stran knjiženja:
Po proženju akcije se zamenja stran knjiženja na debet.
Saldiranje evidenčnih knjižb
Na vnosu temeljnice imamo kontrolo knjižb po dokumentu na način, da smo spremenili saldiranje oz. grupiranje pozicij glede na kriterij: Številka dokumenta. Kar pomeni, da nam saldo izračunava za isti dokument v okviru kontov tako rednih kot evidenčnih knjižb.
Izločanje avtomatskega sklica SI00
Pri uvozu bančnega izpiska na temeljnico smo vpeljali pogoj izločanja na strani prilivov. Kadar kupec navede referenco oblike SI000* (Torej za SI00, SI000, SI0000,…) pri plačilu računa, se ta pozicija ne bo več avtomatsko pokrivala s prvim referenčno identičnim računom, ki ga program najde kot odprtega. Na ta način bomo preprečili nepredvidena avtomatska pokrivanja ob uvozu, takšni računi pa bodo tako ostali nepovezani oz. ne bodo zaprti ob samem uvozu bančnega izpiska.
Izločanje knjižb iz plačilnega prometa na temeljnici*
V programu imamo možnost postavljanja posebnih statusov na knjižbe na sami temeljnici, bodisi preko skupinske akcije v Finance – Letne obdelave – Dopolnjevanje podatkov. Na podlagi posebnega statusa program izloča označene knjižbe iz nabora za generiranje virmanov.
Postavitev statusa na temeljnici oz. na knjižbi izvedemo tako, da se postavimo na knjižbo obveznosti in kliknemo na zeleno pasico nad pozicijami temeljnice:
Odpre se nam izbornik statusov, kjer postavimo status Izloči iz plačevanje:
Na knjižbah lahko vselej spremljajo postavljene statuse tako, da kliknemo na knjižbo in spremljamo razdelek Postavljeni dodatni statusi:
Postavljanje statusov preko dopolnjevanja podatkov na razdelku letne obdelave (koristi v primeru že poknjiženih temeljnic ali pri skupinskem postavljanju statusov):
Najprej nastavimo filtre, tako da imamo omejen nabor knjižb obveznosti, ki jim želimo postaviti status:
Nato postavimo kljukico na status Izloči iz pokrivanja:
Kot vidite iz zgornje slike, lahko na tem mestu postavljamo tudi statuse za kompenzacije in zapadle obveznosti, ki so v sodnem postopku. Dodatna statusa sta na voljo na vseh finančnih izpisih ter kot taka omogočata dodaten parameter, ki omogoča filtriranje pri pripravi različnih izpisov.
Pri generiranju virmanov v razdelku Status izberemo NE v primeru statusa Izloči iz pokrivanja. Tako damo programu vedet, da ne vključi knjižbe obveznosti, ki imajo postavljen ta status, v sam nabor generiranja virmanov:
