Namen

V modulu HRM sta za pripravo dokumentacije na voljo dve funkcionalnosti:

• Word predloge

• Predloge dokumentov

Na prvi pogled se funkcionalnosti zelo podobni, saj pri obeh pripravljamo dokumente na podlagi podatkov, ki so vneseni v sistem HRM. V ozadju obe funkcionalnosti uporabljata dokumentne predloge, ki služijo za avtomatsko generiranje dokumentov za zaposlene.

Glavni namen obeh funkcionalnosti je:

• standardizacija dokumentacije,

• avtomatsko vstavljanje podatkov iz sistema,

• zmanjšanje ročnega prepisovanja podatkov,

• hitrejša priprava dokumentov,

• enoten videz dokumentacije organizacije.

Skupna osnova obeh funkcionalnosti

Tako Word predloge kot Predloge dokumentov delujejo na enakem principu.

V ozadju se uporablja Word dokument, v katerem so vstavljeni parametri za avtomatski izpis podatkov iz sistema HRM. Ko uporabnik pripravi dokument, sistem predlogo poveže s podatki zaposlenega in pripravi končni dokument.

Pri obeh funkcionalnostih se lahko uporabljajo podatki iz:

• zaposlenega,

• delovnega razmerja,

• delovnega mesta,

• družinskih članov,

• izobrazbe,

• usposabljanj,

• drugih kadrovskih evidenc.

Osnovni koncept priprave dokumentov je zato pri obeh funkcionalnostih enak.

Predloge dokumentov

Funkcionalnost Predloge dokumentov je namenjena predvsem uporabnikom, ki želijo sami pripravljati in vzdrževati dokumente.

Uporabnik lahko:

• ustvari novo predlogo,

• uredi obstoječo predlogo,

• naloži novo različico predloge,

• pripravi preprostejše dokumente brez pomoči podpore.

Tak način dela je primeren za:

• interne dopise,

• preprosta potrdila,

• interne obrazce,

• obvestila zaposlenim,

• manj zahtevno dokumentacijo.

Prednost funkcionalnosti je predvsem v tem, da lahko uporabnik spremembe izvaja sam in za manjše prilagoditve ne potrebuje pomoči Pro-bit podpore.

Word predloge

Word predloge so namenjene pripravi zahtevnejših dokumentov, ki praviloma vsebujejo bolj kompleksno logiko in večje število podatkov iz sistema.

Predloge praviloma pripravlja oziroma vzdržuje ekipa Pro-bit podpore, uporabniki pa jih uporabljajo za generiranje dokumentov.

Takšne predloge pogosto vključujejo:

• zahtevnejše pogoje izpisa,

• večje število povezanih podatkov,

• posebne izračune,

• napredne kadrovske dokumente.

Tipični primeri so:

• obvestilo o odmeri dopusta,

• zahtevnejši aneksi,

• pogodbe o zaposlitvi,

• dokumenti javnega sektorja (prevedba),

• drugi dokumenti z zahtevnejšo poslovno logiko.

Pri teh dokumentih spremembe običajno izvaja Pro-bit podpora, saj je potrebna dobra poznavanje strukture dokumentov in parametrov sistema.

Ključna razlika

Ključna razlika med funkcionalnostma ni v načinu generiranja dokumentov, temveč v načinu priprave in vzdrževanja predlog.

Pri Predlogah dokumentov:

• uporabnik praviloma sam ureja in pripravlja predloge,

• dokumenti so običajno manj kompleksni,

• namenjene so večji samostojnosti uporabnika.

Pri Word predlogah:

• predloge praviloma pripravlja ali vzdržuje Pro-bit podpora,

• dokumenti vsebujejo zahtevnejšo logiko,

• uporabljajo se za kompleksnejšo kadrovsko dokumentacijo.

Katero funkcionalnost uporabiti?

Predloge dokumentov so praviloma primerna izbira, kadar:

• želite samostojno ustvariti novo predlogo,

• želite prilagoditi obstoječ dokument,

• pripravljate preprostejšo dokumentacijo,

• želite hitro urediti vsebino brez vključevanja podpore.

Word predloge pa so primernejše, kadar:

• uporabljate zahtevnejše kadrovske dokumente,

• dokument vsebuje veliko poslovnih pravil,

• se dokument uporablja za večje število zaposlenih,

• potrebujete dokumente, ki jih je pripravila oziroma vzdržuje Pro-bit podpora.

Najpogostejša vprašanja

Ali obe funkcionalnosti uporabljata iste podatke iz sistema?
Da. Obe funkcionalnosti uporabljata podatke iz modula HRM in na podlagi teh podatkov generirata dokumente.

Ali lahko uporabnik sam ureja Word predloge?
Praviloma ne. Pri zahtevnejših Word predlogah spremembe običajno pripravlja Pro-bit podpora.

Ali lahko uporabnik sam ureja Predloge dokumentov?
Da. Funkcionalnost je zasnovana tako, da lahko uporabnik sam pripravlja in vzdržuje svoje dokumentne predloge.

Ali se dokumenti pri obeh funkcionalnostih generirajo na enak način?
Da. V obeh primerih sistem uporabi dokumentno predlogo in vanjo vstavi podatke iz evidenc HRM.

Zakaj obstajata dve funkcionalnosti?
Ker imajo organizacije različne potrebe. Nekatere dokumente lahko uporabniki vzdržujejo sami, zahtevnejši dokumenti pa zaradi kompleksnosti ostanejo v upravljanju Pro-bit podpore.