Namen

Pregled Zadeve predstavlja osrednje mesto za pregled, iskanje in upravljanje vseh zadev v modulu Elektronsko vodena pisarna (EVP). Uporabniku omogoča dostop do aktivnih in zaključenih zadev ter vpogled v pripadajočo dokumentacijo, postopke in zgodovino obravnave.

V pregledu zadev lahko uporabnik:

• poišče posamezno zadevo,

• pregleduje odprte in zaključene zadeve,

• filtrira zadeve po različnih kriterijih,

• odpira zadeve v pregled ali urejanje,

• spremlja status obravnave,

• pregleduje povezane dokumente,

• dostopa do zgodovine postopka,

• dodaja nove zadeve.

Za razliko od nadzorne plošče pregled Zadeve ni omejen samo na zadeve, ki so uporabniku trenutno posredovane v obravnavo. Predstavlja glavno evidenco zadev v sistemu.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve

Opis funkcionalnosti

Ob odpiranju pregleda se prikaže seznam zadev, do katerih ima uporabnik pravico dostopa.

Vsaka vrstica predstavlja eno zadevo in vsebuje ključne podatke za identifikacijo in spremljanje postopka.

Pregled zadev je namenjen vsakodnevnemu delu, saj omogoča hitro iskanje, pregledovanje in nadaljnjo obdelavo zadev brez potrebe po odpiranju drugih modulov.

Delo v pregledu zadev

Odpiranje zadeve

Za odprtje zadeve:

1. Poiščite želeno zadevo na seznamu.

2. Kliknete ikono Uredi.

3. Odpre se obrazec z vsemi podatki zadeve.

Po odprtju lahko pregledate:

• osnovne podatke zadeve,

• povezane dokumente,

• podatke o partnerju,

• zgodovino postopka,

• trenutni status obravnave,

• referenta,

• rok rešitve.

Dodajanje nove zadeve

Novo zadevo ustvarite z uporabo funkcije Dodaj.

Po kliku se odpre obrazec za vnos nove zadeve, kjer uporabnik vnese vse potrebne podatke za evidentiranje postopka.

Podroben postopek je opisan v članku:

Ustvarjanje nove zadeve

Urejanje zadeve

Če ima uporabnik ustrezne pravice, lahko obstoječo zadevo odpre v urejanje in spremeni podatke na zadevi.

Najpogosteje se urejajo:

• opis zadeve,

• ključne besede,

• referent,

• rok rešitve,

• povezani partnerji,

• dodatni komentarji.

Pregled dokumentov na zadevi

Vsaka zadeva vsebuje povezane dokumente.

Uporabnik lahko pregleda:

• prejete dokumente,

• izdane dokumente,

• interne dokumente,

• elektronsko pošto,

• skenirane priloge.

Pregled dokumentov omogoča celovit vpogled v potek obravnave posamezne zadeve.

Pregled zgodovine postopka

Na zadevi je na voljo tudi zgodovina postopka.

Zgodovina prikazuje:

• kdo je ustvaril zadevo,

• komu je bila zadeva posredovana,

• v katerih korakih postopka se je nahajala,

• kdaj je bila zaključena.

S tem je zagotovljena popolna sledljivost dela na zadevi.

Podatki v pregledu zadev

Prikazani podatki se lahko razlikujejo glede na nastavitve uporabnika in pravice dostopa.

Najpogosteje pregled vsebuje podatke:

• številka zadeve,

• klasifikacija,

• opis zadeve,

• partner,

• referent,

• datum odprtja,

• rok rešitve,

• trenutni korak postopka,

• status zadeve.

Iskanje zadev

Pri večjem številu zadev je priporočljiva uporaba iskalnih in filtrirnih kriterijev.

Zadeve je mogoče iskati po različnih podatkih, na primer:

• številki zadeve,

• opisu zadeve,

• partnerju,

• EMŠO,

• klasifikaciji,

• referentu.

Podrobna uporaba iskanja in filtrov je opisana v članku:

Filtriranje in iskanje zadev

Aktivne in zaključene zadeve

V pregledu zadev se lahko nahajajo:

Aktivne zadeve

Gre za zadeve, ki so še v obravnavi oziroma še niso zaključene.

Zaključene zadeve

Gre za zadeve, katerih postopek je zaključen.

Zaključene zadeve ostanejo v evidenci in so še vedno dostopne za pregled, izpise in arhivsko hrambo.

Posebnosti in opozorila

• Zaključena zadeva se praviloma ne briše iz evidence.

• Zadeve so osrednji nosilec dokumentacije, zato je priporočljivo vse dokumente povezovati na ustrezno zadevo.

• V eni zadevi je lahko povezanih več različnih dokumentov.

• Podatki, ki jih uporabnik vidi v pregledu zadev, so odvisni od njegovih pravic in nastavitev programa.

• Zadeva in dokument nista enak pojem. Dokument je vedno povezan na zadevo.

Najpogostejša vprašanja

Kakšna je razlika med nadzorno ploščo in pregledom zadev?

Nadzorna plošča prikazuje zadeve in dokumente, ki zahtevajo uporabnikovo pozornost glede na izbrani pregled, medtem ko pregled Zadeve predstavlja glavno evidenco zadev v sistemu.

Ali lahko v pregledu zadev vidim tudi zaključene zadeve?

Da. Zaključene zadeve ostanejo v evidenci in so še vedno dostopne za pregled.

Ali lahko na zadevi vidim vse povezane dokumente?

Da. Na zadevi so prikazani vsi dokumenti, ki so bili povezani v okviru postopka.

Zakaj določene zadeve ne najdem?

Preverite iskalne kriterije in pravice dostopa. Prikaz zadev je lahko omejen glede na uporabniške pravice.

Povzetek

Pregled Zadeve predstavlja glavno evidenco vseh zadev v modulu EVP. Uporabniku omogoča iskanje, pregledovanje in upravljanje zadev ter dostop do dokumentov, postopkov in zgodovine obravnave. Ker predstavlja osrednje mesto za delo z zadevami, je ena najpogosteje uporabljenih funkcionalnosti modula EVP.