Namen

Funkcionalnost Skupinsko upravljanje s podatki omogoča hkratno obdelavo več delovnih mest in več zaposlenih. Namenjena je predvsem situacijam, ko je potrebno izvesti spremembe na večjem številu delovnih mest, pripraviti nove verzije delovnih mest ali odpreti nova delovna razmerja zaposlenim na podlagi sprememb sistemizacije.

Skupinske akcije so prilagojene specifikam dela v javnem sektorju ter spremembam le-teh.

Skupinske akcije zmanjšajo potrebo po ročnem urejanju posameznega delovnega mesta in ostalih povezanih funkcionalnostih ter omogočajo ohranjanje zgodovine podatkov.

Pot v programu

HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki

Opis funkcionalnosti

V modulu Delovna mesta je na voljo funkcionalnost za skupinsko upravljanje, ki omogoča izvajanje različnih akcij nad več delovnimi mesti hkrati.

Najpogosteje uporabljene skupinske akcije so:

• ustvarjanje kopij delovnih mest,

• sprememba vrednosti plačnih razredov,

• sprememba izhodiščnih plačnih razredov,

• dodajanje delovnih mest zaposlenim,

• ustvarjanje novih delovnih razmerij na zaposlenih,

• aktivnosti povezane s spremembami sistemizacije delovnih mest.

Dodajanje dodatnih podatkov na DM

Akcija omogoča množični vnos oziroma posodobitev dodatnih podatkov na več delovnih mestih hkrati.

Uporablja se predvsem v primerih, ko je potrebno isto informacijo dodati na več delovnih mest:

• usposabljanja,

• zahteve,

• znanja in veščine,

• podatke za oceno tveganja,

• druge podatke, ki se vodijo na delovnem mestu.

Po izvedeni akciji se podatek zapiše na vsa izbrana delovna mesta.

Ustvarjanje kopije zaradi spremembe vrednosti plačnih razredov

Akcija se uporablja takrat, ko se spremeni vrednost obstoječih plačnih razredov.

Postopek:

1. Izberite delovna mesta.

2. Določite Datum do – staro DM.

3. Program samodejno pripravi Datum od – novo DM.

4. Izvedite akcijo Ustvarjanje kopije DM.

Po uspešni izvedbi program pripravi poročilo v PDF in Excel obliki.

Dodajanje delovnih mest na delavca

Akcija omogoča prenos sprememb delovnih mest na zaposlene.

Najpogosteje se uporablja po:

• ustvarjanju novih delovnih mest,

• spremembi plačnih razredov,

• spremembi sistemizacije.

Program:

1. zaključi trenutno delovno razmerje zaposlenega,

2. odpre novo delovno razmerje,

3. zaposlenemu dodeli novo delovno mesto,

4. prenese nove plačne razrede.

Skupinska prevedba (uskladitev z minimalno plačo)

Akcija je namenjena organizacijam javnega sektorja za izvedbo zakonsko določene uskladitve plačnih razredov z veljavno minimalno plačo. Program preveri zaposlene, pripravi nova delovna razmerja za zaposlene, ki ne dosegajo minimalne plače, ter izvede ustrezno prevedbo podatkov. Pred izvedbo je priporočljiva uporaba kontrolnega načina, ki omogoča pregled zaposlenih, ki bodo vključeni v postopek.

Podrobna navodila za uporabo funkcionalnosti so opisana v ločenem članku o uskladitvi z minimalno plačo.

Skupinska prevedba (uskladitev z inflacijo)

Akcija je namenjena uskladitvi podatkov javnega sektorja zaradi spremembe plačne lestvice in inflacije. Program na podlagi posodobljenih delovnih mest, plačnih razredov in podatkov iz MJU aplikacije pripravi nova delovna razmerja ter ustrezne prevedbe zaposlenih. Pred izvedbo je priporočljivo uporabiti kontrolni način in pregledati poročila o uspešno ter neuspešno pripravljenih primerih.

Podrobna navodila za uporabo funkcionalnosti so opisana v ločenem članku o uskladitvi z inflacijo.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Skupinske akcije so tesno povezane z:

• Delovnimi mesti,

• Delovnimi razmerji,

• Delovnim mestom in razporeditvami za plače,

• Plačnimi razredi,

• Napredovanji,

• Prenovo plačnega sistema v javnem sektorju,

• Uskladitvijo z inflacijo,

• Uskladitvijo z minimalno plačo.

Posebnosti in opozorila

Ne spreminjajte identa delovnega mesta

Pri kopiranju delovnega mesta se ident praviloma ne spreminja. Spreminjanje identa lahko povzroči težave pri zgodovini podatkov in povezavah z zaposlenimi.

Ohranite zgodovino podatkov

Pri spremembah delovnih mest ni priporočljivo spreminjati obstoječih zapisov za nazaj, saj boste izgubili zgodovino. Pravilna praksa je ustvarjanje nove verzije delovnega mesta z novim obdobjem veljavnosti.

Najpogostejša vprašanja

Kdaj uporabim skupinsko akcijo in kdaj posamično kopiranje?
Skupinska akcija je primerna za večje število delovnih mest. Posamično kopiranje pa za posamezne spremembe na enem delovnem mestu.

Zakaj moram ustvariti kopijo delovnega mesta?
Zaradi ohranjanja zgodovine delovnih mest in pravilnega sledenja spremembam, ter evidence na zaposlenih.

Kaj se zgodi z zaposlenimi po izvedbi akcije Dodajanje delovnih mest na delavca?
Program zaključi obstoječe delovno razmerje in ustvari novo delovno razmerje z novim delovnim mestom.

Ali program pripravi poročilo po zaključku akcije?
Da. Po izvedbi akcij program pripravi poročila v PDF in Excel obliki.

Ali lahko po akciji preverim, katera delovna mesta niso bila uspešno obdelana?
Da. Program pripravi poročilo uspešnih in neuspešnih obdelav.