Namen

Forma Delovno mesto predstavlja osrednji del sistemizacije delovnih mest v modulu HRM. Na enem mestu omogoča vnos, urejanje in vzdrževanje vseh podatkov, ki opisujejo delovno mesto, pogoje za njegovo zasedbo, zahteve za opravljanje dela, zdravstvene zahteve, organizacijsko umestitev in druge podatke, ki jih organizacija potrebuje za upravljanje kadrovskih evidenc.

Podatki, ki se vodijo na delovnem mestu, se uporabljajo na številnih drugih mestih v programu:

• pri razporejanju zaposlenih,

• pri vodenju delovnih razmerij,

• pri dopustih,

• pri zdravniških pregledih,

• pri usposabljanjih,

• pri napredovanjih,

• pri javnem sektorju in prevedbah,

• pri različnih poročilih in analizah.

Pot v programu

HRM → Delovna mesta → izbrano delovno mesto

Opis funkcionalnosti

Forma Delovno mesto je namenjena pripravi in vzdrževanju sistemizacije delovnih mest v organizaciji. Na posameznem delovnem mestu se določijo pogoji za zasedbo delovnega mesta, organizacijska umestitev, plačni razredi, zahtevana izobrazba, zahtevana usposabljanja ter zdravstvene zahteve za opravljanje dela.

Podatki, vneseni na delovnem mestu, se uporabljajo pri:

• razporejanju zaposlenih,

• delovnih razmerjih,

• zdravniških pregledih,

• usposabljanjih,

• napredovanjih,

• dopustih,

• poročilih in izpisih.

Forma je sestavljena iz dveh ali štirih zavihkov, odvisno od nastavitev pri posameznem uporabniku

• Osnovni podatki za delovno mesto

• Zahteve II za DM

• Opombe

• Zdravstveno varstvo

Osnovni podatki za delovno mesto

Na tem zavihku uporabnik določi osnovne podatke delovnega mesta ter pogoje za njegovo zasedbo.

Poleg identifikacijskih podatkov se določajo tudi podatki, ki vplivajo na:

• sistemizacijo delovnih mest,

• razporejanje zaposlenih,

• plačne razrede,

• napredovanja,

• preverjanje ustreznosti kandidatov za zasedbo delovnega mesta.

Plačni razred MIN

Določa izhodiščni oziroma najnižji plačni razred delovnega mesta.

Podatek se uporablja pri:

• razporejanju zaposlenih,

• napredovanjih,

• preverjanju ustreznosti razporeditve zaposlenega na delovno mesto,

• javnem sektorju in prevedbah.

Plačni razred MAX

Določa najvišji plačni razred, ki ga lahko zaposleni doseže na delovnem mestu.

Skupaj s plačnim razredom MIN določa dovoljen razpon plačnih razredov delovnega mesta.

Tarifni razred

Določa tarifni razred delovnega mesta.

Podatek se izbira iz šifranta tarifnih razredov in se uporablja pri kadrovskih evidencah ter povezavi z obračuni in napredovanji.

Opis delovnega mesta

Polje vsebuje opis del in nalog delovnega mesta.

Podatek se uporablja tudi pri pripravi zdravniških napotnic.

Javno veljavna izobrazba 1–4

Polja omogočajo določitev več možnih izobrazb, ki ustrezajo pogojem za zasedbo delovnega mesta.

Na ta način lahko organizacija opredeli več različnih ustreznih izobrazbenih smeri za isto delovno mesto.

Dejavnost

Določa dejavnost, v katero je delovno mesto uvrščeno.

Podatek se uporablja pri organizacijski strukturi in poročilih.

Raven izobrazbe

Določa zahtevano stopnjo izobrazbe za opravljanje dela na delovnem mestu.

Zahtevane delovne izkušnje (mesecev)

Določa minimalno število mesecev delovnih izkušenj, ki jih mora izpolnjevati oseba za zasedbo delovnega mesta.

Status delovnega mesta

Določa status oziroma tip delovnega mesta glede na organizacijsko ureditev organizacije.

Kolektivna pogodba

Omogoča določitev kolektivne pogodbe, ki velja za delovno mesto. Podatek je pomemben predvsem pri organizacijah, kjer se uporablja več različnih kolektivnih pogodb.

Poskusno delo

Določa trajanje poskusnega dela, ki velja za zasedbo delovnega mesta.

Zahteve za zasedbo delovnega mesta

V spodnjem delu zavihka se nahaja tabela za določanje zahtev za zasedbo delovnega mesta.

Podatki v tabeli se izbirajo iz Šifranta za delovna mesta.

Uporabnik lahko za posamezno zahtevo določi:

• ali je pogoj zahtevan,

• ali je pogoj zgolj želen,

• zahtevano stopnjo,

• periodo veljavnosti v mesecih.

V tabeli se običajno določajo:

• potrebna usposabljanja,

• znanja in veščine,

• odgovornosti,

• pristojnosti,

• pooblastila,

• kompetence.

Zdravstveno varstvo

Zavihek je namenjen določanju zdravstvenih zahtev delovnega mesta in pripravi podatkov za zdravniške napotnice.

Periodika zdravstvenih pregledov

Na delovnem mestu se določi vrsta zdravstvenega pregleda in periodika pregledov.

Na podlagi teh podatkov program zaposlenim izračunava naslednje termine pregledov.

Opis delovnega procesa za zdravniško napotnico

Polje vsebuje kratek opis delovnega procesa.

Podatek se izpiše na zdravniški napotnici. Če polje ni izpolnjeno, program uporabi vsebino iz polja Opis delovnega mesta.

Podatki za zdravniško napotnico

Na zavihku se vodi evidenca podatkov, ki se uporabljajo pri pripravi zdravniške napotnice:

• Delovna oprema

• Predmet dela

• Osebna varovalna oprema

• Posebnosti

• Izpostavljenost tveganjem

• Ukrepi po zadnji oceni tveganja

• Pripombe

Podatki se izbirajo iz Šifranta za delovna mesta.

Pri posameznem podatku je mogoče določiti:

• ali je zahtevan,

• ali je želen,

• stopnjo zahteve,

• periodo veljavnosti.

Delovno mesto ni primerno za

Na delovnem mestu je mogoče označiti skupine oseb, za katere delovno mesto ni primerno.

Primeri:

• mladoletniki,

• nosečnice,

• kronični bolniki,

• druge posebne skupine.

Na voljo je tudi prost vnos dodatnih omejitev.

Izjava o varnosti z oceno tveganja

Vpiše se datum izvedene oziroma veljavne izjave o varnosti z oceno tveganja za delovno mesto.

Ta podatek se uporablja tudi pri pripravi zdravniške dokumentacije.

Sprotno shranjevanje podatkov znotraj odprte forme delovnega mesta

Forma omogoča sprotno shranjevanje podatkov po posameznih zavihkih.

Uporabnik lahko posamezne spremembe shrani brez zapiranja celotne forme.

To je posebej uporabno pri:

• daljših opisih delovnega mesta,

• vnosu zdravstvenih zahtev,

• vnosu dodatnih podatkov,

• pripravi sistemizacije.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Forma Delovno mesto je povezana z:

• Delovno razmerje,

• Delovno mesto in razporeditve za plače,

• Dopusti,

• Zdravniški pregledi,

• Usposabljanja,

• Analiza delovnega mesta,

• Prednastavljeni izpisi,

• Napredovanja,

• Prenova plačnega sistema v javnem sektorju.

Posebnosti in opozorila

Obvezna polja

Pri ustvarjanju delovnega mesta je priporočljivo izpolniti vsa ključna polja.

Posebej pomembno je polje Opis, saj se njegova vsebina uporablja tudi na zdravniških napotnicah.

Spremembe veljavnih delovnih mest

Pri večjih spremembah ni priporočljivo neposredno spreminjati obstoječega delovnega mesta.

Priporočena praksa je:

• zaključitev veljavnosti obstoječega delovnega mesta,

• izdelava kopije,

• ustvarjanje nove verzije delovnega mesta.

Praktični primer

Kadrovik ustvarja novo delovno mesto za strokovnega sodelavca.

Postopek:

1. Odpre formo Delovna mesta.

2. Ustvari novo delovno mesto.

3. Na zavihku Osnovni podatki za DM določi osnovne podatke delovnega mesta.

4. Na zavihku Zahteve za delovnega mesta določi zahtevano izobrazbo in delovne izkušnje.

5. Na zavihku Zdravstveno varstvo določi periodiko pregledov ter druge podatke, ki se izpisujejo na zdravniško napotnico.

6. Shrani podatke.

Najpogostejša vprašanja

Ali moram pri vsakem delovnem mestu vnesti vse podatke?
Ne. Obvezna polja določa program. Kljub temu je priporočljivo vnesti čim več podatkov, saj se uporabljajo pri številnih drugih funkcionalnostih, kot so zdravniški pregledi, usposabljanja, dopusti, poročila in sistemizacija.

Kaj se zgodi, če polja Opis delovnega mesta ne izpolnim?
Opis delovnega mesta je obvezna sestavina pogodbe o zaposlitvi, v kolikor ni v posebnem dokumentu, kot priloga k pogodbi o zaposlitvi.

Kje določim organizacijsko umestitev delovnega mesta?
Na zavihku Osnovni podatki, kjer določite stroškovno mesto, organizacijsko enoto/oddelek.

Ali lahko za isto delovno mesto določim več možnih izobrazb?
Da. Sistem omogoča vnos več javno veljavnih izobrazb in več zahtevanih ravni izobrazbe, zato lahko določite več alternativnih pogojev za zasedbo delovnega mesta.

Javno veljavno izobrazbo in Raven izobrazbe?
Javno veljavna izobrazba določa konkretno vrsto oziroma smer izobrazbe, raven izobrazbe pa določa zahtevano stopnjo izobrazbe. Obe zahtevi se uporabljata pri preverjanju ustreznosti zaposlenega za zasedbo delovnega mesta.

Kje določim zahtevano izobrazbo za delovno mesto?
Na zavihku Osnovni podatki oziroma v delu, kjer določate zahteve za zasedbo delovnega mesta.

Zakaj se pri zahtevah za zasedbo delovnega mesta določata Zahtevano in Želeno?
S tem organizacija določi, ali je posamezen pogoj obvezen za zasedbo delovnega mesta ali predstavlja le dodatno prednost.

Kje določim potrebna usposabljanja za delovno mesto?
Na zavihku Dodatni podatki, kjer določite usposabljanja in pri posameznem usposabljanju opredelite, ali je zahtevano ali želeno.

Kaj pomeni perioda v mesecih pri zdravstvenih zahtevah?
Perioda določa, na koliko mesecev mora zaposleni ponoviti zdravstveni pregled. Podatek se uporablja pri opomnikih in izračunu naslednjih rokov.

Kako določim zdravstvene preglede za delovno mesto?
Na zavihku Zdravstveno varstvo določite vrsto zdravstvenega pregleda in njegovo periodiko. Program te podatke uporablja pri izračunu naslednjih pregledov zaposlenih.

Kje določim tveganja na delovnem mestu?
Na zavihku Dodatni podatki, v delu Izpostavljenost tveganjem.

Kaj pomeni podatek »Delovno mesto ni primerno za«?
S tem podatkom označite skupine oseb, za katere delo ni primerno, na primer mladoletnike, nosečnice, kronične bolnike ali druge skupine. Podatek se uporablja tudi pri pripravi zdravniških napotnic.

Kaj pomeni polje Kolektivna pogodba?
V polju izberete kolektivno pogodbo, ki velja za delovno mesto. Podatek je pomemben predvsem pri organizacijah, kjer za različne zaposlene veljajo različne kolektivne pogodbe.

Kaj pomeni polje Število napredovanj?
Določa največje število napredovanj oziroma razpon napredovanja, ki ga lahko zaposleni doseže na tem delovnem mestu.

Kako se podatki iz delovnega mesta prenesejo na zaposlenega?
Ko zaposlenemu določite delovno mesto, program podatke delovnega mesta uporablja pri delovnem razmerju, zdravniških pregledih, napredovanjih, poročilih in drugih kadrovskih funkcionalnostih.

Ali lahko isto delovno mesto uporabljajo zaposleni v različnih organizacijskih enotah?
Praviloma se organizacijska umestitev določi neposredno na delovnem mestu. Če želite isto delovno mesto uporabljati v različnih delih organizacije, je treba preveriti organizacijsko strukturo in potrebe sistemizacije.

Kako ugotovim, katera delovna mesta uporabljajo posamezni zaposleni?
Na zaposlenem odprete formo Delovno mesto in razporeditve za plače, kjer so prikazana vsa delovna mesta, na katera je zaposleni razporejen.

Kdaj je priporočljivo izdelati kopijo delovnega mesta?
Pri večjih spremembah sistemizacije, plačnih razredov, vsebini delovnega mesta ali drugih pomembnih spremembah, pri katerih želite ohraniti zgodovino obstoječega delovnega mesta.

Kako se delovno mesto povezuje z dopustom?
Posamezni podatki delovnega mesta lahko vplivajo na kriterije za dopust, predvsem pri posebnih pogojih dela, nočnem delu in drugih dodatkih, ki jih organizacija uporablja pri odmeri dopusta.

Kdaj uporabim funkcionalnost Analiza delovnega mesta?
Ko želite pripraviti celovit pregled podatkov delovnega mesta za potrebe sistemizacije, notranjih kontrol, VZD dokumentacije ali pregleda organizacije.

Ali lahko posamezne zavihke sproti shranjujem?
Da. Program omogoča sprotno shranjevanje podatkov po posameznih zavihkih.