📄 Urejanje in dodajanje tipov dokumentov

Tipi dokumentov določajo lastnosti, pravila in dodatne podatke, ki veljajo za dokumente v dokumentnem sistemu in drugih modulih Pro.4 ERP.

Do nastavitev tipov dokumentov dostopate preko levega menija.

---

📂 Dostop do tipov dokumentov

1. V levem meniju kliknite Tip dokumenta 📄
2. Odpre se tabela Tipi dokumentov

V tej tabeli lahko:

- ✏️ Uredite obstoječi tip dokumenta – kliknite ikono Uredi
- ➕ Dodate nov tip dokumenta – kliknite Dodaj nov zapis

Odpre se okno Urejanje tipa dokumenta, kjer nastavite vse potrebne podatke.

⚙️ 1. Osnovni podatki

V tem razdelku nastavite osnovne lastnosti tipa dokumenta.

Polja, ki jih lahko nastavite

- 🗂 Arhiv
Določa, v kateri arhiv se bodo dokumenti tega tipa shranjevali.
Običajno se nastavi privzeti arhiv.

- 🔢 Oznaka
Kratka oznaka tipa dokumenta (številka ali črka).

- 🏷 Klasifikacija
Omogoča razvrščanje dokumentov po klasifikacijskem sistemu.

- 📝 Opis
Kratek opis tipa dokumenta.

- 🔢 Maska
Določa način številčenja dokumentov tega tipa.

- 🔄 Smer dokumenta
Izberete vrsto dokumenta:
- 📥 vstopni dokument
- 📤 izstopni dokument
- 📄 interni dokument

- 🔗 Privzeti povezani tip dokumenta
Določa tip dokumenta, ki se samodejno predlaga ob dodajanju povezanih dokumentov.

- 📊 Nivo dokumenta
Omogoča uporabo dodatnih nivojev za razvrščanje dokumentov.

- 🧩 Oznake tipa dokumenta
Šifrant, s katerim določite, na kateri modul je tip dokumenta vezan.

---

🌐 Povezava z zunanjim arhivom

To nastavitev uporabljajo uporabniki s posebnimi pravicami.
Uporablja se, kadar želite dokumente pošiljati v e-arhiv.

Možne nastavitve:

- brez povezave
- povezava z zunanjim arhivom

Če izberete povezavo z zunanjim arhivom, se prikažejo dodatna polja:

- 📎 Tipi priponk za prenos v arhiv
(npr. PDF, XML)

- ⚙️ Dodatek 1 (tip dokumenta)
- ⚙️ Dodatek 2 (leta hrambe)
- ⚙️ Dodatek 3 (ime vozlišča, ki je nastavljen v zunanjem arhivu)

Ta polja so odvisna od nastavitev izbranega e-arhiva.

---

🧩 2. Vezani atributi

V razdelku Vezani atributi lahko tipu dokumenta dodate dodatne podatke (atribute).

Postopek:

1. Kliknite Dodaj nov zapis ➕
2. Izberite atribut
3. Po potrebi označite, ali je atribut obvezen

Dodatno lahko določite:

- 📑 Vrstni red vnosa atributov
- vrstni red prikaza polj pri vnosu dokumenta

> 💡 Namig:
> Atributi so dodatna polja, ki jih uporabnik izpolni pri ustvarjanju dokumenta.

---

👥 3. Vloge na tipu dokumenta

Na tipu dokumenta lahko določite tudi pravice uporabnikov.

Najprej v šifrantih ustvarite:

- skupine uporabnikov
- uporabnike dodate v skupine

Nato te skupine dodate na tip dokumenta.

### Dodajanje vlog

1. Kliknite Dodaj nov zapis ➕
2. Izberite skupino uporabnikov

Če vloge ne potrebujete več:

- kliknite Odstrani zapis ❌

---

🔒 Vrsta dostopa

Pri posamezni skupini lahko nastavite vrsto dostopa.

Možnost:

- Readonly (samo za branje)

Če nastavite Readonly:

- uporabniki lahko dokument vidijo
- ne morejo spreminjati dokumenta
- ne morejo nalagati novih verzij

Če uporabnik poskuša dodati novo verzijo dokumenta, sistem prikaže obvestilo, da ima dovoljen samo dostop za branje.

---

💾 Shranjevanje tipa dokumenta

Ko končate z nastavitvami:

- kliknite Shrani 💾 za potrditev sprememb
- ali Prekliči ↩️, če sprememb ne želite shraniti

Opomniki glede na tip dokumenta

V modulu Dokumentni sistem lahko nastavite samodejno pošiljanje opomnikov za posamezne tipe dokumentov (npr. pogodbe).

Kako nastavite opomnik?

1. Odprite modul Dokumentni sistem.

2. Izberite Šifranti.

3. Odprite Tip dokumenta.

4. Izberite tip dokumenta, za katerega želite nastaviti opomnik (npr. Pogodbe).

5. V zgornjem desnem kotu kliknite ikono Nastavljanje opomnika.

6. Odpre se obrazec za nastavitev opomnikov.

Vnos podatkov

V obrazec vnesite naslednje podatke:

Po vnosu podatkov shranite nastavitve.

Pomembno

Funkcionalnost pošiljanja opomnikov ni privzeto vključena.

Če želite aktivirati pošiljanje opomnikov, se obrnite na podporo:

podpora@pro-bit.si