Namen

Funkcionalnost pošiljanja dokumentov po e-mailu omogoča neposredno pošiljanje dokumentov, ki so vezani na zadevo, brez predhodnega shranjevanja dokumentov na lokalni računalnik.

Uporabnik lahko iz zadeve:

• pošlje enega ali več dokumentov po elektronski pošti,

• pripravi spremno sporočilo,

• izbere prejemnike,

• uporabi obstoječe dokumente na zadevi kot priponke.

Funkcionalnost je namenjena hitri izmenjavi dokumentacije.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Več akcij → E-mail (vse priponke)

Opis funkcionalnosti

Na posamezni zadevi je mogoče dokumente poslati neposredno po elektronski pošti.

Pri pošiljanju uporabnik izbere dokumente, ki jih želi poslati, nato pa pripravi e-mail sporočilo.

Prednost takšnega načina dela je, da:

• ni potrebno ročno shranjevati dokumentov na računalnik,

• uporabnik vedno pošilja aktualne dokumente z zadeve,

• dokumentacija ostane povezana s postopkom obravnave zadeve.

Funkcionalnost je posebej uporabna pri:

• pošiljanju odgovorov strankam,

• pošiljanju odločb,

• pošiljanju dopisov,

• pošiljanju pogodb,

• pošiljanju interne dokumentacije.

Postopek pošiljanja dokumentov

1. Odprite zadevo

V pregledu zadev poiščite zadevo, iz katere želite poslati dokumentacijo.

2. Izberite funkcijo za pošiljanje po e-mailu

Na zadevi uporabite funkcijo za pošiljanje dokumentov po elektronski pošti.

Program pripravi novo e-mail sporočilo.

3. Pošiljatelj

Vzame se mail prijavljenega uporabnika ali mail nastavljen v podatkih o podjetju.

4. Prejemnik

Prejemnika maila moramo vnesti v tabeli urejanje pošte. Šele takrat bo porgram prejemnika zapisal.

5. Zadeva sporočila

V polju Zadeva se zapiši opis zadeve.

6. Pripravite spremno besedilo

V spremno besedilo vnesite želeno vsebino maila.

Primer:

Pozdravljeni,

v priponki vam pošiljamo dokumentacijo iz navedene zadeve.

Lep pozdrav.

7. Pošljite sporočilo

Po preverjanju prejemnikov, besedila in priponk kliknite Pošlji.

Program dokumente pošlje kot priloge elektronskega sporočila.

Dokumenti v priponkah

Kot priponke je mogoče poslati dokumente:

• ki so že bili dodani na zadevo

• ki jih ročno dodamo za pošiljanje

Evidentiranje poslane pošte

Pri določenih procesih se lahko poslano elektronsko sporočilo evidentira kot del dokumentacije zadeve.

Tak način dela omogoča popolno sledljivost komunikacije.

Podrobnosti evidentiranja elektronske pošte so odvisne od nastavitev sistema in povezave z e-poštnim strežnikom.

Funkcionalnost evidentiranja je dodatno opisana v člankih:

• Uvoz e-pošte

• Izhodna pošta

Najpogostejša vprašanja

Ali lahko pošljem več dokumentov hkrati?

Da. Ob pošiljanju lahko izberete več dokumentov, ki bodo dodani kot priponke elektronskega sporočila.

Ali moram dokument najprej shraniti na računalnik?

Ne. Dokument lahko pošljete neposredno z zadeve.

Ali se pošiljanje dokumenta zabeleži na zadevi?

To je odvisno od nastavitev sistema in načina evidentiranja elektronske pošte v organizaciji.

Ali lahko pošljem skenirane dokumente?

Da. Če so dokumenti vezani na zadevo, jih lahko vključite med priponke.

Povzetek

Funkcionalnost pošiljanja dokumentov po e-mailu omogoča neposredno pošiljanje dokumentov, ki so vezani na zadevo. Uporabnik lahko izbere dokumente, pripravi elektronsko sporočilo in dokumentacijo pošlje prejemnikom brez dodatnega shranjevanja dokumentov na računalnik. Tak način dela zagotavlja hitrejšo komunikacijo in učinkovitejšo obravnavo zadev.

Pošiljanje dokumentov po pošti

Program omogoča tudi izpis dokumentov in pošiljanje po pošti.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Več akcij → Pošlji po pošti

Opis funkcionalnosti

Ko uporabnik izbere to funkcijo, mora dokument natisniti, ga dati v kuverto in poslati po navadni pošti. Program omogoča vnos tagega dokumenta kot izdano pošto na zadevo: