Modul dokumentni sistem v šifrantih ureja tudi nastavitve arhiva, spremljanje porabe prostora ter prenos dokumentov v zunanje eArhive.

Pregled arhivov

1. V levem meniju kliknite Arhiv.

2. Program odpre tabelo Arhivi.

3. Za urejanje obstoječega arhiva kliknite ikono Uredi.

Podatki o arhivu

V polju Pot je prikazana mapa oziroma lokacija, kjer se dokumenti fizično shranjujejo.

V tabeli Arhivi lahko preverite tudi porabo prostora, ki ga zasedajo shranjeni dokumenti.

Po odprtju arhiva se prikažejo podatki za trenutno podjetje.

Prenos dokumentov v eArhiv

Program Pro.4 omogoča prenos dokumentov v eArhiv naslednjih ponudnikov:

• Pošta Slovenije

• Mikrografija

Za uporabo prenosa v eArhiv potrebujete:

• veljaven certifikat pri izbranem ponudniku eArhiva,

• ustrezno konfiguracijo prenosa v programu Pro.4.

Nastavitve prenosa

Nastavitve prenosa se določajo na posameznem tipu dokumenta.

Izpolnite naslednja polja:

Vrsta metapodatkov

Pri nastavitvi prenosa izberete vrsto metapodatkov:

MB – Poštna knjiga

Metapodatki se prevzamejo iz modula Poštna knjiga.

Dokumenti se v eArhiv prenesejo po zaključku likvidature.

DS – Dokumentni sistem

Metapodatki se prevzamejo iz modula Dokumentni sistem.

Dokumenti se v eArhiv prenesejo takoj ob shranjevanju dokumenta.

Primer: izdana faktura, ustvarjena v modulu Materialno poslovanje, se v eArhiv prenese takoj po nastanku dokumenta.

Prenos metapodatkov

Poleg fizičnega dokumenta (PDF in/ali XML, odvisno od nastavitev) se v osnovnem prenosu prenesejo tudi naslednji metapodatki:

• naziv partnerja,

• leto,

• davčna številka,

• datum računa,

• številka računa,

• vrsta dokumenta,

• številka dokumenta.

Ročni prenos dokumentov v eArhiv

V tabeli Arhivi lahko uporabite možnost Prenos v zunanji arhiv.

S to funkcijo lahko:

• prenesete vse dokumente, ki še niso bili poslani v eArhiv,

• izvedete prenos dokumentov od izbranega datuma naprej.

Urejanje nastavitev arhiva

Nastavitve arhiva se določijo ob odpiranju nove stranke ali nove veje podjetja pri Pro-bitu.

Za spremembe obstoječih nastavitev se obrnite na skrbnika sistema oziroma podporo Pro-bit.