Namen

Napredna funkcionalnost Predloge dokumentov omogoča uporabo vnaprej pripravljenih dokumentnih predlog za generiranje dokumentov zaposlenim. Namenjena je pripravi standardizirane kadrovske dokumentacije, ki jo organizacija uporablja pri vsakodnevnem delu.

Predloge dokumentov predstavljajo naprednejši način priprave dokumentacije, saj omogočajo centralno urejanje predlog, ponovno uporabo dokumentov ter učinkovito pripravo večjih količin dokumentacije.

Funkcionalnost je tesno povezana z uporabniškimi podatki v modulu HRM in uporablja podatke:

• zaposlenega,

• delovnega razmerja,

• delovnega mesta,

• družinskih članov,

• izobrazbe,

• usposabljanj,

• drugih evidenc.

Pot v programu

HRM → Kadri → ŠIFRANTI → Predloge dokumentov

Opis funkcionalnosti

Predloge dokumentov omogočajo pripravo dokumentov na podlagi predpripravljenih predlog.

Tak način dela zagotavlja:

• poenoten videz dokumentov,

• uporabo enakih podatkov za vse zaposlene,

• hitrejšo pripravo dokumentacije,

• zmanjšanje možnosti napak pri ročnem prepisovanju podatkov.

Pripravljeni dokumenti se lahko:

• izpišejo,

• shranijo,

• pošljejo po elektronski pošti,

• povežejo z dokumentnim sistemom.

Opis polj v formi Urejanje predloge

Osnovni podatki

Glava dokumenta

Polje za vnos glave dokumenta. Logotip vstavimo preko gumba slika. Kadar je logotip sestavljen iz dveh ločenih logotipov/besedil – en je poravnan na levo stran dokumenta, drugi na desno stran, je postopek naslednji:

Najprej vstavimo tabelo (1) z dvema kolonama. V vsako kolono preko gumba »slika« (2) vstavimo oba logotipa/besedila in ju ustrezno uredimo (poravnava, velikost).

V naslednjem koraku odstranimo robove tabele -> Table / Odstrani robove.

Vsebina dokumenta

Razlaga polj:

Na levi strani zavihka Vsebina dokumenta je tabela s spremenljivkami. Iz seznama jih lahko poiščemo s ključno besedo, ki jo vstavimo v iskalnik. V formi, kjer je vsebina dokumenta, se postavimo na mesto, kjer želimo vstaviti spremenljivko.

Vsebino dokumenta lahko vstavimo preko akcije File/Import DOCX ali s funkcijo copy/paste. Priporočamo uporabo akcije File/Import DOCX.

Noga dokumenta

Polje za vnos noge dokumenta. Nogo lahko urejamo preko gumba slika ali copy/paste in sliko/besedilo ustrezno poravnamo.

Nastavitve predloge

Izpis dokumenta za več delavcev hkrati

Odpre se okno, na katerem pripravimo dokument za izpis:

Filtri/Polja	Okno
Vrsta izpisa -> izberemo predlogo ali več njih. Delavci -> izberemo delavca ali več njih Tip izpisa -> PDF, Word Dodatni filtri: ·         Stroškovno mesto ·         Organizacijska enota ·         Skupina ·         Oddelek ·         Delovno mesto ·         Vodja Akcije: Če obkljukamo polje Prenesi v dokumentni sistem, se bo dokument shranil v dokumentni sistem. Dokument lahko pošljemo po e-pošti, zaščiten z geslom.
Podatke lahko pridobivamo iz modula Plač. Obkljukamo polje Pridobivanje podatkov iz plač. Odprejo se filtri za plače: Obračunsko obdobje-izberemo obračunsko obdobje iz katerega bomo črpali podatke. Tip postavke-izberemo tip postavke.

Pri pripravi več dokumentov nas program obvesti, da se bodo dokumenti generirali v ozadju.
Pojavno okno lahko zaprete in se postavite na svoje uporabniško ime, kjer lahko spremljate napredek ustvarjanja dokumentov iz vaših HRM predlog.

Ko bodo dokumenti uspešno kreirani, se bo samodejno odprlo okno za prenos.
Od tam lahko dokumente prenesete na svoj računalnik.

Izpis dokumenta na delavcu

Dokument ali več njih lahko izpišemo na posameznem delavcu, v vsaki formi, kjer so shranjene predloge dokumentov. Postopek je enak, kot je opisano v predhodni točki.

Dokumenti mentorstva

Logika izpisa dokumenta za mentorstvo:

Dokument se vedno pripravlja iz perspektive mentoriranca, ne mentorja.
To pomeni, da se pri pripravi dokumenta postavite na mentoriranca.
Tako je logika usklajena tudi z vnosom mentorja, saj se tudi mentor vedno doda na mentorirancu.

Izpis lahko pripravite tudi za več mentorirancev hkrati.
Logika postopka je enaka – v filtru Delavci izberete mentorirance, za katere želite pripraviti dokumente.

Pregled funkcionalnosti

Funkcionalnost omogoča:

• uporabo pripravljenih predlog,

• izbiro zaposlenih,

• pripravo dokumentov,

• skupinsko pripravo dokumentov,

• pošiljanje dokumentov,

• analizo pošiljanja,

• povezavo z dokumentnim sistemom.

Priprava dokumentov

Izbor predloge

Uporabnik izbere dokument, ki ga želi pripraviti.

Vrsta razpoložljivih dokumentov je odvisna od predlog, ki so pripravljene v organizaciji.

Izbor zaposlenih

Dokument je mogoče pripraviti za:

• posameznega zaposlenega,

• več zaposlenih,

• skupino zaposlenih.

Generiranje dokumentov

Po izbiri predloge in zaposlenih program pripravi dokument ter v predlogo vstavi podatke iz sistema HRM.

Pošiljanje dokumentov

Dokumente je mogoče pošiljati posameznim zaposlenim ali več zaposlenim hkrati, program pa pri tem uporablja podatke, ki so vneseni na zaposlenem.

Za uspešno pošiljanje mora imeti zaposleni:

• vnesen elektronski naslov,

• označeno podpisno izjavo za prejemanje dokumentov po elektronski poti,

• določeno geslo za dokumente, kadar organizacija uporablja zaščitene PDF dokumente.

Pri pripravi pošiljanja lahko uporabnik:

• izbere prejemnike,

• pripravi spremno besedilo elektronskega sporočila,

• določi vrsto dokumenta,

• pripravi enega ali več dokumentov hkrati.

Po izvedenem pošiljanju sistem pripravi analizo pošiljanja, iz katere je razvidno:

• kateri dokumenti so bili uspešno poslani,

• kateri dokumenti niso bili poslani,

• razlogi za morebitne napake pri pošiljanju.

Dokumenti se lahko poleg pošiljanja po elektronski pošti shranijo tudi v dokumentni sistem, če organizacija uporablja povezavo z dokumentnim sistemom.

Posebnosti in opozorila

• Če zaposleni nima označene podpisne izjave, dokument po elektronski pošti ne bo poslan.

• Če zaposleni nima določenega gesla za dokumente, program uporabnika opozori pred pošiljanjem zaščitenega dokumenta.

• Po večjih pošiljanjih je priporočljivo pregledati analizo pošiljanja in preveriti morebitne neuspešno poslane dokumente.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Predloge dokumentov uporabljajo podatke iz:

• Kadri,

• Delovno razmerje,

• Delovno mesto in razporeditve za plače,

• Družinski člani,

• Osebni dokumenti,

• Izobrazba,

• Usposabljanja,

• Dokumentni sistem.

Posebnosti in opozorila

Dokumenti so odvisni od pravilnosti podatkov

Kakovost dokumenta je neposredno odvisna od podatkov, ki so vneseni v sistem.

Če je podatek na zaposlenem napačen ali manjkajoč, bo napačen ali prazen tudi v dokumentu.

Predloge je priporočljivo centralno vzdrževati

Priporočljivo je, da organizacija določi odgovorno osebo za vzdrževanje predlog, s čimer zagotovi poenoteno dokumentacijo.

Najpogostejša vprašanja

Ali lahko predlogo spremenim sam?
Da. Predlogo lahko prenesete, uredite v Wordu in ponovno naložite v sistem.

Ali se sprememba predloge takoj uporablja?
Da. Po shranitvi nove verzije predloge se pri naslednjem generiranju dokumenta uporabi nova verzija.

Kako preverim uspešnost pošiljanja dokumentov?
Preko analize pošiljanja dokumentov, ki jo program pripravi po izvedenem pošiljanju.