Namen

Urejanje in vzdrževanje predlog omogoča prilagajanje, posodabljanje in nalaganje predlog dokumentov, ki se uporabljajo pri generiranju kadrovske dokumentacije v modulu HRM. Namenjena je uporabnikom, ki pripravljajo ali vzdržujejo standardizirane dokumente organizacije, kot so pogodbe, aneksi, odločbe, potrdila in drugi dokumenti.

S pravilno pripravljenimi predlogami lahko organizacija zagotovi:

• enotno obliko dokumentov,

• avtomatsko vstavljanje podatkov iz sistema HRM,

• hitrejšo pripravo dokumentacije,

• zmanjšanje ročnega vnosa podatkov.

Pot v programu

HRM → Šifranti → Predloge dokumentov delavca

HRM → Šifranti → Predloge dokumentov usposabljanja

Po izbiri funkcionalnosti se uporabnik preusmeri v modul za upravljanje predlog dokumentov.

Opis funkcionalnosti

Sistem omogoča:

• prenos obstoječih predlog,

• urejanje predlog v programu Microsoft Word,

• nalaganje novih predlog,

• zamenjavo obstoječih predlog,

• pripravo predlog za zaposlene,

• pripravo predlog za usposabljanja.

Predloga predstavlja osnovo dokumenta, v katero sistem med pripravo dokumenta samodejno vstavi podatke iz evidenc HRM.

Urejanje obstoječe predloge

Če želite popraviti ali dopolniti že obstoječo predlogo:

1. Odprite funkcionalnost Word predloge.

2. Kliknite gumb Uredi predlogo.

3. Odpre se modul za urejanje predlog.

4. Izberite predlogo, ki jo želite urejati.

5. Po ureditvi podatke shranite.

Omogočena je tudi možnost, da predlogo urejate znotraj programa Microsoft Word.

1. Odprite funkcionalnost Word predloge.

2. Kliknite gumb Uredi predlogo.

3. Odpre se modul za urejanje predlog.

4. Izberite predlogo, ki jo želite urejati.

5. S funkcijo prenosa predlogo prenesite na računalnik.

6. Predlogo odprite v programu Microsoft Word.

7. Izvedite želene spremembe.

8. Shranite datoteko.

9. Posodobljeno predlogo ponovno naložite v sistem.

Prenos predloge

Pred urejanjem je priporočljivo prenesti obstoječo predlogo.

Prenesena datoteka vsebuje:

• oblikovanje dokumenta,

• vsebino dokumenta,

• sistemske parametre,

• vgrajene oznake za samodejni izpis podatkov.

Priporočljivo je, da pred spremembami vedno shranite tudi kopijo izvirne predloge.

Parametri v predlogah

Program uporablja posebne oznake Bookmarke, ki jih med generiranjem dokumenta nadomesti z dejanskimi podatki iz sistema. Seznam Bookmarkov se nahaja v formi IZPISI, POROČILA, PREDLOGE, Polja za poročila

Bookmark se v predlogi zapiše z veliki tiskanimi črkami.

Pred in za besedo sta dva zavita oklepaja/zaklepaja:

{{ ctrl+alt+B

}} ctrl+alt+N

Primeri:

{{IME}} ime

{{PRIIMEK}} priimek

Kadar sta zaporedoma dve ali več besed, se vse piše skupaj:

{{DATUMZAPOSLITVE}} datum zaposlitve

{{STALNINASLOV}} stalni naslov

V primeru štetja dni je zapis sledeč:

{{SORAZMERNIDNEVIDOPUSTA|int}} Sorazmerni dnevi dopusta

{{STEVILODNIDOPUSTA|int}} Število dni dopusta

{{TEKOCELETO+1}} Leto 2022

𑁋> to so primeri parametrov, ki se pri pripravi dokumenta zamenjajo s podatki zaposlenega.

Če parameter v predlogi ne obstaja ali je zapisan nepravilno, sistem podatka ne bo izpisal.

Iskanje ustreznih parametrov

V Polje za poročila vnesemo ključno besedo ali del nje. Sistem poišče vse nabor ustreznih besed:

Nalaganje nove predloge

Če želite ustvariti popolnoma novo predlogo:

1. Odprite modul za upravljanje predlog.

2. Izberite možnost Nova.

3. Izberite pripravljeno Word datoteko.

4. Vnesite potrebne podatke o predlogi.

5. Shranite zapis.

Po shranitvi je predloga na voljo za uporabo pri pripravi dokumentov.

Predloge za zaposlene

Predloge za zaposlene se vodijo v Predloge dokumentov delavca.

Sem sodijo predloge za:

• pogodbe o zaposlitvi,

• anekse,

• potrdila,

• interne dokumente organizacije.

Predloge za usposabljanja

Predloge za usposabljanja se vodijo v Predloge dokumentov usposabljanja.

Uporabljajo se za pripravo:

• vabil,

• potrdil o udeležbi,

• seznamov udeležencev,

• dokumentov za usposabljanja.

Posebnosti pri predlogah za usposabljanja

Predloge za usposabljanja uporabljajo dodatne podatke iz modula Usposabljanja, kot so:

• naziv usposabljanja,

• lokacija,

• izvajalec,

• datum začetka,

• datum zaključka,

• datum veljavnosti,

• podatki o udeležencih.

Zaradi tega uporabljajo drugačne parametre kot klasične kadrovske predloge.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Predloge uporabljajo podatke iz:

• Kadri,

• Delovno razmerje,

• Delovno mesto in razporeditve za plače,

• Družinski člani,

• Osebni dokumenti,

• Izobrazba,

• Usposabljanja,

• Zavarovanja.

Nepravilni ali manjkajoči podatki v evidencah lahko povzročijo nepravilno pripravljen dokument.

Posebnosti in opozorila

Uporabljajte samo DOCX predloge

Program podpira predloge v obliki.docx. Druge vrste dokumentov niso podprte.

Pred spremembami pripravite varnostno kopijo

Priporočljivo je, da pred posegom v obstoječo predlogo shranite njeno kopijo.

Na ta način lahko v primeru napake hitro obnovite staro verzijo dokumenta.

Parametre spreminjajte previdno

Brisanje ali poškodovanje parametrov lahko povzroči manjkajoče podatke v dokumentu.

Najpogostejša vprašanja

Kje lahko uredim obstoječo predlogo?
Obstoječe predloge urejate preko funkcionalnosti Uredi predlogo.

Ali lahko ustvarim popolnoma novo predlogo?
Da. Uporabite možnost Nova in v sistem naložite novo Word datoteko ali pa jo ustvarite preko forme.

Kaj se zgodi po nalaganju nove verzije predloge?
Nova verzija postane aktivna in jo sistem uporablja pri naslednjem generiranju dokumentov.

Ali lahko v predlogi odstranim vse parametre?
Da, vendar sistem v tem primeru ne bo več samodejno vstavljal podatkov iz HRM.

Kako preverim ali predloga deluje pravilno?
Po spremembi pripravite testni dokument za enega zaposlenega in preverite pravilnost izpisa.