Namen

Forma Delovno mesto je namenjena vodenju sistemizacije delovnih mest v organizaciji. Na posameznem delovnem mestu se določijo:

• osnovni podatki delovnega mesta,

• pogoji za zasedbo delovnega mesta,

• organizacijska umestitev delovnega mesta,

• zdravstvene zahteve,

• usposabljanja,

• plačni razredi,

• drugi podatki, ki so potrebni za pravilno vodenje kadrovskih evidenc.

Podatki iz forme Delovno mesto se uporabljajo na:

• zaposlenih,

• delovnih razmerjih,

• zdravniških napotnicah,

• analizah delovnih mest,

• dopustih,

• napredovanjih,

• poročilih in izpisih.

Pot v programu

HRM → Delovna mesta

Opis funkcionalnosti

Po vstopu v formo se odpre preglednica delovnih mest, kjer so prikazana vsa delovna mesta, ki so evidentirana v sistemu - sistemizacija delovnih mest.

Iz preglednice lahko uporabnik:

• pregleduje obstoječa delovna mesta,

• išče in filtrira podatke,

• odpira/zapira posamezna delovna mesta,

• dodaja nova delovna mesta,

• ureja obstoječa delovna mesta

• izvaja skupinske akcije,

• izpisuje podatke,

• pripravlja analize delovnih mest.

Odpiranje obstoječega delovnega mesta

Za pregled ali urejanje obstoječega delovnega mesta uporabnik odpre izbran zapis v preglednici delovnih mest. Za to mora uporabiti moder svinčnik, ki se nahaja levo ob zapisu

Zelena ikona svinčnika vam pomaga najti obrazec, ki ste ga imeli odprtega nazadnje..

Po odprtju zapisa se odpre forma, ki je razdeljena po vsebinskih zavihkih.

Glavni zavihki so:

• Osnovni podatki,

• Zahteve za delovno mesto,

• Zahteve II za delovno mesto,

• Dodatni podatki,

• Zdravstveno varstvo.

Dodajanje novega delovnega mesta

Novo delovno mesto ustvarimo z uporabo funkcije: Dodaj nov zapis.

Pri pripravi novega delovnega mesta je priporočljivo, da se najprej izpolnijo osnovni podatki delovnega mesta, nato pa še podatki na posameznih zavihkih.

Pred uporabo delovnega mesta na zaposlenih je priporočljivo preveriti:

• organizacijsko umestitev,

• zahtevano izobrazbo,

• zdravstvene zahteve,

• plačne razrede,

• ostale pogoje za zasedbo delovnega mesta.

Urejanje delovnega mesta

Obstoječe delovno mesto lahko uporabnik odpira in ureja neposredno v formi.

Pri pomembnejših spremembah, kot so:

• sprememba vrednosti/izhodiščnih plačnih razredov,

• spremembe vezane na vsebino delovnega mesta,

• sprememba organizacijske strukture,

• sprememba veljavnosti,

je priporočena uporaba kopiranja delovnih mest oziroma skupinskih akcij za ohranjanje zgodovine podatkov.

Prilagajanje prikaza podatkov

V preglednici delovnih mest je na voljo funkcionalnost: Prilagodi prikaz podatkov.

Omogoča:

• prikaz oziroma skrivanje posameznih stolpcev,

• spreminjanje vrstnega reda stolpcev,

• prilagajanje prikaza preglednice posameznemu uporabniku.

Izpis podatkov

Izpis podatkov omogoča pripravo izpisov delovnih mest ob uporabi filtrov.

Podatke lahko uporabnik uporabi za:

• interno analizo,

• pregled sistemizacije,

• pripravo dokumentacije,

• pregled veljavnosti delovnih mest.

Skupinsko upravljanje s podatki

Preko te funkcionalnosti je mogoče izvajati:

• dodajanje podatkov na več delovnih mest hkrati,

• ustvarjanje kopij delovnih mest,

• spremembe plačnih razredov,

• dodajanje delovnih mest zaposlenim,

• druge masovne postopke.

Podrobnosti posameznih postopkov so opisane v članku:

Skupinske akcije delovnih mest.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Forma Delovno mesto je povezana z:

• Šifrantom za delovna mesta,

• Delovnim razmerjem,

• Delovnim mestom in razporeditvami za plače,

• Dopusti,

• Zdravstvenim varstvom,

• Usposabljanji,

• Napredovanji,

• Javnim sektorjem,

• MJU prevedbami,

• Kadrovskim načrtom.

Posebnosti in opozorila

Polje Opis

Polje Opis je pomembno tudi za pripravo zdravniških napotnic in ga je priporočljivo izpolniti.

Spremembe delovnih mest

Pri spremembi plačnih razredov ali drugih pomembnih podatkov ni priporočljivo prepisovati obstoječega delovnega mesta.

Za zagotavljanje zgodovine je priporočena uporaba:

• kopij delovnih mest,

• skupinskih akcij,

• postopkov prenove delovnih mest.

Javni sektor

Pri uporabnikih javnega sektorja morajo biti delovna mesta usklajena z:

• FDMN katalogom,

• MJU aplikacijo.

Praktični primer

Organizacija želi dodati novo delovno mesto.

Postopek:

1. Odprite HRM → Delovna mesta.

2. Kliknite Dodaj nov zapis.

3. Izpolnite osnovne podatke delovnega mesta.

4. Uredite pogoje za zasedbo delovnega mesta.

5. Dodajte podatke na zavihku Dodatni podatki.

6. Uredite Zdravstveno varstvo.

7. Shranite delovno mesto.

8. Delovno mesto je pripravljeno za uporabo na zaposlenih.

Najpogostejša vprašanja

Kje dodam novo delovno mesto?
Novo delovno mesto ustvarite v formi Delovna mesta z uporabo funkcije Dodaj nov zapis.

Kje urejam obstoječe delovno mesto?
Obstoječe delovno mesto odprete neposredno iz preglednice delovnih mest.

Ali lahko spreminjam že obstoječe delovno mesto?
Da. Pri manjših spremembah lahko zapis uredite neposredno. Pri večjih spremembah, kot so spremembe plačnih razredov, vsebinskih podatkov delovnega mesta ali veljavnosti delovnega mesta, je priporočena uporaba kopij delovnih mest.

Kdaj uporabim kopijo delovnega mesta?
Kopijo delovnega mesta uporabite, kadar želite ohraniti zgodovino starega zapisa in hkrati ustvariti novo verzijo delovnega mesta. Najpogosteje se uporablja pri spremembah:

• vrednosti plačnih razredov,

• izhodiščnih plačnih razredov,

• vsebinskih sprememb delovnega mesta,

• veljavnosti delovnega mesta.

Kakšna je razlika med Šifrantom za delovna mesta in Delovnim mestom?
Šifrant za delovna mesta vsebuje podporne šifrante (znanja, veščine, opremo, tveganja ipd.), ki jih nato uporabljate na posameznem delovnem mestu.

Forma Delovno mesto pa predstavlja dejansko sistemizirano delovno mesto, na katerega se kasneje razporejajo zaposleni.

Ali lahko eno delovno mesto uporablja več zaposlenih?
Da. Na isto delovno mesto je lahko razporejenih več zaposlenih, če organizacija tako določi.

Kje določim zahteve za zasedbo delovnega mesta?
Na zavihkih:

• Zahteve za delovno mesto

• Zahteve II za delovno mesto.

Kje določim potrebna usposabljanja za delovno mesto?
Na zavihku Dodatni podatki, v razdelku Potrebna usposabljanja.

Kje določim pogoje za zdravniške preglede?
Na zavihku Zdravstveno varstvo. Tam določite vrste pregledov in periodiko izvajanja pregledov.

Zakaj se podatki iz delovnega mesta prikazujejo na zdravniški napotnici?
Del podatkov iz delovnega mesta se uporablja pri pripravi zdravniških napotnic, predvsem:

• opis dela,

• delovna oprema,

• predmet dela,

• tveganja,

• osebna varovalna oprema,

• ukrepi po oceni tveganja,

• posebnosti,

• pripombe.

Kje lahko vidim katera delovna mesta zasedajo zaposleni?
Na zaposlenem v formi:

Kadri → Delavec → Delovno mesto in razporeditve za plače.

Kdaj uporabim skupinske akcije?
Skupinske akcije uporabite, kadar želite hkrati urejati več delovnih mest.

Primeri:

• ustvarjanje kopij delovnih mest,

• dvig plačnih razredov,

• spremembe vrednosti plačnih razredov,

• dodajanje delovnih mest zaposlenim,

• prevedbe v javnem sektorju.

Ali lahko izbrišem delovno mesto?
Brisanje delovnih mest ni omogočeno. Uporablja se zaključitev veljavnosti delovnega mesta z datumom do in ustvarjanje novega zapisa.

Ali delovno mesto vpliva na dopust?
Da. Delovno mesto lahko vpliva na posamezne kriterije dopusta, kot so posebni pogoji dela, nočno delo, psihične obremenitve, terensko delo, neenakomerni delovni čas itd. in drugi kriteriji, ki jih organizacija uporablja pri odmeri dopusta.

Ali delovno mesto vpliva na napredovanja?
Da. Delovno mesto vsebuje podatke o plačnih razredih, številu napredovanj in drugih parametrih, ki se uporabljajo pri napredovanjih zaposlenih.

Ali moram izpolniti polje Opis?
V polje Opis se opredeli vsebina opisa delovnega mesta, ki je bistvena sestavina pogodbe o zaposlitvi, v kolikor opis delovnega mesta ni samostojna priloga k pogodbi o zaposlitvi.

Polje Opis se sicer lahko uporabi za pripravo zdravniške napotnice, vendar ni najbolj primerno, če vsebuje dolgo besedilo. Pojasnilo: Podatke o delovnem procesu vedno vpisujte v namensko polje »Opis delovnega procesa za zdravniško napotnico«. Če boste to polje pustili prazno, bo sistem uporabil besedilo iz splošnega polja Opis – ker pa je prostor na napotnici omejen, se del predolgega besedila na dokumentu ne bo izpisal.

Kaj pomeni status veljavnosti delovnega mesta?
Status določa, ali je delovno mesto trenutno aktivno oziroma veljavno za uporabo. Na status vplivata predvsem polji Velja od in Velja do.