Namen

Zadeva predstavlja osnovno enoto dokumentnega poslovanja v modulu Elektronsko vodena pisarna (EVP). Na zadevo se vežejo vsi dokumenti, aktivnosti, komentarji in postopki, ki se nanašajo na določeno vsebino ali proces.

Novo zadevo ustvarimo, kadar želimo:

• evidentirati nov postopek,

• voditi dokumentacijo za posamezno osebo ali partnerja,

• evidentirati prejete vloge,

• voditi kadrovske postopke,

• voditi interno dokumentacijo,

• povezovati prejete, izdane in interne dokumente v eno celoto.

Vsaka zadeva prejme svojo unikatno številko, na katero se nato povezujejo vsi dokumenti.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Dodaj nov zapis

Opis funkcionalnosti

Novo zadevo ustvarimo s klikom na ikono Dodaj nov zapis.

Po kliku se odpre obrazec Urejanje zadeve, kjer vnesemo vse potrebne podatke za evidentiranje zadeve.

Zadeva vsebuje:

• osnovne podatke,

• podatke o partnerju ali osebi,

• podatke o postopku,

• referenta,

• roke,

• povezane dokumente,

• zgodovino postopka,

• komentarje.

Postopek

1. Odprite modul Zadeve

V meniju izberite Zadeve.

2. Kliknite Dodaj nov zapis

Odpre se tabela Urejanje zadeve.

3. Izpolnite osnovne podatke

Vnesite oziroma izberite podatke o zadevi.

Nekatera polja program izpolni samodejno, druga mora uporabnik izpolniti ročno.

4. Shranite zadevo

Po vnosu podatkov kliknite Shrani.

Program zadevi dodeli številko in jo zapiše v evidenco zadev.

5. Po potrebi dodajte dokumente

Po shranjevanju lahko na zadevo dodate:

• povezane poštne dokumente,

• interne dokumente,

• dokumente iz predlog,

• povezane zadeve.

6. Posredujte zadevo

Ko je zadeva pripravljena, jo lahko posredujete naslednjemu uporabniku v delovnem toku.

Polja in nastavitve

Klasifikacija

Klasifikacija določa vrsto zadeve in njeno vsebino.

Vnos lahko izvedete:

• z neposrednim zapisom klasifikacijske oznake,

• z izbiro iz šifranta klasifikacijskega načrta.

Klasifikacijski načrt vsebuje:

• klasifikacijski znak,

• opis klasifikacije,

• rok hrambe.

Po kliku na polje Klasifikacija program prikaže opis klasifikacije in pripadajoči rok hrambe.

Signirni znak

Signirni znak določa organizacijsko enoto, odgovorno za obravnavo zadeve.

Primeri:

• socialna služba,

• računovodstvo,

• kadrovska služba.

Polje lahko izberete iz šifranta signirnega načrta.

Program si pri ponovnih vnosih zapomni zadnji uporabljen signirni znak za izbrano klasifikacijo.

Datum nastanka

Program samodejno vpiše tekoči datum.

Šifra

Številka zadeve se izdela samodejno.

Sestavljena je iz:

• klasifikacije,

• zaporedne številke na izbrani klasifikaciji,

• leta.

Primer:

1221-0022-2026

Številke zadeve po kreiranju ni mogoče spreminjati.

Opis

V polje vpišete kratek opis zadeve.

Opis mora vsebinsko ustrezati klasifikaciji in predmetu obravnave.

Primer:

Vloga za sprejem Novak Jože

Ključne besede

Ključne besede omogočajo lažje iskanje zadeve.

Vpišite pojme, po katerih boste zadevo kasneje iskali.

Dosje

V polju določite vrsto dosjeja.

Podatek izberete iz šifranta Dosje. Šifrant dosjejev se nahaja v modulu Poštna knjiga → EVP → šifranti → dosje.

Rok hrambe

Rok hrambe določa obdobje, v katerem je potrebno hraniti dokumentacijo.

Praviloma se samodejno prenese iz klasifikacije.

Pričetek reševanja

Program samodejno vpiše tekoči datum.

Rok rešitve

V polje vpišete predvideni rok rešitve zadeve.

Ta podatek se uporablja za:

• spremljanje rokov,

• opozorila na nadzorni plošči,

• e-mail obveščanje o rokih.

Referent

Referent je odgovorna oseba za vnos zadeve, ureditev zadeve in posredovanje zadeve glede na nastavljen delovni tok. Polje se samodejno napolni glede na prijavljenega uporabnika.

Partner

Partner predstavlja osebo ali organizacijo, na katero se zadeva nanaša.

Partnerja lahko:

• izberete iz šifranta partnerjev,

• poiščete z vnosom začetnih črk naziva.

Ob izbiri partnerja se ostali podatki samodejno prenesejo iz šifranta.

Ime in Priimek

Polji uporabljate takrat, kadar osebe nimate v šifrantu partnerjev.

Naslov

Če partner obstaja v šifrantu, se polje napolni samodejno.

V nasprotnem primeru ga vnesete ročno.

Pošta

Podatek se lahko prenese iz partnerja ali vnese ročno.

Pri ročnem vnosu lahko uporabite šifrant pošt.

Občina

Podatek se lahko prenese iz partnerja ali vnese ročno.

Davčna številka

Davčna številka se ob izbiri partnerja prenese iz šifranta.

Če partner ni v šifrantu, jo lahko vnesete ročno.

EMŠO

Vpišete EMŠO osebe, na katero se zadeva nanaša.

Pri določenih postopkih program preverja podvajanje EMŠO in uporabnika opozori, če EMŠO že obstaja na drugi zadevi.

E-mail

Vpišete e-mail naslov osebe ali partnerja.

Postopek

Postopek določa, po katerih korakih bo zadeva obravnavana.

Polje se običajno samodejno predlaga glede na klasifikacijo oziroma nastavitve delovnega toka.

Postopka ni mogoče spreminjati. Postopek je prednastavljen v modulu delovni tok.

Opomba

Polje je namenjeno dodatnim pojasnilom oziroma informacijam o zadevi.

Stanovalec

Polje je vidno samo uporabnikom, ki uporabljajo modul SZO Domovi.

Delavec

Omogoča povezavo zadeve z določenim zaposlenim iz kadrovskega šifranta.

Trenutno stanje postopka

Tabela Postopek – trenutno stanje je informativna.

Prikazuje:

• trenutno stanje zadeve,

• uporabnika, ki je zadevo ustvaril,

• zgodovino posredovanj,

• trenutni korak obravnave.

Podatkov v tej tabeli ni mogoče spreminjati.

Komentarji

Na zadevi lahko vodite tudi komentarje.

Nov komentar dodate s klikom na Dodaj nov zapis v tabeli Komentarji.

Posebnosti in opozorila

• Klasifikacijo je treba določiti pred nadaljnjim delom na zadevi.

• Številke zadeve ni mogoče spreminjati.

• Rok hrambe se praviloma prenese iz klasifikacije.

• Rok rešitve je pomemben za opozorila in nadzorno ploščo.

• Pri delu z vlogami za sprejem je treba izbrati ustrezen postopek, sicer povezava z drugimi procesi ne bo delovala pravilno.

• Program si zapomni določene zadnje vnose in jih ob naslednjem odpiranju samodejno predlaga.

Najpogostejša vprašanja

Ali lahko številko zadeve spremenim?

Ne. Številka zadeve se kreira samodejno in je ni mogoče spreminjati

Ali lahko določim več referentov?

Da. Na zadevi lahko določite več referentov.

Ali je rok rešitve obvezen?

Ni obvezen za shranjevanje zadeve, je pa potreben za spremljanje rokov in opozorila.

Kaj naredim, če osebe ni v šifrantu partnerjev?

Uporabite polja Ime, Priimek, Naslov, Pošta in ostale podatke vnesite ročno.

Povzetek

Ustvarjanje nove zadeve je osnovni postopek dela v modulu EVP. Pri vnosu zadeve določimo klasifikacijo, signirni znak, partnerja, referenta, roke in druge ključne podatke. Po shranjevanju zadeve lahko nanjo dodajamo dokumente, spremljamo postopek in jo posredujemo v nadaljnjo obravnavo