Klasifikacijski načrt

Klasifikacijski načrt je sistem za razvrščanje dokumentov in določanje roka hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Uporablja se za pregledno organizacijo dokumentov ter za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo.

---

# ⚖️ Zakonski vidik

V skladu z zakonodajo morajo javne organizacije voditi dokumente po klasifikacijskem načrtu.

Relevantna zakonodaja:

- 📜 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)

Zakon določa, da morajo javni zavodi:

- voditi dokumente po klasifikacijskem načrtu
- določiti rok hrambe dokumentov
- ločiti dokumentarno gradivo od arhivskega gradiva

Klasifikacijski načrt tako določa:

- kako se dokumenti razvrščajo
- koliko časa se dokumenti hranijo
- kateri dokumenti imajo trajno arhivsko vrednost

---

# 📂 Klasifikacijski načrt v programu Pro.4

Program Pro.4 že vsebuje prednastavljen klasifikacijski načrt, ki ga je pripravila:

- Skupnost socialnih zavodov Slovenije (za javne dome upokojencev)

Uporabniki lahko:

- uporabljajo prednastavljen načrt
- uvozijo klasifikacijski načrt
- ustvarijo svoj klasifikacijski načrt (pogosto v gospodarstvu)

---

# 🔎 Dostop do klasifikacijskega načrta

1. V levem meniju kliknite Klasifikacijski načrt 📚
2. Odpre se tabela Klasifikacijski načrt

V tabeli lahko:

- ✏️ Uredite obstoječo klasifikacijo – kliknite Uredi
- ➕ Dodate novo klasifikacijo – kliknite Dodaj nov zapis

---

# ⚙️ Dodajanje ali urejanje klasifikacije

Ob dodajanju ali urejanju klasifikacije izpolnite naslednja polja:

- 🔢 Šifra klasifikacije
Identifikacijska oznaka klasifikacije.

- 🏷 Naziv
Ime klasifikacije.

- 📝 Opis vsebine
Kratek opis vrste dokumentov, ki spadajo v to klasifikacijo.

- ⏳ Rok hrambe
Določite trajanje hrambe dokumenta:
- označite trajna hramba, ali
- vnesite rok hrambe (npr. 5 let, 10 let ipd.)

Postopek (Izberemo želeni postopek, ki je vezan na določeno klasifikacijo; npr. postopek EVP – prejete vloge – vezan na klasifikacijo 1221 za vnos prejetih vlog stanovalci – povezava z modulom SZO)

---

# 💾 Shranjevanje klasifikacije

Ko zaključite z urejanjem:

- kliknite Shrani 💾 za potrditev sprememb
- ali Prekliči ↩️, če sprememb ne želite shraniti

Kadar na klasifikacijskem znaku naredimo kakršno koli spremembo, se le-ta zapiše v tabelo »spremembe na podatkih«:

---

# 🏢 Posebnosti za javne zavode

Za javne zavode je klasifikacijski načrt pogosto predpisan na državni ravni.

Zato lahko:

- klasifikacijski načrt uvozimo v program
- ali uporabljamo že pripravljeno strukturo

---

# 🏭 Uporaba v gospodarstvu

Podjetja lahko:

- uporabljajo lastni klasifikacijski načrt
- dokumente dodatno razvrščajo glede na svoje poslovne procese

Primer klasifikacijskega načrta za podjetja:

0 organizacija in vodenje podjetja

1 Delovna razmerja

2 Plan, analize, finance in računovodstvo

3 Proizvodnja, storitve, dejavnost

4 Nabava in prodaja

5 Razvoj in projektiranje

6 Investicije in upravljanje premoženja

7 Skladiščenje in transport

8 Specifična dejavnost podjetja

9 zadeve zunaj glavnih skupin od 0 do 8
---

# 🔗 Kje se uporablja klasifikacijski načrt

Šifrant Klasifikacijski načrt se uporablja v več modulih sistema, predvsem:

• Poštna knjiga / EVP

• Urejanje poštnega dokumenta/ urejanje zadeve

• na vseh mestih, kjer je na voljo polje Klasifikacija

• modul dokumentni sistem

• modul SZO

• modul DOD

• modul PND
  

  To omogoča enotno razvrščanje dokumentov po celotnem sistemu.