Namen

Funkcionalnost filtriranja zadev omogoča hitrejše iskanje in pregled zadev v primeru, ko seznam vsebuje večje število zapisov.

Z uporabo filtrov lahko uporabnik omeji prikaz zadev na tiste, ki jih želi pregledati oziroma obdelati, s čimer se bistveno skrajša čas iskanja posamezne zadeve.

Filtriranje je posebej uporabno pri:

• iskanju konkretne zadeve,

• pregledovanju zadev določenega partnerja,

• iskanju zadev po klasifikaciji,

• pregledovanju zadev določenega referenta,

• pregledovanju aktivnih ali zaključenih zadev,

• iskanju zadev po EMŠO,

• pregledovanju zadev v posameznem obdobju.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve

Opis funkcionalnosti

Pregled zadev omogoča uporabo različnih iskalnih kriterijev, s katerimi omejite prikazane rezultate.

Filtri ne spreminjajo podatkov na zadevah, temveč vplivajo izključno na prikaz podatkov v seznamu.

Po izvedenem filtriranju program prikaže samo tiste zadeve, ki ustrezajo izbranim kriterijem.

Postopek filtriranja zadev

1. Odprite pregled Zadeve

Odprite modul Zadeve, kjer se prikaže seznam zadev, do katerih imate pravico dostopa.

2. Vnesite iskalne kriterije

V polja za iskanje vnesite želene kriterije.

Vnesete lahko en kriterij ali kombinacijo več kriterijev hkrati.

Primer:

• številka zadeve,

• partner,

• klasifikacija,

• referent,

• EMŠO.

Več uporabljenih kriterijev pomeni bolj natančen rezultat iskanja.

3. Izvedite iskanje

Po vnosu kriterijev izvedite iskanje.

Program prikaže samo zadeve, ki ustrezajo izbranim pogojem.

4. Odprite izbrano zadevo

Po izvedenem filtriranju lahko odprete posamezno zadevo in nadaljujete z delom.

Najpogosteje uporabljeni kriteriji

Številka zadeve

Iskanje po številki zadeve je najhitrejši način za dostop do konkretne zadeve.

Uporablja se predvsem takrat, ko uporabnik pozna številko zadeve.

Partner

Omogoča iskanje vseh zadev določenega partnerja.

Uporabno pri pregledu celotne dokumentacije posamezne osebe ali organizacije.

EMŠO

Kriterij omogoča iskanje zadev na podlagi EMŠO.

Najpogosteje se uporablja pri osebnih mapah, vlogah za sprejem in drugih postopkih, vezanih na posamezno osebo.

Klasifikacija

Omogoča prikaz zadev posameznega klasifikacijskega področja.

Primeri uporabe:

• vloge za sprejem,

• zaposlovanje,

• dolgotrajna oskrba.

Referent

Omogoča prikaz zadev, za katere je odgovoren posamezni referent.

Status zadeve

Omogoča ločevanje med:

• odprtimi zadevami,

• zaključenimi zadevami.

Kombiniranje filtrov

Za bolj natančne rezultate je priporočljiva uporaba več kriterijev hkrati.

Primer:

uporabnik želi poiskati vse odprte zadeve za določenega partnerja.

Uporabi filter:

• Partner,

• Status = odprta zadeva.

Program prikaže samo zadeve, ki ustrezajo obema kriterijema.

Brisanje filtrov

Po zaključku dela je priporočljivo odstraniti uporabljene filtre.

V nasprotnem primeru se lahko zgodi, da uporabnik pri naslednjem iskanju ne vidi vseh pričakovanih zadev, ker ostanejo aktivni prejšnji pogoji iskanja.

Posebnosti in opozorila

• Filtriranje ne spreminja podatkov na zadevah.

• Filtri vplivajo samo na prikaz rezultatov.

• Več uporabljenih kriterijev pomeni ožji nabor rezultatov.

• Če rezultatov ni, preverite pravilnost vnesenih kriterijev.

• Pozabljeni filtri so eden najpogostejših razlogov, da uporabnik ne vidi pričakovanih zadev.

Najpogostejša vprašanja

Zakaj ne najdem določene zadeve?

Najprej preverite uporabljene filtre. Zadeva je lahko izključena zaradi aktivnega kriterija iskanja.

Ali lahko iščem po EMŠO?

Da. EMŠO je eden od kriterijev za iskanje zadev.

Zakaj po iskanju ne dobim nobenega rezultata?

Možno je, da je vnesen preveč omejujoč filter ali da iskani podatek ne obstaja med zadevami, do katerih imate dostop.

Ali filtriranje vpliva na druge uporabnike?

Ne. Filtriranje vpliva samo na prikaz rezultatov prijavljenega uporabnika.

Povzetek

Filtriranje zadev omogoča hitro in učinkovito iskanje zadev v modulu EVP. Uporabnik lahko uporablja različne kriterije iskanja samostojno ali v kombinaciji ter tako hitro dostopa do želenih zadev. Pravilna uporaba filtrov bistveno izboljša preglednost in učinkovitost dela v evidenci zadev.