Kaj je nivo dokumenta?

Nivo dokumenta je šifrant, s katerim lahko dokumente razvrščate glede na njihovo vsebino, pomembnost ali interno klasifikacijo.

Z uporabo nivojev dokumentov si lahko zagotovite boljšo preglednost in lažje iskanje dokumentov v dokumentnem sistemu.

Ustvarjanje novega nivoja dokumenta

Korak 1

V meniju izberite Nivo dokumenta.

Odpre se tabela z vsemi obstoječimi nivoji dokumentov.

Korak 2

Kliknite Dodaj nov zapis.

Korak 3

Vnesite naziv novega nivoja dokumenta.

Primeri nivojev:

• Splošno

• Interno

• Poslovno

• Zaupno

• Arhivsko

Korak 4

Zapis shranite.

Novi nivo dokumenta bo dodan v šifrant in pripravljen za uporabo na dokumentih.

Dodelitev nivoja dokumentu

Ko je nivo dokumenta ustvarjen, ga lahko povežete s posameznim dokumentom.

Korak 1

Odprite dokument, ki ga želite urediti.

Korak 2

V tabeli Urejanje dokumenta poiščite polje Nivo dokumenta.

Korak 3

Iz spustnega seznama izberite želeni nivo.

Korak 4

Spremembe shranite.

Izbrani nivo bo dodeljen dokumentu.

Zakaj uporabljati nivoje dokumentov?

Uporaba nivojev dokumentov omogoča:

• boljšo organizacijo dokumentacije,

• hitrejše razvrščanje dokumentov,

• enostavnejše iskanje in pregledovanje dokumentov,

• prilagoditev klasifikacije dokumentov potrebam organizacije.

Nivo dokumenta je dodatni podatek na dokumentu, ki pomaga pri sistematičnem urejanju in preglednosti dokumentnega sistema.