Namen

Funkcionalnost brisanja zadev omogoča odstranitev napačno ustvarjenih ali neustrezno evidentiranih zadev iz evidence EVP.

Brisanje zadeve je posebna funkcionalnost, ki jo je treba uporabljati previdno, saj so na zadevah lahko vezani dokumenti, zgodovina postopkov in drugi podatki, ki predstavljajo del uradne evidence poslovanja.

Pred brisanjem je zato vedno priporočljivo preveriti, ali je zadeva resnično odprta pomotoma in ali ne vsebuje podatkov, ki jih je treba hraniti.

Pot v programu

Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Več akcij

Opis funkcionalnosti

Brisanje zadeve pomeni odstranitev zadeve iz evidence EVP.

Možnost brisanja je odvisna od:

• stanja zadeve,

• povezane dokumentacije.

Ker so zadeve nosilci dokumentacije in postopkov, brisanje praviloma ni namenjeno rednemu delu uporabnikov, ampak odpravljanju napak pri evidenci.

V večini primerov je primernejše nadaljnje vodenje ali zaključitev zadeve kot njeno brisanje.

Kdaj se uporablja brisanje zadeve

Brisanje se najpogosteje uporablja v naslednjih primerih:

• pomotoma odprta zadeva,

• podvojeno odprta zadeva,

• napačno odprta zadeva brez dokumentov,

• testni zapisi, ki ne sodijo v produkcijsko evidenco.

Postopek brisanja zadeve

1. Odprite pregled zadev

V modulu Zadeve poiščite zadevo, ki jo želite odstraniti.

Po potrebi uporabite filtre ali iskanje.

2. Odprite zadevo

Odprite želeno zadevo in preverite:

• ali gre za pravilno zadevo,

• ali vsebuje dokumente,

• ali je bila vključena v postopek obravnave,

• ali je povezana z drugimi zadevami.

3. Izvedite brisanje

Če imate ustrezne pravice in so izpolnjeni vsi pogoji, uporabite funkcijo za brisanje zadeve.

Program lahko pred dokončnim brisanjem zahteva dodatno potrditev.

4. Potrdite brisanje

Po potrditvi se zadeva odstrani iz evidence oziroma postopek nadaljuje skladno z nastavitvami sistema.

Pred brisanjem preverite

Preden izbrišete zadevo, preverite:

Dokumenti na zadevi

Ali so na zadevo vezani:

• prejeta pošta,

• izdana pošta,

• interni dokumenti,

• elektronska sporočila,

• skenirane priloge.

Če dokumentacija obstaja, brisanja ni mogoče izvesti.

Povezane zadeve

Če je zadeva povezana z drugimi zadevami, brisanja ni mogoče izvesti.

Omejitve brisanja

Brisanje je mogoče samo pod določenimi pogoji:

• da je zadnja shranjena zadeva pod določeno klasifikacijo,

• da na zadevi še ni povezanih dokumentov.

Posebnosti in opozorila

• Brisanja zadev ne uporabljajte za zaključevanje postopkov.

• Zaključena zadeva ni enako kot izbrisana zadeva.

• Zadeve, ki predstavljajo uradno dokumentacijo, praviloma ostanejo v evidenci.

• Pred brisanjem vedno preverite vezane dokumente.

• Če niste prepričani, ali lahko zadevo izbrišete, se posvetujte z administratorjem ali odgovorno osebo za dokumentno poslovanje.

Najpogostejša vprašanja

Zakaj ne morem izbrisati zadeve?

Najpogostejši razlogi so:

• zadeva vsebuje povezane dokumente,

• obstaja že nova shranjena zadeva na tej klasifikaciji.

Ali lahko izbrišem zaključeno zadevo?

Ne. Zadevo, ki smo jo že posredovali v zaključek program ne dovoli brisati.

Kaj se zgodi z dokumenti na zadevi?

Zadeve, ki ima povezane dokumente, program ne dovoli brisati.

Ali lahko izbrisano zadevo obnovim?

Ne. Izbrisane zadeve se ne da obnoviti. Številka zadeve je po brisnju sproščena in jo lahko uporabimo za nov vnos.

Povzetek

Brisanje zadev je namenjeno odpravljanju napačno ustvarjenih zapisov in se uporablja le v posebnih primerih. Ker so na zadevah lahko vezani dokumenti ali pa zadeva ni zadnji vnos na izbrani klasifikaciji, je treba pred brisanjem vedno preveriti vse povezane podatke. Možnost brisanja je zelo omejena, saj lahko z brisanjem zadev povzročimo luknje v zaporednem številčenju zadev.