Referenčna navodila delovne uspešnosti v javnem sektorju
Avtor Pro-bit Developer
Zadnja posodobitev Pred približno 6 urami
Namen
Funkcionalnost Delovna uspešnost v modulu Plače je namenjena pripravi, razdelitvi, obračunu in izplačilu delovne uspešnosti zaposlenim v javnem sektorju. Omogoča izvedbo celotnega postopka, od priprave podatkov in določanja razpoložljivih sredstev do ocenjevanja zaposlenih, izvedbe korekcij ter prenosa izračunanih zneskov v obračun plač.
Funkcionalnost podpira zakonsko določena pravila za izplačevanje delovne uspešnosti ter omogoča sledljiv in nadzorovan postopek razdelitve sredstev po posameznih organizacijskih enotah, stroškovnih mestih ali vodjih.
Uporablja se predvsem za:
določanje mase sredstev za delovno uspešnost,
ocenjevanje zaposlenih po zakonsko določenih kriterijih,
evidentiranje delovne uspešnosti zaradi nadomeščanja,
evidentiranje delovne uspešnosti iz naslova projektov,
izvajanje korekcij preseženih mas,
pripravo podatkov za izplačilo,
pripravo zakonsko predpisanih obvestil zaposlenim.
Zakonska podlaga
Funkcionalnost temelji na določbah Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (ZSTSPJS), ki določa vrste delovne uspešnosti, kriterije ocenjevanja, vire financiranja, omejitve izplačil ter obveznost obveščanja zaposlenih o izplačani delovni uspešnosti.
Vrste delovne uspešnosti
V skladu z zakonodajo funkcionalnost podpira:
redno delovno uspešnost,
delovno uspešnost iz naslova prodaje blaga oziroma storitev na trgu.
Kriteriji ocenjevanja
Pri ocenjevanju zaposlenih se uporabljajo naslednji kriteriji:
kakovost,
natančnost,
samostojnost,
obseg dela,
učinkovitost dela,
nadomeščanje odsotnega delavca oziroma povečan obseg dela.
Funkcionalnost dodatno omogoča tudi ločeno razdelitev delovne uspešnosti iz naslova projektov.
Viri sredstev
Masa za delovno uspešnost se lahko oblikuje iz:
odstotka osnovnih plač,
prihrankov zaradi odsotnosti zaposlenih,
prihrankov zaradi nezasedenih delovnih mest,
sredstev projektov,
višjih prihodkov po posebnih predpisih,
nerazdeljenih sredstev iz predhodnih obdobij.
Omejitve izplačil
Funkcionalnost pri izračunih upošteva zakonske omejitve:
delovna uspešnost in nadomeščanje skupaj ne smeta presegati 30 % osnovne plače zaposlenega,
projekti lahko predstavljajo dodatnih največ 50 % osnovne plače,
skupni seštevek delovne uspešnosti in projektov ne sme preseči 50 % osnovne plače zaposlenega.
Pri vnosu podatkov sistem preverja skladnost z navedenimi omejitvami in ob prekoračitvah uporabnika opozori.
Korekcije
Če posamezna ocenjevalna enota razdeli več sredstev, kot jih ima na voljo, funkcionalnost omogoča izvedbo korekcij.
Na voljo je več vrst korekcij:
korekcija na vse kriterije,
korekcija brez kriterija nadomeščanja,
fiksna sredstva za nadomeščanje,
selektivna korekcija,
selektivna korekcija brez kriterija nadomeščanja.
Korekcije služijo uskladitvi razdeljene mase z razpoložljivo maso posamezne ocenjevalne enote.
Pot v programu
Administratorski del
Plače → Delovna uspešnost
V tem delu funkcionalnosti obračunavalci in administratorji izvajajo pripravo podatkov, obračun delovne uspešnosti, korekcije, prenose v obračun plač ter pripravo izpisov.
Ocenjevanje zaposlenih
Moj ePortal → Ocenjevanje → Ocenjevanje delovne uspešnosti
Ta del uporabljajo vodje in ocenjevalci za vnos ocen zaposlenih.
Opis funkcionalnosti
Funkcionalnost Delovna uspešnost je zasnovana kot celovit proces, v katerem sodelujejo obračunavalci, vodje in ocenjevalci.
Proces se začne s pripravo podatkov o osnovnih plačah zaposlenih. Na podlagi teh podatkov sistem izračuna maso osnovnih plač ter pripravi ocenjevalne enote glede na organizacijsko strukturo oziroma izbran način združevanja zaposlenih.
Po pripravi osnovnih podatkov se določijo viri sredstev za delovno uspešnost. Poleg mase osnovnih plač se lahko upoštevajo tudi prihranki, projektna sredstva in nerazdeljena sredstva iz predhodnih obdobij.
Vodje nato v ePortalu ocenijo zaposlene po posameznih kriterijih. V odvisnosti od nastavitev lahko vodje zgolj vnašajo ocene ali pa dodatno določajo tudi maso sredstev in izvajajo preračune.
Ko je ocenjevanje zaključeno, se po potrebi izvedejo korekcije za tiste ocenjevalne enote, ki so presegle razpoložljivo maso sredstev. Po izvedenih korekcijah se podatki prenesejo v obračun plač in pripravijo za izplačilo.
Posebnost funkcionalnosti je tudi možnost ročnega popravljanja podatkov v zavihku Osnovne plače, kjer lahko uporabnik po potrebi spremeni:
stroškovno mesto (STM),
organizacijsko enoto (OE),
ocenjevalca.
Ta možnost je namenjena predvsem posebnim primerom, ko samodejno generirani podatki ne odražajo dejanskega organizacijskega stanja. Spremembe se upoštevajo v nadaljnjih fazah postopka, vključno z ocenjevanjem, korekcijami in povzetki.
Prav tako funkcionalnost pravilno podpira zaposlene z dopolnilnim delom, kjer se osnovna plača in delež zaposlitve izračunata sorazmerno glede na normirane ure.
Arhitektura funkcionalnosti
Funkcionalnost Delovna uspešnost je sestavljena iz administratorskega dela in ocenjevalnega dela za vodje v ePortalu. Oba dela uporabljata iste podatke, vendar sta namenjena različnim uporabniškim vlogam in različnim fazam postopka delovne uspešnosti.
Administratorski del se uporablja za pripravo podatkov, določanje virov sredstev, nadzor nad postopkom ocenjevanja, izvedbo korekcij, kontrolo rezultatov ter pripravo podatkov za izplačilo.
Ocenjevalni del v ePortalu je namenjen vodjem in ocenjevalcem, ki zaposlenim dodeljujejo ocene po posameznih kriterijih.
Funkcionalnost je sestavljena iz naslednjih področij:
Nastavitve,
Osnovne plače,
Izračun DU,
Izračun korekcij,
Povzetek,
Obračunske akcije,
Ocenjevanje v ePortalu.
Administratorski del
Administratorski del vsebuje šest glavnih zavihkov, ki pokrivajo celoten proces delovne uspešnosti od priprave podatkov do izplačila zaposlenim.
Nastavitve
Zavihek Nastavitve predstavlja osnovo za delovanje funkcionalnosti.
V njem se določijo pravila, po katerih se bo izvajal celoten postopek delovne uspešnosti. Nastavitve običajno pripravimo ob uvedbi funkcionalnosti oziroma ob pomembnejših organizacijskih spremembah.
Zavihek je razdeljen na tri področja:
Osnovne nastavitve,
Razdelitev,
Pravila ocenjevanja.
V Nastavitvah se med drugim določa:
obračunsko obdobje (mesečno, trimesečno ali šestmesečno),
postavke osnovne plače,
delovna mesta, ki se ne upoštevajo,
odstotek sredstev za delovno uspešnost,
način razdelitve zaposlenih v ocenjevalne enote,
pravice vodij in ocenjevalcev,
podatki, prikazani v ePortalu.
Brez pravilno pripravljenih nastavitev nadaljnji koraki postopka ne morejo zagotoviti pravilnih rezultatov.
Osnovne plače
Zavihek Osnovne plače predstavlja prvo operativno fazo postopka.
Na podlagi podatkov iz obračuna plač sistem pripravi seznam zaposlenih, ki bodo vključeni v delovno uspešnost. Za vsakega zaposlenega pripravi podatke, ki se uporabljajo v nadaljnjih fazah postopka.
V tem zavihku se pripravljajo podatki o:
osnovni plači,
polni osnovni plači,
deležu zaposlitve,
normiranih urah,
delovnem mestu,
stroškovnem mestu,
organizacijski enoti,
ocenjevalcu,
statusih zaposlenih.
Posebnost zavihka je možnost ročnega popravljanja posameznih podatkov.
Po potrebi lahko uporabnik na izbranih vrsticah spremeni:
STM,
OE,
Ocenjevalca.
Ta možnost je namenjena predvsem posebnim organizacijskim primerom, kjer samodejno generiranje ne pripravi ustreznih rezultatov. Spremembe se nato uporabljajo v vseh nadaljnjih fazah postopka.
V tem zavihku se oblikuje tudi končna struktura ocenjevalnih enot, zato je pregled in kontrola podatkov pred nadaljevanjem postopka zelo pomembna.
Izračun DU
Zavihek Izračun DU predstavlja osrednje delovno področje funkcionalnosti.
V njem se za posamezno ocenjevalno enoto pripravijo viri sredstev in določi masa delovne uspešnosti, ki bo na voljo za ocenjevanje zaposlenih.
Poleg virov sredstev omogoča tudi:
spremljanje razpoložljive mase,
določitev obsega razdelitve,
vnos prihrankov,
spremljanje razlike med razpoložljivo in razdeljeno maso,
odpiranje ocenjevanja,
zaključevanje ocenjevanja.
V tem zavihku so prikazani tudi vsi zaposleni posamezne ocenjevalne enote z ocenami po kriterijih.
Prav tako sistem na tej stopnji izvaja ključne validacije, povezane z zakonskimi omejitvami delovne uspešnosti.
Izračun korekcij
Zavihek Izračun korekcij je namenjen uskladitvi razdeljene mase z razpoložljivimi sredstvi.
Uporablja se po zaključku ocenjevanja in pred pripravo izplačila.
Korekcije se izvajajo samo za tiste ocenjevalne enote, ki so razdelile več sredstev, kot so jih imele na voljo.
Funkcionalnost omogoča več različnih načinov korekcije, ki jih organizacija izbere glede na svoja pravila in način izvajanja delovne uspešnosti.
Rezultat korekcije so usklajeni odstotki oziroma zneski delovne uspešnosti, ki jih je mogoče uporabiti za izplačilo.
Povzetek
Zavihek Povzetek omogoča pregled podatkov na nivoju celotne organizacije.
Gre za kontrolni pregled vseh ocenjevalnih enot in vseh izračunov, pripravljenih v prejšnjih fazah postopka.
V Povzetku so zbrani podatki o:
skupnih virih sredstev,
skupni razpoložljivi masi,
določeni masi,
razdeljenih sredstvih,
rezultatih korekcij,
stanju posameznih ocenjevalnih enot.
Povzetek se praviloma uporablja kot zadnja kontrolna točka pred prenosom podatkov v obračun plač.
Obračunske akcije
Zavihek Obračunske akcije vsebuje funkcionalnosti, povezane z zaključkom postopka delovne uspešnosti.
Z njim se pripravljajo podatki za dejansko izplačilo zaposlenim.
Na voljo so naslednje funkcionalnosti:
Prenos na obračun,
Uvoz prihrankov,
Prenos nerazdeljenih sredstev,
Izpisi,
Brisanje podatkov.
Poleg priprave izplačila omogoča tudi pripravo uradnih obvestil, ki jih mora delodajalec zagotoviti zaposlenim po izvedenem izplačilu delovne uspešnosti.
Ocenjevanje v Moj ePortal
Ocenjevanje zaposlenih se izvaja v ePortalu.
Za razliko od administratorskega dela gre za poenostavljen uporabniški vmesnik, ki je namenjen vodjem in drugim ocenjevalcem.
Vodja v ePortalu vidi samo podatke, do katerih ima pravico dostopa. Obseg prikazanih podatkov in dovoljenih aktivnosti določa obračunavalec v nastavitvah funkcionalnosti.
V ePortalu lahko ocenjevalec:
pregleduje zaposlene svoje enote,
vnaša ocene po posameznih kriterijih,
spremlja porabo razpoložljive mase,
izvaja preračune,
shranjuje spremembe,
zaključi ocenjevanje.
Ocenjevalec na nivoju podjetja uporablja enak obrazec, vendar lahko izbira med vsemi ocenjevalnimi enotami v organizaciji.
Povezanost posameznih področij
Posamezni zavihki se uporabljajo v točno določenem zaporedju.
Postopek se običajno izvaja v naslednjem vrstnem redu:
Nastavitve.
Osnovne plače.
Izračun DU.
Ocenjevanje v ePortalu.
Izračun korekcij.
Povzetek.
Obračunske akcije.
Podatki se med posameznimi fazami prenašajo naprej, zato je pomembno, da je vsak korak ustrezno zaključen in preverjen pred nadaljevanjem na naslednjo stopnjo postopka.
Vloge v procesu
Pri izvajanju delovne uspešnosti sodelujejo tri uporabniške vloge:
obračunavalec oziroma administrator,
ocenjevalec oziroma vodja,
ocenjevalec na nivoju podjetja.
Vsaka vloga ima svoje naloge, odgovornosti in obseg dostopov. Razumevanje posameznih vlog je pomembno za pravilno organizacijo postopka delovne uspešnosti in pripravo ustreznih uporabniških pravic.
Obračunavalec oziroma administrator
Obračunavalec vodi celoten postopek delovne uspešnosti in je odgovoren za pripravo podatkov, spremljanje izvajanja ocenjevanja ter pripravo podatkov za izplačilo.
Dela v funkcionalnosti:
Plače → Delovna uspešnost.
Ključne naloge obračunavalca
Obračunavalec:
pripravi in pregleda nastavitve funkcionalnosti,
generira podatke v zavihku Osnovne plače,
preveri pravilnost organizacijske strukture,
preveri pravilnost ocenjevalcev,
po potrebi izvede ročne popravke STM, OE ali ocenjevalca,
pripravi vire sredstev,
določa maso delovne uspešnosti,
odpira ocenjevanje,
spremlja potek ocenjevanja,
zaključuje ocenjevanje,
izvaja korekcije,
preverja rezultate v Povzetku,
pripravlja podatke za obračun plač,
izvaja prenos na obračun,
preverja uspešnost prenosa,
pripravlja izpise in obvestila,
po potrebi briše ali ponovno pripravlja podatke.
Obseg dostopa
Obračunavalec ima dostop do vseh zavihkov funkcionalnosti:
Nastavitve,
Osnovne plače,
Izračun DU,
Izračun korekcij,
Povzetek,
Obračunske akcije.
Prav tako lahko izvaja skupinske akcije nad več enotami hkrati, kot so:
odpiranje ocenjevanja za vse enote,
zaključevanje ocenjevanja za vse enote,
izvedba korekcij za vse zaključene enote,
prenos nerazdeljenih sredstev,
priprava skupnih izpisov.
Odgovornost obračunavalca
Obračunavalec je odgovoren za pravilnost podatkov pred začetkom ocenjevanja.
Priporočljivo je, da pred odpiranjem ocenjevanja preveri predvsem:
zaposlene brez ocenjevalca,
zaposlene z deležem zaposlitve 0,
zaposlene z več delovnimi mesti,
pravilnost STM in OE,
posebne statuse zaposlenih,
pravilnost virov sredstev.
Napake, ki ostanejo neopažene na začetku postopka, se praviloma prenesejo tudi v kasnejše faze ocenjevanja in izplačila.
Ocenjevalec oziroma vodja
Vodja ocenjuje zaposlene, ki so mu dodeljeni v okviru njegove ocenjevalne enote.
Dela v:
Moj ePortal → Ocenjevanje → Ocenjevanje delovne uspešnosti.
Vodja ne uporablja administratorskih zavihkov funkcionalnosti, temveč dela izključno v ePortalu.
Ključne naloge vodje
Naloge vodje so:
pregled zaposlenih svoje enote,
ocenjevanje zaposlenih po posameznih kriterijih,
spremljanje razpoložljive mase,
spremljanje razdeljene mase,
shranjevanje ocen,
zaključek ocenjevanja.
Odvisno od nastavitev sistema lahko vodja izvaja tudi dodatne aktivnosti.
Možni načini dela vodje
Funkcionalnost omogoča tri različne načine dela vodje, kateri so nastavljivi v nastavitvah Delovne uspešnosti (zavihek Pravila ocenjevanja).
Samo vnos ocen
Vodja lahko:
vidi zaposlene svoje enote,
vnaša ocene po kriterijih,
spremlja izračune.
Ne more pa spreminjati:
virov sredstev,
mase delovne uspešnosti,
korekcij.
Ocene, preračun, mase in zneski
Vodja lahko poleg ocen ureja tudi:
prihranke,
odstotek prihrankov,
določen obseg mase DU,
preračune mase.
Ocene, preračun, mase, zneski in korekcija
Vodja ima najširši obseg pravic.
Poleg vseh zgoraj navedenih možnosti lahko izvaja tudi korekcije za svojo ocenjevalno enoto.
Kaj vodja vidi
Prikaz podatkov je odvisen od nastavitev, ki jih pripravi obračunavalec.
Vodja lahko vidi:
delovno mesto,
stroškovno mesto,
organizacijsko enoto,
osnovno plačo,
odstotke delovne uspešnosti,
posamezne vrste delovne uspešnosti,
posebne statuse zaposlenih.
Prikaz posameznih stolpcev ni enak pri vseh organizacijah, saj ga določi obračunavalec v nastavitvah funkcionalnosti.
Ocenjevalec na nivoju podjetja
Ocenjevalec na nivoju podjetja uporablja enak obrazec kot običajni vodja, vendar ima širši dostop do podatkov.
Dela v:
Moj ePortal → Ocenjevanje → Ocenjevanje delovne uspešnosti.
Ključna razlika glede na vodjo
Navaden vodja vidi samo svojo ocenjevalno enoto.
Ocenjevalec na nivoju podjetja lahko izbira med vsemi ocenjevalnimi enotami, ki so vključene v delovno uspešnost.
To pomeni, da lahko:
ocenjuje zaposlene različnih vodij,
nadomešča odsotnega vodjo,
izvaja kontrolo ocenjevanja,
sodeluje pri organizacijsko zahtevnejših postopkih ocenjevanja.
Kdaj se običajno uporablja
Ta vloga se najpogosteje uporablja v primerih:
daljše odsotnosti vodje,
bolniške odsotnosti vodje,
organizacijskih reorganizacij,
centraliziranega ocenjevanja,
dodatnega nadzora nad izvedbo ocenjevanja.
Posebnosti
V organizaciji je lahko določenih več ocenjevalcev na nivoju podjetja hkrati.
Priporočljivo je, da več uporabnikov ne ureja iste ocenjevalne enote istočasno, saj lahko pride do prepisovanja podatkov ali izgube sprememb.
Sodelovanje med vlogami
Postopek delovne uspešnosti poteka zaporedno in zahteva sodelovanje vseh vlog.
Obračunavalec pripravi podatke in odpre ocenjevanje.
Vodje oziroma ocenjevalci nato vnesejo ocene zaposlenih in zaključijo svoje ocenjevanje.
Po zaključku ocenjevanja obračunavalec:
izvede potrebne korekcije,
pripravi podatke za obračun,
izvede prenose,
pripravi izpise in obvestila.
Uspešna izvedba postopka delovne uspešnosti je zato odvisna od pravilnega sodelovanja vseh uporabniških vlog ter pravočasnega izvajanja posameznih aktivnosti.
Potek postopka
Postopek delovne uspešnosti se praviloma izvaja v več medsebojno povezanih fazah. Posamezne faze se izvajajo v točno določenem zaporedju, saj se podatki iz enega koraka uporabljajo v naslednjih korakih postopka.
Priporočljivo je, da se pred začetkom ocenjevanja preverijo vsi podatki v funkcionalnosti, saj kasnejši popravki pogosto zahtevajo ponovno pripravo posameznih faz postopka.
Podroben postopek si lahko ogledate v procesnem delu navodil za delovno uspešnost:
https://help.pro4erp.com/sl/help/articles/0396415-procesna-navodila-du-za-obracunavalca
https://help.pro4erp.com/sl/help/articles/4559000-procesna-navodila-du-za-ocenjevalca
Ključni pojmi
Za lažje razumevanje funkcionalnosti Delovna uspešnost je priporočljivo poznati ključne izraze, ki se uporabljajo skozi celoten postopek. Ti pojmi se pojavljajo v vseh fazah procesa, od priprave podatkov do izplačila delovne uspešnosti.
Delovna uspešnost (DU)
Delovna uspešnost predstavlja del plače, ki se zaposlenemu dodeli na podlagi ocenjevanja njegovega dela oziroma na podlagi drugih zakonsko določenih kriterijev. Funkcionalnost omogoča pripravo, razdelitev, korekcije in prenos delovne uspešnosti v obračun plač.
Osnovna plača (OP)
Osnovna plača je osnova za izračun delovne uspešnosti.
Na podlagi osnovne plače se:
oblikuje masa sredstev za delovno uspešnost,
izračunavajo omejitve delovne uspešnosti,
izračunavajo posamezni zneski delovne uspešnosti zaposlenih.
V funkcionalnosti se uporablja več pojmov, povezanih z osnovno plačo:
OP – izračunana osnovna plača posamezne vrstice,
Polna OP – osnovna plača pri polni zaposlitvi,
Masa osnovnih plač – skupna vrednost osnovnih plač zaposlenih v posamezni ocenjevalni enoti.
Masa delovne uspešnosti
Masa delovne uspešnosti predstavlja skupni znesek sredstev, ki je na voljo za razdelitev zaposlenim v določenem obdobju.
Njena višina je odvisna od:
mase osnovnih plač,
prihrankov,
projektnih sredstev,
nerazdeljenih sredstev iz predhodnih obdobij,
drugih virov sredstev, ki jih določa zakonodaja.
Masa DU iz osnovnih plač
Predstavlja del mase delovne uspešnosti, ki nastane iz zakonsko določenega odstotka osnovnih plač zaposlenih.
Gre za minimalni obseg sredstev, ki mora biti vključen v delovno uspešnost.
Prihranki
Prihranki predstavljajo sredstva, ki nastanejo zaradi:
odsotnosti zaposlenih,
nezasedenih delovnih mest,
drugih organizacijskih okoliščin, ki povzročijo nižje stroške dela.
Del prihrankov se lahko vključi v maso delovne uspešnosti. Delež vključitve določa odstotek prihrankov.
Odstotek prihrankov
Odstotek prihrankov določa, kolikšen delež evidentiranih prihrankov se prenese v maso delovne uspešnosti.
V funkcionalnosti velja omejitev:
najmanj 50 %,
največ 100 %.
Nerazdeljena sredstva
Nerazdeljena sredstva predstavljajo del razpoložljive mase, ki v posameznem obdobju ni bil razdeljen zaposlenim.
Takšna sredstva:
ne izginejo,
se lahko prenesejo v naslednje obdobje,
predstavljajo dodaten vir sredstev pri naslednjem obračunu delovne uspešnosti.
Razpoložljiva masa DU
Razpoložljiva masa DU predstavlja skupni znesek sredstev, ki ga ima posamezna ocenjevalna enota na voljo za razdelitev zaposlenim.
Sestavljena je iz:
mase DU iz osnovnih plač,
mase DU iz prihrankov,
nerazdeljenih sredstev,
drugih virov sredstev.
Določen obseg mase DU
Predstavlja znesek, ki ga organizacija oziroma vodja dejansko namerava razdeliti zaposlenim v posameznem obdobju.
Vrednost:
ne sme biti nižja od mase DU iz osnovnih plač,
ne sme presegati razpoložljive mase DU.
Če ni porabljena celotna razpoložljiva masa, se preostanek prenese med nerazdeljena sredstva.
Ocenjevalna enota
Ocenjevalna enota predstavlja skupino zaposlenih, ki jih ocenjuje isti ocenjevalec.
Način oblikovanja ocenjevalnih enot je odvisen od nastavitev funkcionalnosti.
Združevanje lahko temelji na:
organizaciji,
organizacijski enoti,
stroškovnem mestu,
vodji iz kadrovske evidence.
Ocenjevalec
Ocenjevalec je uporabnik, ki izvaja ocenjevanje zaposlenih v postopku delovne uspešnosti.
To je lahko:
vodja,
ocenjevalec na nivoju podjetja.
Ocenjevalec je praviloma določen na podlagi kadrovske evidence, po potrebi pa ga je mogoče ročno popraviti v zavihku Osnovne plače.
Korekcija
Korekcija je postopek usklajevanja razdeljene mase z razpoložljivo maso delovne uspešnosti.
Izvaja se takrat, ko je posamezna ocenjevalna enota razdelila več sredstev, kot jih je imela na voljo.
Funkcionalnost omogoča več vrst korekcij, ki se med seboj razlikujejo glede na način obravnave posameznih kriterijev.
Korekcijski faktor
Korekcijski faktor predstavlja razmerje med razpoložljivo maso in prvotno razdeljeno maso delovne uspešnosti.
Uporablja se za sorazmerno prilagoditev odstotkov oziroma zneskov zaposlenih.
Korekcijski faktor se izračuna za posamezno ocenjevalno enoto in ne za celotno organizacijo.
Projekti
Projekti predstavljajo posebno kategorijo delovne uspešnosti, ki se vodi ločeno od redne delovne uspešnosti.
Pri določenih vrstah korekcij se projektni odstotki ne korigirajo.
Delež zaposlitve
Delež zaposlitve predstavlja razmerje med normiranimi urami zaposlenega in polno mesečno normo.
Podatek se uporablja pri izračunu:
osnovne plače,
mase delovne uspešnosti,
deleža posamezne vrstice pri zaposlenih z več delovnimi mesti.
Normirane ure
Normirane ure predstavljajo število ur, ki se upoštevajo pri izračunu osnovne plače in deleža zaposlitve.
Pri izračunu se upoštevajo ure iz postavk, ki v obračunu vplivajo na fond ur.
Delovno mesto (DM)
DM predstavlja delovno mesto zaposlenega.
Če ima zaposleni več delovnih mest, lahko funkcionalnost za istega zaposlenega ustvari več vrstic, ki se nato ocenjujejo ločeno.
Stroškovno mesto (STM)
STM predstavlja stroškovno mesto, na katerega je razporejena posamezna vrstica zaposlenega.
V posebnih primerih ga je mogoče ročno popraviti v zavihku Osnovne plače.
Organizacijska enota (OE)
OE predstavlja organizacijsko enoto, v katero je uvrščen zaposleni.
Podatek vpliva na organizacijo ocenjevanja in prikaze v posameznih pregledih ter izpisih.
Po potrebi ga je mogoče ročno popraviti v zavihku Osnovne plače.
Rekapitulacija
Rekapitulacija je zbirni izpis obračuna plač, ki se uporablja za kontrolo uspešnosti prenosa delovne uspešnosti v obračun.
Po izvedenem prenosu je priporočljivo primerjati:
vrednosti v Povzetku delovne uspešnosti,
vrednosti v Rekapitulaciji obračuna plač.
Status zaposlenega
Status predstavlja dodatne informacije o zaposlenem, ki so pomembne pri izvajanju delovne uspešnosti.
Med najpogostejšimi statusi so:
SD,
OD,
MD,
INV.,
POK. REHAB.,
SDČ,
SZ.
Pomen posameznih statusov je podrobneje opisan v poglavju Legenda statusov.
Najpogostejša vprašanja
Kaj se zgodi, če ne izvedem koraka Osnovne plače?
Funkcionalnost Delovna uspešnost temelji na podatkih, pripravljenih v zavihku Osnovne plače. Če podatki niso generirani oziroma preverjeni, ni mogoče pravilno pripraviti Izračuna DU, določiti ocenjevalcev ali odpreti ocenjevanja.
Ali lahko po generiranju Osnovnih plač popravim podatke?
Da.
V zavihku Osnovne plače je omogočeno ročno popravljanje naslednjih podatkov:
STM,
OE,
Ocenjevalec.
Popravki so namenjeni predvsem posebnim primerom, ko samodejno generirani podatki ne odražajo dejanskega organizacijskega stanja.
Kako izvedem ročni popravek STM, OE ali ocenjevalca?
Odprite zavihek Osnovne plače.
Kliknite Uredi podatke.
Označite eno ali več vrstic.
Izberite novo vrednost za STM, OE in/ali Ocenjevalca.
Kliknite Nastavi na izbranih.
Potrdite obvestilo.
Kliknite Shrani spremembe.
Kako prepoznam, da je bila vrstica ročno popravljena?
Pri ročno popravljenih vrsticah se prikaže oznaka ročnega popravka, vrstica pa je tudi vizualno drugače označena.
Ali se ročni popravki prenesejo v nadaljnje faze postopka?
Da.
Ročno popravljeni STM, OE in Ocenjevalec se uporabljajo tudi v:
Izračunu DU,
Povzetku,
ePortalu,
nadaljnjih fazah ocenjevanja.
Zakaj zaposlenega ne vidim med ocenjevanjem?
Možnih je več razlogov:
zaposlenemu ni določen ocenjevalec,
zaposleni je bil izključen iz izračuna,
vrstica ni aktivna,
zaposleni je dodeljen drugemu ocenjevalcu,
podatki v Osnovnih plačah niso pravilni.
Priporočljivo je preveriti podatke v zavihku Osnovne plače.
Zakaj istega zaposlenega vidim večkrat?
To je običajno pravilno.
Če ima zaposleni:
več delovnih mest,
več stroškovnih mest,
več razporeditev,
lahko funkcionalnost pripravi več ločenih vrstic, ki se ocenjujejo ločeno.
Zakaj je zaposleni prikazan pri več ocenjevalcih?
Če ima zaposleni več vrstic z različnimi stroškovnimi mesti oziroma različnimi ocenjevalci, se posamezne vrstice razdelijo med ustrezne ocenjevalce. Takšno obnašanje je pričakovano in pravilno.
Kaj pomeni delež zaposlitve 0?
Delež zaposlitve 0 ni nujno napaka.
Primeri:
delovno mesto v tem obdobju ni bilo aktivno,
zaposleni je imel posebno obliko dela,
ni bilo normiranih ur za konkretno vrstico.
Priporočljivo je, da se vsak tak primer preveri individualno.
Kako se obravnava dopolnilno delo?
Zaposleni z dopolnilnim delom se obravnavajo enako kot ostali zaposleni.
Osnovna plača se izračuna sorazmerno glede na normirane ure in delež zaposlitve.
Ali lahko vodja spreminja maso delovne uspešnosti?
Odvisno od nastavitev funkcionalnosti.
Vodja lahko:
samo ocenjuje,
ocenjuje in upravlja maso,
ocenjuje, upravlja maso ter izvaja korekcije.
Pravice določa obračunavalec v nastavitvah funkcionalnosti.
Zakaj ne morem spreminjati virov sredstev?
Če je ocenjevanje že odprto, so viri sredstev zaklenjeni.
V tem primeru se prikaže stanje:
Masa je zaklenjena med ocenjevanjem.
Kaj pomeni Razlika v Izračunu DU?
Razlika predstavlja razliko med:
določenim obsegom mase DU,
dejansko razdeljeno maso DU.
Pozitivna vrednost pomeni, da vsa sredstva niso bila porabljena.
Negativna vrednost pomeni, da je bilo razdeljenih več sredstev, kot je bilo na voljo.
Kaj pomeni rdeča vrstica pri zaposlenem?
Najpogosteje pomeni, da so bile presežene zakonske omejitve delovne uspešnosti.
Ob shranjevanju sistem takšne podatke zavrne.
Zakaj ne morem shraniti ocen?
Najpogostejši razlog je prekoračitev zakonske omejitve.
Vsota odstotkov delovne uspešnosti in nadomeščanja ne sme presegati 30 % osnovne plače zaposlenega.
Kaj se zgodi, če ne porabim celotne mase?
Neporabljeni del sredstev ostane kot nerazdeljeno sredstvo.
To sredstvo je mogoče prenesti v naslednje obdobje.
Ali korekcija poveča izplačila zaposlenim?
Ne.
Korekcija deluje samo navzdol.
Njen namen je zmanjšanje previsoko razdeljene mase na dovoljeno raven.
Kdaj moram izvesti korekcijo?
Korekcijo je treba izvesti takrat, ko je posamezna ocenjevalna enota razdelila več sredstev, kot jih ima na voljo.
Ali se korekcija izvaja za celotno organizacijo?
Ne.
Korekcijski faktor se izračuna za vsako ocenjevalno enoto posebej.
Ali se projekti korigirajo?
Odvisno od izbrane vrste korekcije.
Pri določenih korekcijah se projektni odstotki ne korigirajo.
Kaj pomeni korekcijski faktor?
Korekcijski faktor je razmerje med:
razpoložljivo maso,
prvotno razdeljeno maso.
Na podlagi tega faktorja se odstotki zaposlenih ustrezno prilagodijo.
Zakaj se znesek v Povzetku ne ujema z obračunom plač?
Najpogostejši razlogi:
prenos ni bil uspešen za vse zaposlene,
zaposleni ni imel ustrezne postavke v obračunu,
zaposleni ni bil prisoten v ciljnem obračunu,
po prenosu ni bil izveden preračun plač.
Kaj pomeni sporočilo »Obračun za delavca ne obstaja«?
To pomeni, da zaposleni ni bil najden v ciljnem obračunu plač oziroma nima ustrezne postavke za prenos.
Najpogosteje gre za primere, ko je med obdobjem obračuna in obdobjem izplačila prenehalo delovno razmerje.
Ali zaposleni izgubi pravico do delovne uspešnosti, če medtem prekine delovno razmerje?
Ne.
Če je bil vključen v obdobje, za katero se delovna uspešnost obračunava, mu pravica pripada tudi po prenehanju delovnega razmerja.
Kaj pomeni oznaka SZ?
SZ pomeni sindikalni zaupnik.
Oznaka služi kot opomnik pri ocenjevanju, da je potrebno upoštevati drugačna pravila za ocenjevanje (običajno, da je deležen vsaj 5% DU).
Ali funkcionalnost samodejno preverja minimalni odstotek za sindikalnega zaupnika?
Ne.
Funkcionalnost prikaže oznako SZ, ne preverja pa minimalnega odstotka, ki ga določi organizacija.
Kaj se zgodi z nerazdeljenimi sredstvi?
Nerazdeljena sredstva se lahko prenesejo v naslednje obdobje in se uporabijo kot dodatni vir sredstev za nov obračun delovne uspešnosti.
Ali lahko več ocenjevalcev hkrati ocenjuje isto enoto?
To ni priporočljivo.
Če več uporabnikov istočasno ureja isto ocenjevalno enoto, lahko pride do prepisovanja podatkov oziroma izgube sprememb.
Ali se sistem samodejno osveži po spremembi kadrovskih podatkov?
Ne.
Po spremembah v kadrovski evidenci je treba praviloma ponovno pripraviti oziroma osvežiti podatke v funkcionalnosti Delovna uspešnost.
Ali lahko uporabljam funkcionalnost za tromesečno ocenjevanje?
Da, vendar mora biti tak način obračunavanja usklajen z organizacijskimi pravili in zakonodajnimi zahtevami. Nastavitev obdobja se določa v nastavitvah funkcionalnosti.
Kje priporočamo začeti pri iskanju napake?
V večini primerov priporočamo naslednje zaporedje preverjanja:
Osnovne plače.
Izračun DU.
Korekcije.
Povzetek.
Prenos na obračun.
Poročilo prenosa.
Rekapitulacija obračuna plač.
To zaporedje običajno najhitreje pokaže, v kateri fazi postopka je prišlo do nepravilnosti.