Revizijska sled

Kaj je Revizijska sled?

Revizijska sled (Audit Trail) je orodje v modulu Administracija, ki omogoča pregled celotne zgodovine sprememb objektov v sistemu PRO.4 ERP. Za vsak zapis v sistemu (partner, delavec, uporabnik itd.) je mogoče preveriti, kdaj je bila sprememba izvedena, kdo jo je izvedel in na katerem objektu.

Revizijska sled je ključna za:

• Sledljivost sprememb — vedno veste, kdo je kaj spremenil in kdaj

• Varnostne preglede — odkrivanje nepooblaščenih ali sumljivih aktivnosti

• Podporo in odpravljanje težav — hitro lociranje napak ali neželenih sprememb

• Skladnost s predpisi — dokumentiranje dostopov in sprememb za revizijske namene

Dostop do Revizijske sledi

Revizijsko sled najdete v levem meniju pod:

Administracija → Revizijska sled

Dostop do tega razdelka je omejen. Revizijsko sled lahko uporabljajo:

• Sistemski administratorji PRO-BIT (lastniki produkta) — imajo dostop vedno

• Administratorji na strani stranke — če jim je dostop dodeljen

• Pooblaščene osebe na strani stranke — npr. interni revizorji ali skrbniki sistema, katerim je dostop eksplicitno dodeljen

Ker revizijska sled vsebuje podatke o aktivnostih uporabnikov in lahko vključuje osebne podatke, je upravljanje dostopa do nje vezano na GDPR (Uredba EU 2016/679) o varstvu osebnih podatkov. Dostop smejo imeti le osebe, ki imajo za to legitimno podlago in so ustrezno pooblaščene s strani upravljavca podatkov (podjetja, ki sistem uporablja).

Iskanje in filtriranje zapisov

Na vrhu strani se nahaja obrazec za filtriranje, ki omogoča iskanje po naslednjih kriterijih:

Datum od / Datum do

Določite časovno obdobje, za katerega želite pregledati spremembe. Privzeto je nastavljeno na zadnjih 7 dni.

Uporabnik

Izberite ali vpišite uporabnika, katerega aktivnosti vas zanimajo. Polje podpira iskanje po uporabniškem imenu.

Razred spremembe

Filtrirajte po vrsti objekta oziroma akciji (npr. CRMPartner_Edit, NAROf_Edit, CBWorker_Edit, ADUser_Edit). To polje vam omogoča iskanje po specifičnih tipih sprememb.

Direkten dostop po ID objekta

Če poznate točen ID objekta (UUID), ga lahko vnesete neposredno v polje ID objekta in kliknete Potrdi za takojšen dostop do zgodovine tega zapisa.

Seznam rezultatov

Po kliku na Filtriraj se prikažejo zapisi, ki ustrezajo izbranim kriterijem. Tabela vsebuje naslednje stolpce:

S klikom na ikono očesa pri posameznem zapisu se odpre podrobna zgodovina tega objekta.

Pogled na zgodovino posameznega objekta

S klikom na ikono pri posameznem zapisu v tabeli se odpre stran Zgodovina objekta, ki prikazuje celotno revizijsko zgodovino izbranega objekta. Na vrhu strani je prikazan UUID objekta za referenco.

Leva stran — seznam sprememb

Tabela na levi strani vsebuje kronološki seznam vseh zabeleženih dogodkov za ta objekt:

S klikom na posamezno vrstico v tabeli se na desni strani prikažejo podrobnosti te konkretne spremembe.

Desna stran — podrobnosti spremembe

Ko izberete posamezen vnos, se na desni prikažejo spremenjena polja z vrednostmi:

Primer: Pri prvem shranjevanju (tip save) so vse stare vrednosti prikazane kot /, nova vrednost pa vsebuje vnesene podatke — npr. ime, priimek, e-poštni naslov, naslov in šifra delavca.

Navigacija med vnosi

Vrnete se na seznam z gumbom Nazaj v zgornjem desnem kotu strani.

Omejitve filtriranja

Pri iskanju po revizijski sledi veljajo naslednje obvezne omejitve:

Datumsko obdobje je obvezno. Polji "Datum od" in "Datum do" morata biti vedno izpolnjeni — brez njiju iskanje ni mogoče.

Vsaj en dodaten filter je obvezen. Poleg datumskega obdobja mora biti izpolnjeno vsaj eno od naslednjih polj: Uporabnik, Razred spremembe ali Modul. Iskanje zgolj po datumu (brez dodatnega filtra) ni dovoljeno. To preprečuje preobremenitev sistema z preširokimi poizvedbami.

"Datum od" mora biti pred "Datum do". Če je začetni datum novejši od končnega, sistem prijavi napako.

Največje časovno obdobje je 7 dni. Razlika med "Datum od" in "Datum do" ne sme presegati 7 dni. Za pregled daljšega obdobja je potrebno iskanje razdeliti na več manjših intervalov.

Nasvet: Če iščete zgodovino konkretnega objekta in poznate njegov UUID, uporabite polje Direkten dostop po ID objekta — ta pot nima omejitve 7 dni in ne zahteva dodatnih filtrov.

Tehnične opombe

• Revizijska sled beleži spremembe na ravni posameznih polj.

• Vsak zapis je identificiran z UUID-jem, ki je nespremenljiv skozi celoten življenjski cikel objekta.

• Zapisi so shranjeni dolgoročno in niso vezani na aktivnost samega objekta — tudi izbrisani objekti ohranijo svojo revizijsko zgodovino.

Pogosta vprašanja (FAQ)

Kdo je spremenil določen zapis? Uporabite direkten dostop — v polje "ID objekta" vnesite UUID zapisa in kliknite Potrdi. V zgodovini objekta bo v stolpcu "Uporabnik" pri vsaki spremembi razvidno, kdo jo je izvedel.

Zakaj ne vidim podatkov starejših od 7 dni? Filtriranje je omejeno na največ 7 dni naenkrat, da se prepreči preobremenitev sistema. Če potrebujete pregled daljšega obdobja, ponovite iskanje z drugačnim datumskim intervalom. Alternativno uporabite direkten dostop po UUID objekta — ta omejitve nima.

Zakaj nimam dostopa do razdelka Revizijska sled? Dostop do revizijske sledi je omejen in vezan na GDPR. Dostop imajo samo sistemski administratorji PRO-BIT ter tiste osebe na strani stranke, ki jim je dostop eksplicitno dodeljen. Za pridobitev dostopa se obrnite na svojega administratorja sistema ali na podporo PRO-BIT.

Kako najdem zgodovino objekta, ki je bil izbrisan? Revizijska sled hrani zgodovino tudi za izbrisane objekte. Če poznate UUID objekta, ga vnesite v polje "Direkten dostop po ID objekta" — zgodovina bo dostopna ne glede na to, ali objekt v sistemu še obstaja.

Kaj pomeni tip save v primerjavi z update? Tip save označuje, da je bil zapis prvič ustvarjen in shranjen — stare vrednosti polj pri tem vnosu so zato prikazane kot /. Tip update označuje naknadne spremembe obstoječega zapisa, kjer sta prikazani tako stara kot nova vrednost.

Zakaj moram poleg datuma vnesti še en filter? Iskanje samo po datumu bi vrnilo preveliko količino podatkov in obremenilo sistem. Zato je obvezno vsaj eno dodatno merilo: Uporabnik, Razred spremembe ali Modul.

Ključne besede

revizijska sled, audit trail, audit log, zgodovina objekta, zgodovina sprememb, sledenje sprememb, kdo je spremenil, spremembe v sistemu, administracija, pregled zgodovine, varnostni pregled, dostop, omejitve iskanja