🗑️ Uničevanje dokumentov v dokumentnem sistemu

V Dokumentnem sistemu je na voljo funkcionalnost za kontrolirano uničevanje dokumentov.
Ta funkcionalnost omogoča, da se dokumenti izbrišejo na nadzorovan način in z ustvarjenim zapisnikom o uničenju.

⚠️ Pomembno:
Funkcionalnost lahko uporabljajo samo uporabniki, ki imajo posebno pravico za uničevanje dokumentov.

Če pravice še nimate, jo lahko uredi Pro-bit. Pošljite zahtevek na: podpora@pro-bit.si.

📂 Dostop do funkcionalnosti

1. V levem meniju izberite Uničevanje dokumentov 🗑️

2. Program prikaže opozorilo o postopku uničenja

3. Kliknite Da, če želite nadaljevati

⚙️ Priprava uničenja dokumentov

Odpre se tabela, kjer določite parametre uničenja:

• 📄 Tip dokumenta za zapisnik
  (na ta tip dokumenta se shrani zapisnik o uničenju)

• 📁 Tip dokumentov za uničenje
  (dokumenti tega tipa bodo vključeni v uničenje)

• 📅 Datum do katerega se izvede uničenje

Ko nastavitve potrdite:

• sistem samodejno ustvari zapisnik o uničenju

• dokumenti se pripravijo v paket za uničenje

📊 Nadzorna plošča

Na nadzorni plošči dokumentnega sistema si lahko dodate pregled:

📦 Paketi dokumentov za uničenje

V tem pregledu vidite:

• 📅 Datum priprave paketa

• 📄 Število dokumentov, ki čakajo na uničenje

• ⏳ Zadnji dan pred uničenjem
  (uničenje je možno šele 30 dni po pripravi zapisnika)

• 🔍 Ogled zapisnika

• ↩️ Možnost razveljavitve uničenja

📑 Zapisnik o uničenju

Ob pripravi uničenja sistem ustvari zapisnik o uničenju, ki se shrani v dokumentnem sistemu.

Če uporabnik:

• razveljavi uničenje ↩️
  → zapisnik se deaktivira
  → zapisnik ni več viden v tabeli dokumentov

🔒 Zaklepanje dokumentov

Dokumenti, ki so vključeni v paket za uničenje:

• so zaklenjeni 🔒

• nalaganje novih verzij ni možno

Če se uničenje razveljavi:

• se dokumenti odklenejo

• ponovno je možno:

  • urejanje dokumentov

  • nalaganje novih verzij

🤖 Samodejno uničenje

Po preteku 30 dni od priprave zapisnika:

• program ob naslednjem vstopu uporabnika na nadzorno ploščo

• samodejno izvede uničenje dokumentov

Po uničenju:

• dokumenti dobijo status neaktiven

• vidni so samo ob izbiri Prikaži tudi neaktivne

• dokumenti ostanejo zaklenjeni

• predogled dokumenta ni več mogoč

⚠️ Pomembno opozorilo

❗ Postopek uničenja je nepovraten.
Po izvedbi uničenja dokumentov ni več mogoče pregledovati ali obnoviti.