PRO.4 DOD- FAKTURE ZZZS
Ta funkcionalnost omogoča enostavno obvladovanje vseh potrebnih korakov za izdajanje faktur na ZZZS, kar pripomore k zagotavljanju skladnosti z zakonodajo in pravilnemu obračunavanju storitev dolgotrajne oskrbe.
Avtor Pro-bit Developer
Zadnja posodobitev Pred 20 dnevi
Kaj so fakture ZZZS in zakaj so pomembne?
Faktura ZZZS je dokument, ki ga izvajalci storitev dolgotrajne oskrbe pošljejo na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS), da bi izvedli obračun opravljenih storitev. Faktura vključuje podatke o vrsti storitve, številu opravljenih ur, izvajanju nalog ter drugih potrebnih informacijah za obračun.
Fakture ZZZS so pomembne, ker:
Zagotavljajo, da bodo vse opravljene storitve pravilno obračunane.
Omogočajo pravočasno poročanje o opravljenih storitvah.
So ključni dokument za povračilo stroškov za izvajanje storitev.
Za potrebe fakturiranja v sklopu dolgotrajne oskrbe so pripravljeni 4 tipi dokumentov:
DFZ | Dolgotrajna oskrba ZZZS faktura |
DZD | Dolgotrajna oskrba ZZZS dobropis |
DJF | Dodatek za dvojezičnost faktura |
DJD | Dodatek za dvojezičnost dobropis |
V sistemu se uporabljajo različni tipi dokumentov za obračun in poročanje storitev dolgotrajne oskrbe na domu na ZZZS.
DFZ se generira samodejno ali ročno in se pošlje ZZZS za obračun storitev.
V primeru delno zavrnjene fakture se uporablja DZD, kjer se uporabijo podatki iz prejšnje, delno zavrnjene fakture.
DJF je ročno ustvarjen dokument za izvajalce, ki delujejo na območjih z italijansko ali madžarsko narodnostno skupnostjo, temelji na podatkih poročenih z MSP.
DJD se izda v primeru, da je bil prejšnji dokument za dvojezičnost delno zavrnjen.
Vsi ti dokumenti so pripravljeni v XML obliki, kar omogoča enostavno pošiljanje na ZZZS.
Pomembno je, da so dokumenti ločeni po mesecih, saj vsi podatki v dokumentu zajemajo koledarski mesec.
Za spremembo TRR izvajalca je potrebno posredovanje preko ZZZS, saj sistem ne vključuje podatkov o TRR-ju.
Kako poteka postopek izdajanja fakture ZZZS?
Postopek za izdajanje fakture ZZZS vključuje več ključnih korakov, ki omogočajo enostavno pripravo in oddajo fakture.
Koraki za izdajanje fakture:
1. Priprava obračuna storitev:
Koordinatorji vnesejo vse podatke o opravljenih storitvah za določeno obdobje (npr. mesečni obračun).
Vse storitve, ki so bile opravljene v obdobju (pomoč pri osebni higieni, prevozih, prehrani, itd.), so zajete v obračunu.
2. Pregled in potrditev fakture:
Koordinator pregleda vse vnesene storitve in preveri, ali so pravilno dodeljeni izvajalci in ali so vse storitve ustrezno obračunane.
Po potrditvi vseh podatkov se pripravi faktura ZZZS, ki vključuje vse storitve in izvajalce.
3. Generiranje fakture:
Koordinator s klikom na gumb za generiranje fakture samodejno ustvari fakturo za ZZZS.
Sistem generira fakturo, ki vključuje vse potrebne informacije o uporabniku, storitvah in izvajanju nalog.
Najprej izberemo »Tip dokumenta«, katerega želimo kreirati. Izbrani tip se po izboru obarva »zeleno«, zatem kliknemo na gumb »Dodaj nov zapis«.
Program glede na izbrani tip dokumenta odpre vnosno masko za vpis podatkov. Struktura polj se razlikuje glede na tip dokumenta, katerega želimo kreirati.
Vsak tip dokumenta je sestavljen iz t.i. glave računa in pozicij računa.
V glavi računa so podatki:
Naziv polja | OPIS |
Tip dokumenta | Prikazan je tip dokumenta, katerega ste izbrali ob kliku na »Dodaj nov zapis« |
Št. fakture | Zaporedno številčenje dokumenta glede na obdobje opravljene storitve. Ročno številčenje je onemogočeno |
Vrsta dokumenta | Predpisan šifrant s strani ZZZS |
Datum od | Obdobje opravljene storitve od **Datum od in datum do morata biti v istem koledarskem mesecu |
Datum do | Obdobje opravljene storitve do |
Datum računa | Datum računa |
Datum DUR | Datum DUR |
Datum valute | Datum valute |
Sklic | Sklic |
Država/Konvencija | Država nosilca zavarovanja za osebe na dokumentu. Pomembno: Za tuje osebe izvajalci izstavljate na ZZZS individualne račune. Pojasnilo: Če imate 2 upravičenca, kjer je država nosilca zavarovanja Hrvaška je potrebno pripraviti za vsakega upravičenca ločeno fakturo. |
RIDO številka izvajalca | RIDO številka izvajalca |
RIDO številka lokaije izvajalca | RIDO številka lokacije |
Na poziciji za tip dokumenta: Dolgotrajna oskrba ZZZS faktura vpišemo naslednje podatke
Naziv polja | Opis |
Uporabnik | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
EMŠO | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
Ime | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
Priimek | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
Št. odločbe | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
Kategorija upravičenosti | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
Oblika DO | Ob izboru uporabnika program samodejno napolni polja EMŠO, Ime, Priimek, Številka odločbe, Kategorija upravičenosti, Oblika dolgotrajne oskrbe. V primeru da ima upravičenec v obdobju za katerega kreiramo dokument več veljavnih odločb priporočamo pazljivost pri vnosu. |
Storitev | Izbor storite DO iz predpisanega šifranta. Ob izboru storitve program samodejno napolni polje cena in znesek. |
Datum od | Datum od |
Datum do | Datum do |
Količina | Količina opravljene izbrane storitve v obdobju od do. Glede na vpisano količino program samodejno preračuna ceno in znesek od izbrane storitve. |
Cena | Količina opravljene izbrane storitve v obdobju od do. Glede na vpisano količino program samodejno preračuna ceno in znesek od izbrane storitve. |
Znesek | Količina opravljene izbrane storitve v obdobju od do. Glede na vpisano količino program samodejno preračuna ceno in znesek od izbrane storitve. |
Organizacijska enota | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
STM | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
SN | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
Konto | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
Proti konto | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
Identifikator obravnave | Ob zapisu dokumenta program samodejno generira navedeni podatek. |
Na poziciji za tip dokumenta: Dodatek za dvojezičnost faktura vpišemo podatke
Naziv polja | Opis |
Storitev | Izbor storite DO iz predpisanega šifranta. |
Datum od | Datum od |
Datum do | Datum do |
Količina | Količina: navede se število zaposlenih, ki so upravičeni do dodatka za dvojezičnost. Pri vnosu cene se upošteva pravilo ZZZS – obračun dvojezičnost |
Cena | Količina: navede se število zaposlenih, ki so upravičeni do dodatka za dvojezičnost. Pri vnosu cene se upošteva pravilo ZZZS – obračun dvojezičnost |
Znesek | Količina: navede se število zaposlenih, ki so upravičeni do dodatka za dvojezičnost. Pri vnosu cene se upošteva pravilo ZZZS – obračun dvojezičnost |
Tip cene | Šifrant ZZZS: Cena 1 Cena 2 (dvojezičnost po polovični ceni) |
Razlog cene | Šifrant ZZZS: Dvojezičnost po polovični ceni |
Organizacijska enota | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
STM | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
SN | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
Konto | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
Proti konto | Navedeni sklop podatkov je pomemben za knjiženje računa v finančni program. Podatki za knjiženje so zapisani v šifrantu storitev DO na posamezni storitvi. |
Identifikator obravnave | Ob zapisu dokumenta program samodejno generira navedeni podatek. |
4. Pošiljanje fakture na ZZZS:
Koordinator lahko pošlje fakturo na ZZZS neposredno preko sistema.
Faktura je poslana v elektronski obliki, kar omogoča hitro in enostavno obdelavo.
Dokumente posredujemo na ZZZS s klikom na gumb »Izberite akcijo«, kjer izberemo »Pošlji na ZZZS«. V navedenem primeru, kjer smo predhodno označili več dokumentov se vsi posredujejo v eni pošiljki.
Pošiljanje se izvaja preko spletnega servisa (certifikata).
Omogočamo tudi posredovanje posameznega tipa dokumenta kot samostojna pošiljka. V navedenem primeru pri posameznem dokumentu kliknemo na gumb »Več akcij« in izberemo akcijo »Pošlji na ZZZS«.
Zatem ko so bili dokumenti poslani se tekoče spremlja status pošiljk, s klikom na gumb »Osveži podatke ZZZS«.
5. Spremljanje statusa fakture:
Koordinatorji lahko spremljajo status poslane fakture (npr. ali je bila sprejeta, obdelana ali zavrnjena).
Če pride do napake ali zavrnitve fakture, koordinator prejme obvestilo, ki omogoči hitro popravilo in ponovno pošiljanje.
V preglednici Fakture DO za vse pripravljene tipe dokumentov barvno prikazujemo le-te na podlagi statusa odgovora s strani ZZZS
Pomen statusov:
Vse (Vsi dokumenti)
Poslano (Dokumenti, kateri so se poslali na ZZZS)
Sprejeto (Dokumenti, kateri so bili v celoti sprejeti)
Delno zavrnjeno (Dokumenti, kateri so bili delno sprejeti/delno zavrnjeni)
Zavrnjeno (Dokumenti, kateri so bili zavrnjeni v celoti)
Poknjiženo (Sprejeti dokumenti, katere smo poknjižili, da se prenesejo v finančni program)
Kreiranje dobropisa
DZD - Dolgotrajna oskrba ZZZS dobropis se izdaja v primeru, ko je prejeta Delno zavrnjena faktura (DZF) ali če so bili poslani napačni podatki na izdanem računu.
Dobropis se ne pošilja na ZZZS, če ZZZS zavrne celoten račun.
Če je bila storjena napaka na računu za TZO, dobropisu ali bremepisu, ZZZS dokument vedno zavrne v celoti.
V primeru napačnih podatkov o ON ali mirovanju pravice do DO uporabnika, izvajalec najprej izda dobropis za razveljavitev napačnih storitev DO ali stroškov v času mirovanja.
Dobropis mora vključevati vse podatke kot predhodni račun, vendar z negativnimi vrednostmi postavk in skupnih zneskov. Izvajalec posreduje stornacijo podatkov ZZZS šele, ko ZZZS potrdi sprejem dobropisov.
Dobropis pripravimo tako, da najprej izberemo »Tip dokumenta« DZD - Dolgotrajna oskrba ZZZS dobropis, zatem kliknemo na gumb »Dodaj nov zapis«.
Odpre se maska, kjer izberete »Vezni dokument«, to je faktura, katera je bila delno zavrnjena ali faktura, na kateri smo poslali napačne podatke.
Ko imamo izbran vezni dokument s klikom na gumb pregled postavk izberemo upravičence, za katere bomo poslali dobropis.
Odpre se maska, kjer vam predhodno že označimo upravičence, kjer je bila faktura zavrnjena. Le te imamo na filtru Zavrnitvena napaka.
V polju popravek izberemo opcijo:
3 - Popravek po delni zavrnitvi dokumenta, če posredujemo dobropis na delno zavrnjeno fakturo
Pustimo prazno v primeru, če posredujemo dobropis za osebe, kjer smo ugotovili napake v poslanih fakturah in je le-ta faktura bila sprejeta
V glavi računa preverite Datum računa in Datum DUR, zatem pripravljen dokument shranimo s klikom na gumb »Shrani«.
Pomembno!!
Programsko je onemogočeno ročno dodajanje pozicij na dobropis! V primeru ročnega dodajanja bi bil dokument zavrnjen.
Dokument posredujemo na ZZZS s klikom na gumb »Več akcij«, kjer izberemo »Pošlji na ZZZS«.
Pošiljanje se izvaja preko spletnega servisa (certifikata).
Zatem ko so bili dokumenti poslani se tekoče spremlja status pošiljk, s klikom na gumb »Osveži podatke ZZZS«.
