Izvozi, poročila - Temeljnica

Avtor Pro-bit Developer

Zadnja posodobitev Pred približno 1 uro

Ob zagonu postopka, se odpre okno za vnos kriterijev. Predlagajo se podatki za izdelavo Obračunske temeljnice, kar lahko ustrezno zamenjamo.

I. IZBOR KRITERIJEV

1. DELAVCI

Na izbirniku Delavci

Se odpre šifrant Kadri, kjer imamo možnost izbire delavcev, za katere želimo knjižiti potne naloge.

2. OBRAČUNSKA TEMELJNICA

Pomen polj:

Datum prihoda od in Datum prihoda do – v primeru izdelave obračunske temeljnice se v poljih omejimo na datum prihoda, kjer pa morata oba datuma biti znotraj istega meseca. Avtomatsko se predlaga trenutni mesec. Datuma lahko ustrezno spremenimo.
Temeljnica – odpre se šifrant Temeljnic, od prikazanih aktivnih izberemo ustrezno temeljnico

Opis – se avtomatsko predlaga, glede na vrsto temeljnice. Pri izdelavi obračunske temeljnice se predlaga TOB_LLLL-MM-DD, kjer je LLLL-MM-DD podatek iz Datuma prihoda do.
V primeru, da Datum prihoda do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Opis. Opis lahko poljubno spremenimo.
Datum temeljnice – je enak Datumu prihoda do.
V primeru, da Datum prihoda do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Datum temeljnice.
Ime datoteke – se avtomatsko predlaga, glede na vrsto temeljnice. Pri izdelavi obračunske temeljnice se predlaga TOB_LLLL-MM-DD, kjer je LLLL-MM-DD podatek iz Datuma prihoda do.
V primeru, da Datum prihoda do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Ime datoteke. Ime datoteke lahko poljubno spremenimo.
Vrsta knjižbe - polje se avtomatsko zapolni s podatkom iz nastavitev VK in VT (glej navodila Nastavitve VK in VT)
Vrsta temeljnice - polje se avtomatsko zapolni s podatkom iz nastavitev VK in VT (glej navodila Nastavitve VK in VT)

3. IZPLAČILNA TEMELJNICA – OBVEZNOST

Pomen polj:

Datum izplačila od in Datum izplačila do – v primeru izdelave izplačilne temeljnice za obveznosti se v poljih omejimo na datum izplačila potnega naloga. Avtomatsko se predlaga trenutni mesec. Datuma lahko ustrezno spremenimo.
Temeljnica – odpre se šifrant Temeljnic, od prikazanih aktivnih izberemo ustrezno temeljnico

Opis – se avtomatsko predlaga, glede na vrsto temeljnice. Pri izdelavi izplačilne temeljnice za obveznosti se predlaga TIO_LLLL-MM-DD, kjer je LLLL-MM-DD podatek iz Datuma izplačila do.
V primeru, da Datum izplačila do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Opis. Opis lahko poljubno spremenimo.
Datum temeljnice – je enak Datumu izplačila do.
V primeru, da Datum izplačila do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Datum temeljnice.
Ime datoteke - se avtomatsko predlaga, glede na vrsto temeljnice. Pri izdelavi izplačilne temeljnice za obveznosti se predlaga TIO_LLLL-MM-DD, kjer je LLLL-MM-DD podatek iz Datuma izplačila do.
V primeru, da Datuma izplačila do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Ime datoteke. Ime datoteke lahko poljubno spremenimo.
Vrsta knjižbe - polje se avtomatsko zapolni s podatkom iz nastavitev VK in VT (glej navodila Nastavitve VK in VT)
Vrsta temeljnice - polje se avtomatsko zapolni s podatkom iz nastavitev VK in VT (glej navodila Nastavitve VK in VT)

4. IZPLAČILNA TEMELJNICA – AVANS

Pomen polj:

Datum izplačila avansa od in Datum izplačila avansa do – v primeru izdelave izplačilne temeljnice za avans se v poljih omejimo na datum izplačila avansa. Avtomatsko se predlaga trenutni mesec. Datuma lahko ustrezno spremenimo.
Temeljnica – odpre se šifrant Temeljnic, od prikazanih aktivnih izberemo ustrezno temeljnico

Opis – se avtomatsko predlaga, glede na vrsto temeljnice. Pri izdelavi izplačilne temeljnice za avans se predlaga TIA_LLLL-MM-DD, kjer je LLLL-MM-DD podatek iz Datuma izplačila avansa do.
V primeru, da Datum izplačila avansa do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Opis. Opis lahko poljubno spremenimo.
Datum temeljnice – je enak Datumu izplačila avansa do.
V primeru, da Datum izplačila avansa do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Datum temeljnice.
Ime datoteke - se avtomatsko predlaga, glede na vrsto temeljnice. Pri izdelavi izplačilne temeljnice za avans se predlaga TIA_LLLL-MM-DD, kjer je LLLL-MM-DD podatek iz Datuma izplačila avansa do.
V primeru, da Datuma izplačila avansa do spremenimo, se ustrezno posodobi tudi Ime datoteke. Ime datoteke lahko poljubno spremenimo.
Vrsta knjižbe - polje se avtomatsko zapolni s podatkom iz nastavitev VK in VT (glej navodila Nastavitve VK in VT)
Vrsta temeljnice - polje se avtomatsko zapolni s podatkom iz nastavitev VK in VT (glej navodila Nastavitve VK in VT)

II. ZAJEM PODATKOV

1. OBRAČUNSKA TEMELJNICA

V primeru, da želimo knjižiti obračunsko temeljnico, moramo v filtru izbrati vrsto temeljnice: Obračunska temeljnica

Na obračunsko temeljnico se zajamejo vsi dnevni in mesečni potni nalogi, ki so obračunani in v primeru vključenega delovnega toka tudi potrjeni in za njih še ni izdelana obračunska temeljnica.

Zajamejo se potni nalogi, ki imajo:

STATUS: 3 (v primeru, ko DT ni vključen) ali 4 (ko je vključen DT) – status 3 in 4 pomeni, da ima potni nalog vpisan Datum obdelave potnega naloga
STANJE PN: v polju ni podatka O

1.1 DELAVCI

V primeru da na izbirniku Delavci ne izberemo nobenega delavca, se zajamejo potni nalogi vseh zaposlenih. Če izberemo določene delavce, se bodo zajeli potni nalogi le izbranih.

1.2 DATUM PRIHODA OD in DATUM PRIHODA DO

Zajamejo se potni nalogi, katerih datum prihoda je znotraj vpisanega Datuma prihoda od in Datuma prihoda do:

1.3 TEMELJNICA

Pri izdelavi obračunske temeljnice je potrebno ročno izbrati ustrezno temeljnico iz nastavitev.

Z obračunsko temeljnico se izdelajo knjižbe za:

vse stroške, razen tistih, ki so bili plačani preko prejete fakture,
vse obveznosti in
zapiranje morebitnega danega avansa.

OPOMBA: nikoli se ne knjiži pozicija, ki ima na obračunu potnega naloga Način plačila Plačano preko prejete fakture. Tako strošek kot obveznost sta za te primere knjižena na strani financ.

Stroški – se knjižijo na Debet (konti R4).

Zajamejo se vsi stroški iz potnega naloga, ki so na nastavitvi temeljnice:

izbrani znotraj izbirnika Tipi stroškov
na tipe potnega naloga, ki so izbrani znotraj izbirnika Tipi nalogov
imajo takšno vrsto plačila (način plačila na PN), ki je obkljukana (plačljiv, neplačljiv)
knjižbe se izdelajo na ustrezen konto in stran knjižbe (D oz. K), kot je določeno na poziciji temeljnice

Obveznosti – se knjižijo na Kredit (R2).

Zajamejo se vsi stroški iz potnega naloga, ki so na nastavitvi temeljnice:

izbrani znotraj izbirnika Tipi stroškov
na tipe potnega naloga, ki so izbrani znotraj izbirnika Tipi nalogov
imajo takšno vrsto plačila (način plačila na PN), ki je obkljukana
knjižbe se izdelajo na ustrezen konto in stran knjižbe (D oz. K), kot je določeno na poziciji temeljnice
pri zapisu konta na temeljnico se upošteva ali vzame konto iz pozicije na nastavitvi temeljnice ali iz šifranta Kadrov oz. iz šifranta Vrste plačil

Zapiranje danega avansa

Da se bo obračunska temeljnica ustrezno pripravila, morata v nastavitvah obračunske temeljnice kot zadnji poziciji biti nastavljeni tudi poziciji za zapiranje danega avansa, ne glede na to ali avanse izplačujemo ali ne.

V primeru, ko je polje izbrano – obkljukano, pomeni da se Avans zapira za znesek, kot je bil porabljen oz. za cel znesek danega avansa.

Zajamejo se vsi stroški iz potnega naloga, ki so na nastavitvi temeljnice:

izbrani znotraj izbirnikaTipi stroškov
na tipe potnega naloga, ki so izbrani znotraj izbirnika Tipi nalogov
imajo takšno vrsto plačila, ki je obkljukana
knjižbe se izdelajo na ustrezen konto in stran knjižbe (D oz. K), kot je določeno na poziciji temeljnice
pri izračunu zneska se upošteva pogoj glede na Zapiranje danega avansa oz. Zapiranje danega avansa-v celoti

1.4 OPIS, DATUM TEMELJNICE, IME DATOTEKE, VRSTA KNJIŽBE in VRSTA TEMELJNICE

Vpisani tudi ostali podatki, ki se zapišejo v ustrezna polja na temeljnico v financah (ali na izpis):

2. IZPLAČILNA TEMELJNICA - OBVEZNOST

V primeru, da želimo knjižiti izplačilno temeljnico za obveznosti, moramo v filtru izbrati vrsto temeljnice: Izplačilna temeljnica - obveznost

Na izplačilno temeljnico za obveznosti se zajamejo vsi dnevni in mesečni potni nalogi, ki so izplačani in izplačilna temeljnica za obveznosti še ni knjižena.

Zajamejo se vsi potni nalogi, ki imajo:

STANJE PN: v polju je podatek P (ali S) in ni podatka I (P (ali S) se napolni ob izplačilu, hkrati, ko se napolni datum izplačila)

2.1 DELAVCI

V primeru da na izbirniku Delavci ne izberemo nobenega delavca, se zajamejo potni nalogi vseh zaposlenih. Če izberemo določene delavce, se bodo zajeli potni nalogi le izbranih.

2.2 DATUM IZPLAČILA OD in DATUM IZPLAČILA DO

Zajamejo se potni nalogi, katerih datum izplačila je znotraj vpisanega Datuma izplačila od in Datuma izplačila do:

2.3 TEMELJNICA

Pri izdelavi izplačilne temeljnice za obveznost je potrebno ročno izbrati ustrezno temeljnico iz nastavitev temeljnic.

Z izplačilno temeljnico za obveznosti se pripravijo knjižbe:

zapiranja obveznosti do zaposlenega
prenos na prehodni konto

OPOMBA: nikoli se ne knjiži pozicija, ki ima na obračunu potnega naloga Način plačila Plačano preko prejete fakture! Tako strošek kot obveznost sta za te primere knjižena na strani financ.

Zapiranje obveznosti do zaposlenega –se knjiži na Debet (konti R2).

Do zneska knjižbe pridemo tako, da od seštevka vseh Plačljivih stroškov odštejemo znesek danega avansa in vzamemo razliko, če je različna od 0. V primeru da je znesek enak 0, se knjižba ne pripravi.

Zajamejo se vsi stroški iz potnega naloga, ki so na nastavitvi temeljnice:

izbrani znotraj izbirnika Tipi stroškov
na tipe potnega naloga, ki so izbrani znotraj izbirnika Tipi nalogov
imajo takšno vrsto plačila, ki je obkljukana (v primeru izplačilne temeljnice je vedno obkljukano polje Vrsta plačila - plačljiv)
knjižbe se izdelajo na ustrezen konto in stran knjižbe (D oz. K), kot je določeno na poziciji temeljnice
pri zapisu konta na temeljnico se upošteva ali zapiše konto iz pozicije na nastavitvi temeljnice ali iz šifranta Kadrov

Prenos na prehodni konto – protiknjižba, ki se knjiži na nasprotno stran

2.4 OPIS, DATUM TEMELJNICE, IME DATOTEKE, VRSTA KNJIŽBE in VRSTA TEMELJNICE

Vpisani so tudi ostali podatki, ki se zapišejo v ustrezna polja na temeljnico v financah (ali na izpis):

3. IZPLAČILNA TEMELJNICA - AVANS

V primeru, da želimo knjižiti izplačilno temeljnico za avans, moramo v filtru izbrati vrsto temeljnice: Izplačilna temeljnica – avans

Na izplačilno temeljnico za avans se zajamejo vsi dnevni in mesečni potni nalogi, na katerih je izplačan avans in izplačilna temeljnica za avans še ni knjižena.

Zajamejo se vsi potni nalogi, ki imajo:

STATUS AVANSA: v polju je podatek (A in) P in ni podatka I (P se napolni ob izplačilu avansa, hkrati, ko se napolni datum izplačila avansa)

3.1 DELAVCI

V primeru da na izbirniku Delavci ne izberemo nobenega delavca, se zajamejo potni nalogi vseh zaposlenih. Če izberemo določene delavce, se bodo zajeli potni nalogi le izbranih.

3.2 DATUM IZPLAČILA AVANSA OD in DATUM IZPLAČILA AVANSA DO

Zajamejo se potni nalogi, katerih datum izplačila avansa je znotraj vpisanega Datuma izplačila avansa od in Datuma izplačila avansa do:

3.3 TEMELJNICA

Pri izdelavi izplačilne temeljnice za avans uporabnik ročno izbere ustrezno temeljnico iz nastavitev temeljnic.

Z izplačilno temeljnico za avans se pripravijo knjižbe za:

znesek danega in izplačanega avansa
prenos na prehodni konto

OPOMBA: vedno se knjiži samo pozicija, ki ima na obračunu potnega naloga Način plačila Avans.

Zato mora na nastavitvi te temeljnice vedno biti izbran samo tip stroška Avans:

Znesek izplačanega avansa –se knjiži na Debet (konti R1).

Zajamejo se vsi stroški iz potnega naloga, ki so na nastavitvi temeljnice:

izbrani znotraj izbirnika Tipi stroškov (v tem primeru vedno samo Avans)
na tipe potnega naloga, ki so izbrani znotraj izbirnika Tipi nalogov
imajo takšno vrsto plačila, ki je obkljukana (v tem primeru vedno »neplačljiv«)
knjižbe se izdelajo na ustrezen konto in stran knjižbe (D oz. K), kot je določeno na poziciji temeljnice

Prenos na prehodni konto – protiknjižba, ki se knjiži na nasprotno stran

3.4 OPIS, DATUM TEMELJNICE, IME DATOTEKE, VRSTA KNJIŽBE in VRSTA TEMELJNICE

Vpisani so tudi ostali podatki, ki se zapišejo v ustrezna polja na temeljnico v financah (ali na izpis):

III. IZDELAVA TEMELJNICE - IZPISI IN PRENOS V FINANCE

S klikom na Izpis analize, CSV ali Prenos v finance, se najprej odpre okno s seznamom vseh potnih nalogov, ki ustrezajo vnesenim kriterijem.

Označimo lahko vse ali le določene potne naloge, za katere želimo, da se izdela temeljnica.

V posamezni vrstici so podatki o posameznem potnem nalogu, kjer je v zadnjem stolpcu izpisan znesek za knjiženje.

V poljih »Seštevek« so seštevki danih avansov, plačljivih stroškov, neplačljivih stroškov in stroškov za knjiženje vseh označenih potnih nalogov.

V primeru, da smo izbrali Izpis analize, se temeljnica izpiše v PDF datoteko.

V primeru, da smo izbrali CSV, se temeljnica izpiše v excel.

V primeru, da smo izbrali Prenos v finance, nam program javi obvestilo, da se le-ta izvaja v ozadju.

V desnem zgornjem kotu lahko spremljamo potek procesa.

Ko se proces zaključi, je temeljnica v modulu Finance izdelana.

KONTROLE

Ob prenosu temeljnice v finance se izvede več kontrol. Če program zazna napako na temeljnici, javi opozorilo s seznamom napak in prenos v finance se ne izvede. Napako moramo odpraviti in ponoviti prenos.

Kontrol pri izpisu v PDF ali excel ni, zato se bo temeljnica izpisala v vsakem primeru.

A) TIP NALOGA IN TIP STROŠKA

Na obračunu potnega naloga je izbran določen Tip naloga,

in ko je na obračunu strošek (tip stroška), ki gre v knjiženje (v knjiženje gredo vsi stroški, na katerih je način plačila različen od Plačilo preko prejete fakture),

program preveri ali je za ta strošek in ta tip naloga urejena nastavitev temeljnice.

V primeru, da za določen strošek v kombinaciji s tipom naloga ni nastavitve, program javi opozorilo, da za ta tip stroška in ta tip naloga manjkajo nastavitve za kontiranje:

B) UPORABI KONTO DELAVCA

V primeru, da imamo v nastavitvah temeljnice obkljukano, da se obveznost do zaposlenega kontira na »delavčev konto«,

na zaposlenem – delavcu (ki je na enem od PN za knjiženje) v šifrantu Kadri ni vpisanega konta,

program javi obvestilo, da v šifrantu Kadri ni nastavitve za knjiženje obveznosti na konto »tega« delavca:

C) UPORABI KONTO IZ VRSTE PLAČIL

V primeru, da imamo v nastavitvah temeljnice obkljukano, da se obveznost do službene kartice kontira na različne konte kartic,

na vrsti plačila (ki je na enem od PN za knjiženje), v šifrantu Vrst plačil, pa le-ta nima vpisanega konta,

program javi opozorilo, da v šifrantu Vrst plačil ni nastavitve za knjiženje obveznosti za to vrsto plačila:

D) ATRIBUTI, PARTNER

Na vsako knjižbo se bo zapisal podatek, ki je določen znotraj nastavitve Združevanja knjižb:

V primeru, da imamo združevanje po določenem atributu, katerega na potnem nalogu ni navedenega, program prav tako na to opozori.

V desnem zgornjem kotu, kjer spremljamo potek procesa izdelave temeljnice, se zapis obarva rdeče:

Ob kliku nanj, program opozori na napake:

V primeru, da obveznost do zaposlenega vodimo saldakontno (po partnerju), mora za vsakega zaposlenega obstajati tudi šifra partnerja v šifrantu Partnerjev. Zaposlenega in Partnerja povežemo v šifrantu Kadri:

Če knjižbo združujemo po partnerju, ni pa urejena nastavitev, program na to opozori:

E) KLJUČI DELITVE PO STROŠKOVNIH MESTIH (STM)

Posamezne knjižbe lahko knjižimo na več STM. Da se knjižba na različna STM razdeli v ustreznih deležih, na obračun potnega naloga namesto STM vnesemo ključ.

Knjižba se bo ustrezno razdelila po ključu, če bo nastavitev izbranega ključa ustrezna, kar se uredi v šifrantu Delitev po ključih.