Plačilne liste

Generiranje, pošiljanje in shranjevanje plačilnih list.

Avtor Pro-bit Developer

Zadnja posodobitev Pred približno 3 urami

Osnovno

Plačilna lista je dokument, ki zaposlenemu prikazuje podrobnosti obračuna njegove plače za posamezno obračunsko obdobje.

Plačilna lista vsebuje pregled vseh postavk, ki so vključene v obračun, ter končne rezultate izračuna.

Na podlagi plačilne liste zaposleni vidi:

  • bruto plačo

  • prispevke

  • akontacijo dohodnine

  • neto izplačilo

  • morebitne dodatke ali odtegljaje.

Plačilne liste se običajno pripravijo po končanem in prekontroliranem izračunu obračuna plače. Osnovne kontrole zajemajo:

  • pregled rekapitulacije

  • pregled REK-O obrazca ter testna oddaja na eDavke

  • pregled temeljnice

  • pregled generiranih virmanov ter testna oddaja na izbrano ebanko

Kontrole plačilne liste

Po izračunu obračuna je priporočljivo, da pred izpisom plačilnih list najprej preverite pravilnost podatkov.

Pri pregledu je priporočljivo preveriti:

  • ali so pravilno obračunane ure

  • ali so vključene vse postavke

  • ali so zneski smiselni glede na prejšnje obračune

  • ali so pravilno obračunani dodatki.

Če opazite nepravilnosti, je potrebno:

  1. popraviti postavke zaposlenega

  2. ponovno izvesti izračun obračuna.

Izpis plačilnih list

Ko je obračun preverjen, lahko pripravite izpis plačilnih list.

Postopek:

  1. Odprite obračun plače.

  2. Izberite možnost Izpisi.

  3. Izberite možnost Plačilna lista.

  4. Izberete možnosti izpisa plačilne liste (npr. ZSPJS ali za gospodarstvo, z dodatnimi parametri ali brez).

  5. Pritisnite Natisni.

Sistem nato pripravi plačilne liste za izbrane zaposlene v obračunu. V kolikor ste pritisnili Izpis v enem dokumentu, se vam generirajo plačilne liste znotraj PDF datoteke v dodatnem okencu brskalnika. Če Izpis v enem dokumentu niste izbrali, se vam vse plačilne liste pripravijo v ZIP datoteki in se vam naložijo na računalnik.

Pisna vročitev

Plačilne liste se lahko pripravijo na različne načine:

  • izpis za posameznega zaposlenega s pomočjo filtra Zaposleni

  • izpis za vse zaposlene

  • izpis vseh plačilnih list znotraj enega PDF dokumenta (Izpis v enem dokumentu)

  • izpis vseh plačilnih list ločeno po delavcih v ZIP datoteki, ki se samodejno naloži na računalnik

Tako pripravljene plačilne liste lahko natisnete ter delavcem pisno vročite.

Pošiljanje plačilnih list na e-naslove delavcem

Funkcionalnost omogoča elektronsko pošiljanje plačilnih list zaposlenim neposredno iz modula Plače. Program za vsakega zaposlenega samodejno pripravi PDF dokument njegove plačilne liste ter ga pošlje na e-naslov, ki je vpisan v modulu HRM.

Elektronsko pošiljanje predstavlja alternativo tiskanju in fizičnemu razdeljevanju plačilnih list. Poleg hitrejše distribucije zagotavlja tudi večjo sledljivost in varnejše posredovanje dokumentov zaposlenim.

Postopek

  1. Po uspešno zaključenem obračunu plače odprite obračun in kliknite Izpisi.

  2. Izberite vrsto plačilne liste, ki jo želite poslati (npr. Plačilna lista ZSPJS, Plačilna lista za gospodarstvo, levo okence, desno okence ipd.).

  3. Izberite zaposlene, katerim želite poslati plačilne liste.

    • Če želite plačilne liste poslati vsem zaposlenim, v filtru Zaposleni ne izberite nobenega zaposlenega.

  4. Kliknite možnost Pošiljanje plačilnih list po e-pošti.

  5. Program samodejno označi možnost Zaščiti PDF z geslom, saj je priporočljivo, da so plačilne liste pri elektronskem pošiljanju zaščitene z geslom.

  6. Program samodejno označi tudi Prenesi v dokumentni sistem. V kolikor ga uporabljate, vam svetujemo, da plačilne liste tudi shranjujete v modul Dokumentni sistem.

  7. Odpre se okno Pregled vročitve dokumentov delavcem, v katerem lahko pred pošiljanjem preverite vse potrebne podatke.

  8. Po potrebi preverite seznam prejemnikov, odpravite morebitne nepravilnosti in nato kliknite Pošlji dokumente delavcem na e-naslove.

  9. Program prikaže potrditveno okno za začetek pošiljanja. S potrditvijo se prične postopek pošiljanja elektronskih sporočil.

  10. Po uspešno zaključenem pošiljanju program pripravi poročilo o vročitvah v PDF obliki.

Če uporabljate modul Dokumentni sistem in ste pred pošiljanjem pritisnili Shrani v dokumentni sistem, se poročilo o poslanih e-sporočilih shrani med dokumente obračuna.

Pregled vročitve dokumentov delavcem

Okno Pregled vročitve dokumentov delavcem omogoča kontrolo vseh zaposlenih pred začetkom pošiljanja plačilnih list.

Na voljo so naslednji seznami prejemnikov:

  • Vsi prejemniki.

  • Brez pogojev za pošiljanje – zaposleni nimajo označene možnosti Podpisna izjava v modulu HRM.

  • S pogoji za pošiljanje – zaposleni imajo označeno možnost Podpisna izjava in vpisan veljaven e-naslov.

  • Nepravilna oblika e-naslova – zaposleni z neustrezno zapisanim e-naslovom.

Na voljo so tudi:

  • filtri za prikaz posameznih statusov,

  • izvoz seznama v PDF,

  • izvoz seznama v Excel za dodatno kontrolo podatkov.

Prikazani podatki

Za vsakega zaposlenega program prikaže naslednje podatke:

  • Delavec,

  • Podpisna izjava,

  • E-poštni naslov,

  • Zaščita PDF z geslom (nastavitev iz modula HRM),

  • Status pravilnosti e-naslova.

Možni statusi pravilnosti e-naslova so:

  • Manjkajoč e-naslov – zaposleni ima označeno Podpisno izjavo, vendar e-naslov ni vpisan.

  • Nepravilna oblika – e-naslov ni zapisan v pravilni obliki.

  • Pravilna oblika – e-naslov ustreza pravilom preverjanja.

  • Prazno – zaposleni nima označene Podpisne izjave in nima vpisanega e-naslova.

Zaposleni z nepravilno vnesenimi e-naslovi so privzeto prikazani na vrhu seznama in označeni z rdečo barvo, kar omogoča hitrejše odpravljanje nepravilnosti.

Kontrola pravilnosti e-naslova

Pred pošiljanjem program samodejno preveri pravilnost zapisa e-naslova.

Kot nepravilno obliko prepozna:

  • prisotnost šumnikov,

  • več kot en znak @,

  • manjkajočo ali nepravilno zapisano domeno,

  • piko na začetku e-naslova,

  • piko neposredno pred znakom @,

  • več zaporednih pik,

  • presledke znotraj e-naslova,

  • manjkajoč znak @.

Takšni e-naslovi niso vključeni v postopek pošiljanja, dokler niso popravljeni.

Samodejna priprava ZIP datoteke za ne-poslane plačilne liste na e-naslove

Če ob pošiljanju plačilnih list vsi zaposleni ne izpolnjujejo pogojev za elektronsko vročanje, program po zaključku postopka samodejno pripravi ZIP datoteko, ki se prenese na računalnik uporabnika.

ZIP datoteka vsebuje plačilne liste zaposlenih, katerim elektronska vročitev ni bila izvedena, in sicer:

  • plačilne liste zaposlenih, ki ne izpolnjujejo pogojev za elektronsko vročanje (npr. nimajo označene Podpisne izjave ali nimajo vpisanega e-naslova),

  • v ločeni mapi pa tudi plačilne liste zaposlenih, ki imajo nepravilno obliko e-naslova in je pred pošiljanjem niso popravili.

Na ta način lahko uporabnik plačilne liste zaposlenim vroči na drug način (npr. v tiskani obliki ali po odpravi nepravilnosti ponovno izvede elektronsko pošiljanje).

Primer: Če je v obračunu 50 zaposlenih, od katerih jih 40 izpolnjuje pogoje za elektronsko vročanje, 8 nima izpolnjenih pogojev, 2 pa imata nepravilno zapisan e-naslov, bo program uspešno poslal 40 plačilnih list po e-pošti. Hkrati bo pripravil ZIP datoteko, ki bo vsebovala plačilne liste preostalih 10 zaposlenih, pri čemer bosta plačilni listi zaposlenih z nepravilnim e-naslovom shranjeni v ločeni mapi.

Posebnosti in opozorila

  • Vsak zaposleni prejme izključno svojo plačilno listo.

  • Plačilne liste se pošiljajo samo zaposlenim, ki imajo izpolnjene pogoje za elektronsko vročanje.

  • Če e-naslov ni vpisan ali ni zapisan v pravilni obliki, se plačilna lista temu zaposlenemu ne pošlje.

  • Pred pošiljanjem priporočamo podroben pregled seznama v oknu Pregled vročitve dokumentov delavcem, saj program jasno prikaže vse zaposlene z manjkajočimi ali nepravilnimi podatki.

  • Pošiljanje poteka preko nastavljenega poštnega strežnika. Če strežnik ni pravilno nastavljen ali ni dosegljiv, pošiljanje ni mogoče.

  • Pri večjem številu zaposlenih lahko priprava PDF dokumentov in pošiljanje elektronskih sporočil traja nekoliko dlje.

  • Po uspešno zaključenem postopku program pripravi PDF poročilo o vročitvah. Obvestilo je dokazilo o vročitvi plačilnih list, zato ga morate ustrezno hraniti. Prav tako svetujemo, da pred pošiljanjem izpišete PDF dokument iz Pregled vročitve dokumentov delavcem ter ga prav tako shranite, saj vsebuje vse podatke o vročitvi plačilnih list.

Shranjevanje plačilnih list v modul Dokumentni sistem

Funkcionalnost omogoča samodejno shranjevanje ustvarjenih plačilnih list v dokumentni sistem. Dokumenti se trajno arhivirajo in so kasneje dostopni neposredno iz modula Plač oziroma iz dokumentnega sistema.

Na ta način so vsi dokumenti zaposlenega zbrani na enem mestu, kar olajša iskanje dokumentacije in zagotavlja elektronski arhiv.

Postopek

  1. Po zaključku obračuna plač odprite seznam plačilnih list.

  2. Izberite obdobje obračuna.

  3. Označite zaposlene, katerih dokumente želite arhivirati.

  4. Izberite možnost za shranjevanje dokumentov v dokumentni sistem (Prenesi v dokumentni sistem).

  5. Program za vsakega zaposlenega pripravi PDF različico plačilne liste.

  6. Dokument se samodejno shrani v dokumentni sistem pod ustreznega zaposlenega.

Shranjene dokumente je mogoče kasneje pregledovati neposredno iz dokumentnega sistema oziroma iz modula Plač.

Pogosta vprašanja

Ali lahko plačilne liste pošljem samo izbranim zaposlenim?

Da. V filtru Zaposleni izberite zaposlene, katerim želite poslati plačilne liste. Program bo pripravil in poslal dokumente samo za izbrane zaposlene.

Kako pošljem plačilne liste vsem zaposlenim?

Če želite plačilne liste poslati vsem zaposlenim v obračunu, v filtru Zaposleni ne izberite nobenega zaposlenega. Program bo pripravil plačilne liste za vse zaposlene, vključene v obračun.

Kaj se zgodi, če zaposleni nima vpisanega e-naslova?

Če zaposleni nima vpisanega e-naslova, mu program plačilne liste ne more poslati. Tak zaposleni je prikazan med prejemniki brez izpolnjenih pogojev za pošiljanje oziroma s statusom manjkajočega e-naslova.

Kaj se zgodi, če je e-naslov zaposlenega nepravilno zapisan?

Program pred pošiljanjem samodejno preveri pravilnost zapisa e-naslova. Če zazna nepravilno obliko, se plačilna lista temu zaposlenemu ne pošlje, dokler e-naslov ni popravljen.

Ali lahko pošljem nezaščitene PDF dokumente?

Program ob izbiri pošiljanja samodejno označi možnost Zaščiti PDF z geslom. Zaradi varovanja osebnih podatkov priporočamo, da zaščite ne odstranjujete.

Ali lahko pred pošiljanjem preverim seznam prejemnikov?

Da. Pred začetkom pošiljanja se odpre okno Pregled vročitve dokumentov delavcem, kjer lahko pregledate seznam prejemnikov, preverite statuse, odkrijete morebitne nepravilnosti ter po potrebi izvozite podatke v PDF ali Excel.

Kaj pomeni status »Brez pogojev za pošiljanje«?

Ta status pomeni, da zaposleni ne izpolnjuje pogojev za elektronsko vročanje. Najpogostejši razlog je, da v modulu HRM nima označene možnosti Podpisna izjava.

Ali se plačilne liste samodejno shranijo v Dokumentni sistem?

Če uporabljate modul Dokumentni sistem in je pri pošiljanju označena možnost Prenesi v dokumentni sistem, program po uspešno izvedenem postopku samodejno shrani plačilne liste v elektronski arhiv.

Kje lahko kasneje najdem shranjene plačilne liste?

Če so bile plačilne liste shranjene v Dokumentni sistem, jih lahko kasneje ponovno odprete neposredno iz modula Dokumentni sistem.

Kaj se zgodi po uspešno zaključenem pošiljanju?

Program pripravi PDF poročilo o vročitvah, ki vsebuje informacije o izvedenem pošiljanju. Če uporabljate modul Dokumentni sistem in je bila označena možnost Prenesi v dokumentni sistem, se poročilo samodejno shrani med dokumente obračuna.