Namen

Forma omogoča vodjem pregled zahtevkov za nalaganje dokumentov, ki so jih oddali zaposleni.

Namen funkcionalnosti je omogočiti pregled prejetih dokumentov in spremljanje postopkov njihove obdelave.

Kako dostopamo

Moj ePortal → ePortal vodij → Prošnje za nalaganje dokumentov

Pregled zahtevkov

V formi so prikazani zahtevki, ki jih je zaposleni oddal preko portala.

Vodja lahko pregleduje:

• naziv dokumenta,

• opis dokumenta,

• priloženo dokumentacijo,

• status postopka.

Potek obdelave

Po oddaji dokumenta se sproži delovni tok.

Odgovorne osebe pregledajo dokumentacijo in jo po potrebi prenesejo v ustrezno evidenco modula HRM.

Statusi zahtevkov

Vodje lahko pri pregledovanju prošenj za nalaganje dokumentov spremljajo trenutni status posameznega zahtevka. Status prikazuje, v kateri fazi obdelave se dokument nahaja.

Pregled zahtevka

Status Pregled zahtevka pomeni, da je zaposleni oddal dokument in da je zahtevek v postopku pregleda.

Dokument še ni dokončno obdelan oziroma potrjen, odgovorne osebe pa ga še pregledujejo.

Potreben popravek

Status Potreben popravek pomeni, da je odgovorna oseba pri pregledu ugotovila pomanjkljivosti ali nepravilnosti.

Najpogostejši razlogi so:

• naložen napačen dokument,

• nečitljiva priloga,

• manjkajoči podatki,

• potreba po dodatnih pojasnilih.

Zaposleni mora zahtevek dopolniti ali popraviti, preden se postopek lahko nadaljuje.

Vodja lahko na podlagi statusa spremlja, da je potrebna aktivnost zaposlenega.

Zavrnjen

Status Zavrnjen pomeni, da dokument ni bil odobren za nadaljnjo obdelavo.

Postopek je zaključen in dokument ne bo prenesen v kadrovske evidence.

Razlog zavrnitve je praviloma naveden v komentarju oziroma pojasnilu odgovorne osebe.

Potrjen

Status Potrjen pomeni, da je bil dokument uspešno pregledan in odobren.

Dokument je pripravljen za nadaljnjo uporabo oziroma je bil po potrebi prenesen v ustrezno evidenco modula HRM.

Potrjen status predstavlja uspešno zaključen postopek obdelave dokumenta.

Posebnosti in opozorila

• Vodja lahko spremlja status oddanih dokumentov svojih zaposlenih.

• Status zahtevka omogoča hiter pregled trenutne faze obdelave.

• Potrjen status ne pomeni nujno, da je vodja dokument odobril, temveč da je bil dokument uspešno obdelan v skladu z delovnim tokom.

• Pri statusu Potreben popravek je potrebna aktivnost zaposlenega.

• Pri statusu Zavrnjen je postopek zaključen.

• Pri statusu Potrjen je postopek uspešno zaključen.

• Razpoložljivi statusi so odvisni od nastavljenega delovnega toka.

Pogosta vprašanja

Zakaj dokument še ni viden v HRM?

Dokument je morda še v postopku pregleda.

Kdo potrjuje dokument?

Dokument obravnavajo odgovorne osebe, določene v delovnem toku.