📚 Vsebina

1. 📌 Izračun kilometrin

   1.1⚙️ Nastavitve

   1.2🚗 Izračun kilometrin

   1.3 🧮 Osnovna funkcionalnost izračuna kilometrin

   1.3.1 🖨️ Izpisi

*

📌 1 Uvod

V modulu PRO.4 PND smo razvili funkcionalnost za preračun kilometrov, namenjeno organizacijam, ki želijo po prenosu podatkov iz evidenc prisotnosti oskrbovalcev izvesti dodatne ročne korekcije oziroma uskladitve prevoženih kilometrov.

Rešitev omogoča enostaven pregled in prilagoditev obračunanih kilometrov pred končnim obračunom potnih stroškov, s čimer se zagotavlja večja fleksibilnost in natančnost pri pripravi podatkov za obračun.

V sklopu funkcionalnosti sta na voljo tudi dve dodatni poročili, ki ju lahko uporabniki uporabijo kot podlago za obračun potnih stroškov v računovodstvu oziroma kot prilogo k izstavljenemu računu v primerih, ko občina poleg storitev krije tudi stroške prevoza. Poročili omogočata pregleden vpogled v obračunane kilometre ter zagotavljata ustrezno dokumentacijo za potrebe notranjih evidenc in zunanjih obračunov.

⚙️ 1.1 Nastavitve

V sklopu sistemskih nastavitev se vključi funkcionalnost HaWorkerKilometers – Preračun kilometrine.

Po aktivaciji funkcionalnosti je v podmodulu Prisotnost oskrbovalcev na voljo dodatna možnost Izračun kilometrine, ki uporabnikom omogoča pregled, preračun in morebitno korekcijo kilometrov na podlagi evidentiranih prisotnosti oskrbovalcev.

🚗 1.2 Izračun kilometrin

🧮 1.3 Osnovna funkcionalnost izračuna kilometrin

Po izbiri obračunskega meseca in kliku na gumb Pripravi izračun sistem na podlagi evidentiranih podatkov samodejno pripravi pregled izračunanih vrednosti. Prikaz vključuje efektivne ure, prevoz na delo, prevoz med delom, prevoz za malico ter prevoz domov.

Ker lahko v praksi prihaja do različnih odstopanj oziroma posebnosti, je koordinatorju omogočen tudi ročni vnos popravkov kilometrov. Na ta način lahko po potrebi uskladi izračunane podatke z dejanskim stanjem na terenu.

Za zagotavljanje sledljivosti sprememb je na voljo tudi polje za vnos opombe, v katerem se lahko zabeleži razlog za izveden popravek. Primer uporabe je pojasnilo, zakaj je bil pri posameznem zaposlenem izveden popravek kilometrine oziroma na podlagi katerih okoliščin je bila sprememba opravljena.

Izračun kilometrine je mogoče izvesti večkrat, pri čemer sistem ohrani vse predhodno vnesene popravke in opombe. To uporabnikom omogoča sprotno preverjanje in posodabljanje podatkov brez potrebe po ponovnem vnosu že opravljenih korekcij.

Ob vsakem ponovnem zagonu izračuna sistem samodejno preveri morebitne spremembe v izvornih podatkih ter ustrezno preračuna kilometrino. Pri tem upošteva spremembe, kot so popravek naslova uporabnika, dodajanje novih dogodkov, brisanje obstoječih dogodkov ali druge spremembe, ki lahko vplivajo na izračun prevoženih kilometrov.

Na ta način so podatki o kilometrini vedno usklajeni z dejanskim stanjem evidenc, hkrati pa ostanejo vse ročno vnesene korekcije in pojasnila uporabnikov varno shranjene.

🖨️ 1.3.1 Izpisi

S klikom na gumb Natisni dostopamo do poročil, povezanih z izračunom kilometrine.

Uporabnikom sta na voljo dve vrsti izpisov: navadna analiza in podrobna analiza.

Podrobna analiza vsebuje vse podatke, prikazane na obrazcu za izračun kilometrine, vključno z efektivnimi urami, posameznimi vrstami prevozov, popravki, opombami in drugimi podatki, ki vplivajo na končni izračun. Takšen izpis je primeren za podrobnejši pregled obračuna ter za potrebe notranje kontrole in preverjanja podatkov.

Navadna analiza predstavlja strnjen pregled ključnih podatkov in vsebuje zgolj efektivne ure ter skupno število obračunanih kilometrov. Namenjena je hitremu pregledu podatkov oziroma pripravi dokumentacije za obračun potnih stroškov.

Oba izpisa omogočata enostaven pregled obračunanih podatkov ter služita kot podlaga za nadaljnjo obdelavo in arhiviranje dokumentacije.