Povezava programa Pro.4 s certificiranim eArhivom

🎯 Namen povezovanja ERP s certificiranim eArhivom

Integracija programa Pro.4 z eArhivom pomeni, da se poslovni dokumenti (npr. računi, dobavnice, pogodbe, e-računi) samodejno, varno in skladno z zakonodajo arhivirajo v dolgoročno hrambo.

Glavni nameni so:

📦 Avtomatizirana in varna e-hramba

ERP sistem po nastanku dokumenta:

• avtomatsko pošlje dokument v eArhiv,

• zagotovi, da se shrani v nespremenljivi (verodostojni) obliki,

• prepreči ročne napake in podvajanje.

To zagotavlja celovitost, avtentičnost in čitljivost dokumentov skozi čas.

📌 Povezava programa Pro.4 z eArhivom

Program Pro.4 omogoča povezavo z zunanjimi certificiranimi eArhivi, in sicer:

• eArhiv Pošte Slovenije

• eArhiv Mikrografije

1. Pravila prenosa dokumentov v eArhiv

Prenos dokumentov v eArhiv je odvisen od izvora dokumenta in poslovnega procesa v sistemu Pro.4:

📬 Moduli poštna knjiga

Dokumenti, ki nastanejo v modulu Poštna knjiga, se prenesejo v eArhiv:

• po zaključeni potrditvi dokumenta ali

• po končani likvidaciji računa.

Šele ko je dokument formalno potrjen, se šteje kot zaključen in primeren za dolgoročno hrambo.

🧾 Ostali moduli sistema

Dokumenti iz drugih modulov se v eArhiv prenesejo takoj ob kreiranju in uspešnem shranjevanju v dokumentni sistem:

• Materialno poslovanje

  • izdane fakture

• HRM (kadri)

  • dokumenti zaposlenih

• Plače

  • plačilne liste

V teh primerih gre za dokumente, ki so že ob nastanku obravnavani kot zaključeni poslovni zapisi in se zato takoj arhivirajo.

2. Priprava uporabnika

Uporabnik mora pred vzpostavitvijo povezave:

• skleniti pogodbo z izbranim ponudnikom eArhiva,

• pridobiti dostopne podatke (certifikati, uporabniško ime in geslo),

• prejete podatke posredovati podjetju Pro-bit.

3. Nastavitev v sistemu Pro.4

Na strani Pro-bit se izvede konfiguracija povezave, ki vključuje:

• uvoz certifikata eArhiva,

• nastavitev arhiviranja po tipu dokumenta:

  • klasifikacija dokumentov,

  • določitev tipov priponk (npr. PDF, XML),

  • določitev obdobja hrambe,

  • nastavitev imena vozlišča v eArhivu,

  • vrsta metapodatka (iz katerega modula se prenesjo metapodatki poštna knjiga ali dokumentni sistem).

4. Pravila arhiviranja dokumentov

Dokumenti se v eArhiv pošiljajo glede na tip dokumenta, kot je določen v sistemu Pro.4.

5. Prikaz dokumentov v Pro.4

Uporabnik ima vpogled v arhivirane dokumente v modulu:

Dokumentni sistem → Dokumenti

Arhivirani dokumenti so:

• zaklenjeni (ni več možnega urejanja),

• označeni z zeleno barvo,

• označeni z ikono »Arhivirano v zunanji sistem«.

5. Povezava z zunanjim arhivom

V polju Zunanji ident se shrani:

• GUID (Global Unique Identifier), ki predstavlja enolično oznako dokumenta v zunanjem eArhivu.

6. Prenos metapodatkov v eArhiv

Poleg dokumentov se v eArhiv prenesejo tudi ključni metapodatki:

• Partner (ime partnerja)

• Leto

• Davčna številka

• Datum računa

• Številka računa (dobaviteljeva številka računa)

• Vrsta dokumenta (tip dokumenta v programu Pro.4)

• Številka dokumenta (interna številka v programu Pro.4)