Opomniki v modulu Poštna knjiga

Avtor Pro-bit Developer

Zadnja posodobitev Pred približno 2 mesecema

Pregled funkcionalnosti

Modul Poštna knjiga omogoča:

  • prikaz opomnikov na nadzorni plošči,

  • pošiljanje email obvestil o pretečenih rokih na dokumentih in zadevah.

Sistem pozna tri tipe opomnikov:

  1. opomnik o pretečeni zadevi (EVP),

  2. opomnik o pretečenem poštnem dokumentu (PK),

  3. opomnik glede na omejitev koraka v postopku.

1. Opomnik na zadevi (EVP)

Namen

Opomnik opozarja na nezaključene zadeve, pri katerih se približuje ali je že potekel rok rešitve.

Pogoji za delovanje

  • Na zadevi mora biti izpolnjeno polje Rok rešitve.

  • V sistemu mora biti nastavljeno:

    • koliko dni pred iztekom roka se opomnik prikaže in pošlje.

⚙️ To nastavitev prilagodi in vklopi Pro-bit glede na želje stranke.

Nastavitev nadzorne plošče

Uporabnik si na nadzorni plošči nastavi prikaz:

  • Nezaključene zadeve glede na rok rešitve

Postopek:

  1. Kliknite ikono Dodaj nov element (zgoraj desno)

  2. na novo kreiranem oknu kliknemo ikono “nastavitve”

  3. V beli pasici izberite:

    • Nezaključene zadeve glede na rok rešitve zadeve

Vidnost

  • Na nadzorni plošči so vidne samo zadeve prijavljenega uporabnika

  • Vse ostale zadeve so vedno vidne v tabeli zadev

2. Opomnik na dokumentu (PK)

Namen

Opomnik opozarja na nezaključene poštne dokumente, ki imajo določen rok zaključka.

Pogoji za delovanje

  • Na dokumentu mora biti v osnovnih podatkih (urejanje pošte) izpolnjeno polje:

    • Rok zaključka dokumenta

Nastavitev nadzorne plošče

Uporabnik si nastavi prikaz:

  • Nezaključeni dokumenti glede na rok zaključka

Postopek nastavitve je enak kot pri zadevah:

  1. Kliknite ikono Dodaj nov element (zgoraj desno)

  2. na novo kreiranem oknu kliknemo ikono “nastavitve”

  3. V beli pasici izberite:

  • Nezaključene zadeve glede na rok rešitve zadeve

Vidnost

  • Na nadzorni plošči so vidni dokumenti samo prijavljenega uporabnika

  • Vsi dokumenti so vedno dostopni v tabeli Poštni dokumenti

3. Opomnik glede na omejitev koraka

Namen

Opomnik opozarja na dokumente, ki so predolgo v določenem koraku postopka.

Nastavitev omejitve koraka

Pot:

  • Delovni tok → Šifranti → Definicija postopka → Koraki

Na izbranem koraku vnesemo:

  • Limit koraka v dnevih

Delovanje

  • Ko se dokument posreduje v ta korak:

    • sistem samodejno izračuna rok zaključka koraka

    • rok se zapiše v modri pasici Postopek – trenutno stanje

Primer

  • Datum posredovanja: 5. 1. 2023

  • Limit koraka: 5 dni

  • Izračunan rok: 10. 1. 2023

4. Pošiljanje email obvestil

Sistem omogoča samodejno pošiljanje email obvestil o dokumentih in zadevah v zamudi.

Pogoji za pošiljanje emailov

1. Email uporabnika

  • V modulu:

    • Šifranti → Kadri → Urejanje kadra

  • Mora biti izpolnjeno polje:

    • Email

2. Nastavitev v delovnem toku

  • Na postopkih, kjer želimo email obvestila, mora biti označeno:

    • Pošlji email ob prekoračitvi omejitve koraka

To se običajno nastavi na:

  • postopku likvidature (omejitev koraka),

  • postopku prejete pošte (rok zaključka dokumenta),

  • postopku zadeve / EVP (rok zaključka zadeve).

Vsebina email obvestila

Uporabnik prejme email z informacijami o:

  • dokumentih, ki jim je potekel rok zaključka,

  • dokumentih, ki jim je potekel limit koraka.

AI Chatbot – hitri odgovori (Intents)

  • Ne vidim opomnikov → Preveri, ali je vpisan rok in ali je prikaz nastavljen na nadzorni plošči

  • Zakaj ne dobim emaila? → Preveri email v kadrih in nastavitve postopka

  • Opomnik za zadevo → Potreben je rok rešitve (EVP)

  • Opomnik za dokument → Potreben je rok zaključka dokumenta

  • Opomnik za korak → Nastavljen mora biti limit koraka v postopku

📌 Opomba: vse sistemske nastavitve opomnikov (časovne omejitve, vklopi funkcionalnosti) se urejajo v sodelovanju s Pro-bitom.