Vodenje vzdrževanih družinskih članov (VDČ) v modulih HRM in Plače

Avtor Pro-bit Developer

Zadnja posodobitev Pred približno 1 uro

Namen

Funkcionalnost vzdrževanih družinskih članov omogoča evidentiranje upravičenosti zaposlenih do olajšav za vzdrževane družinske člane ter njihovo uporabo pri obračunu plače in poročanju FURS.

Po novem se vzdrževani družinski člani vodijo na podlagi obdobij veljavnosti (datum od in datum do), zato letno podaljševanje zapisov ni več potrebno. Enkrat vnesen zapis se uporablja toliko časa, dokler je veljaven oziroma dokler ni zaključen z datumom prenehanja vzdrževanosti.

Podatki o vzdrževanih družinskih članih vplivajo na:

  • obračun dohodnine pri plači,

  • višino olajšav za vzdrževane družinske člane,

  • pripravo datoteke VIRVDC,

  • PDF izpise za poročanje,

  • letno poročanje FURS.

Pot v programu

Uporabniki z modulom HRM

Vzdrževane družinske člane urejajo v kadrovskih podatkih zaposlenega.

HRM → Zaposleni → Družinski člani

Uporabniki brez modula HRM

Vzdrževane družinske člane urejajo v kadrovskih podatkih zaposlenega znotraj modula Plače.

Plače → Kadrovski podatki zaposlenega → Družinski člani

Natančna poimenovanja menijev so lahko odvisna od posamezne namestitve programa.

Opis funkcionalnosti

Vzdrževan družinski član predstavlja osebo, za katero lahko zaposleni uveljavlja davčno olajšavo.

Za vsakega družinskega člana se določi:

  • sorodstveno razmerje,

  • oznaka vzdrževanosti (npr. A1, A2, A5),

  • obdobje upravičenosti do vzdrževanosti.

Program nato na podlagi vpisanega obdobja samodejno ugotavlja:

  • ali je zaposleni v posameznem obračunu upravičen do olajšave,

  • katera oznaka vzdrževanosti velja za posamezno obdobje,

  • kateri znesek olajšave je treba uporabiti,

  • v katera obdobja se podatki vključijo pri poročanju FURS.

Postopek

Dodajanje novega vzdrževanega družinskega člana

  1. Odprite zaposlenega.

  2. Odprite zavihek oziroma evidenco družinskih članov.

  3. Izberite dodajanje novega zapisa.

  4. Vnesite podatke družinskega člana.

  5. Izberite ustrezno oznako vzdrževanosti.

  6. Vnesite datum začetka upravičenosti.

  7. Po potrebi vnesite tudi datum konca upravičenosti.

  8. Shranite zapis.

Po shranitvi bo program podatek samodejno uporabljal pri prihodnjih obračunih plač.

Zaključek vzdrževanosti

Če zaposleni za družinskega člana ni več upravičen do olajšave:

  1. Odprite veljaven zapis.

  2. V polje Datum do vnesite zadnji dan upravičenosti.

  3. Shranite zapis.

Po preteku tega datuma program tega družinskega člana pri obračunih ne bo več upošteval.

Sprememba oznake vzdrževanosti

Spremembe se ne izvajajo s popravkom obstoječega zapisa za pretekla obdobja.

Priporočeno je:

  1. Zaključiti obstoječi zapis z datumom do.

  2. Dodati nov zapis z novo oznako vzdrževanosti.

  3. Vnesti ustrezen datum začetka nove upravičenosti.

Tako ostane zagotovljena pravilna zgodovina podatkov.

Polja in nastavitve

Datum od

Predstavlja začetek obdobja upravičenosti do vzdrževanosti.

Program od tega datuma dalje upošteva družinskega člana pri obračunu olajšav.

Polje mora biti vedno vneseno.

Datum do

Predstavlja zadnji dan upravičenosti do vzdrževanosti.

Po tem datumu se vzdrževanost ne upošteva več.

Polje ni obvezno.

Če datum ni vnesen, program obravnava zapis kot odprt in veljaven tudi v prihodnjih obdobjih.

Oznaka vzdrževanosti

Oznaka določa vrsto vzdrževanega družinskega člana (npr. A1, A2, A5).

Na podlagi oznake program določa višino pripadajoče olajšave.

Veljavna oznaka se določa glede na obdobje vzdrževanosti.

Logika obračuna olajšav

Upoštevanje obdobja vzdrževanosti

Pri obračunu se preverja veljavnost podatkov o vzdrževanosti glede na vpisano obdobje.

Če je družinski član veljaven za posamezni obračun, se olajšava upošteva.

Če obdobje ni več veljavno, se olajšava ne obračuna.

Upoštevanje datuma izplačila

Višina olajšave se določa glede na datum izplačila plače.

To pomeni:

  • če je plača izplačana v obdobju stare veljavnosti olajšav, se uporabijo stari zneski;

  • če je izplačana po začetku nove veljavnosti olajšav, se uporabijo novi zneski.

Primer

Plača za december 2026:

  • izplačilo 31.12.2026 → uporabi se višina olajšave, ki velja v letu 2026;

  • izplačilo 05.01.2027 → uporabi se višina olajšave, ki velja v letu 2027.

Več sprememb znotraj istega meseca

Če obstajata dva zapisa znotraj istega meseca, program pri obračunu najprej uporabi prvi veljavni zapis.

Primer

Prvi zapis:

  • A1

  • veljaven do 17.07.2026

Drugi zapis:

  • A5

  • veljaven od 18.07.2026

Rezultat:

  • obračun za julij uporablja A1,

  • obračun za avgust uporablja A5.

Kontrole in opozorila

Program izvaja več kontrol za zagotavljanje pravilnosti podatkov.

Manjkajoč datum od

Zapisa ni mogoče pravilno uporabljati brez začetnega datuma.

Program uporabnika opozori na manjkajoč podatek.

Datum do je manjši od datuma od

Če je končni datum pred začetnim datumom, program javi napako.

Takšno obdobje ni dovoljeno.

Prekrivanje obdobij

Za istega družinskega člana se obdobja ne smejo prekrivati.

Primer nepravilnega vnosa

Prvi zapis:

  • Datum od: 01.01.2026

  • Datum do: 17.07.2026

Drugi zapis:

  • Datum od: 15.07.2026

V tem primeru se obdobji prekrivata.

Program uporabnika na tak vnos opozori.

Posebnosti in opozorila

Letno podaljševanje zapisov ni več potrebno

Po novem ni več potrebe po ustvarjanju novih zapisov za vsako koledarsko leto.

Če zapis nima datuma zaključka, ostaja veljaven tudi v naslednjih letih.

Akcije za razmnoževanje oziroma podaljševanje VDČ

Akcije za razmnoževanje oziroma letno podaljševanje vzdrževanih družinskih članov niso več potrebne in so odstranjene oziroma skrite.

Vpliv na VIRVDC

Podatki o vzdrževanosti se uporabljajo pri pripravi datoteke VIRVDC in PDF izpisov.

Program obdobja vzdrževanosti določa samodejno glede na:

  • veljavnost zapisov,

  • spremembe znotraj leta,

  • dejansko uporabo olajšav v obračunih plač.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Funkcionalnost vzdrževanih družinskih članov je povezana z:

  • zaposlenimi in kadrovskimi podatki,

  • obračunom plače,

  • izračunom dohodnine,

  • olajšavami za vzdrževane družinske člane,

  • PDF izpisi za poročanje,

  • datoteko VIRVDC.DAT,

  • poročanjem FURS.

Najpogostejša vprašanja

Ali moram ob začetku novega leta ustvariti nove zapise?
Ne. Če obstoječi zapis nima datuma zaključka, se uporablja tudi v naslednjih letih.

Ali je datum do obvezen?
Ne. Datum do se vnese samo ob prenehanju upravičenosti do vzdrževanosti.

Kateri datum določa višino olajšave?
Datum izplačila plače.

Kaj naredim ob spremembi oznake vzdrževanosti?
Zaključite obstoječi zapis in ustvarite nov zapis z novo oznako ter ustreznim datumom začetka veljavnosti.