Na začetnem zaslonu modula se uporabniku prikaže seznam njegovih zahtevkov za službene poti. Preko spodnje navigacije lahko uporabnik preprosto preklopi tudi na pogled dnevnih potnih nalogov.

FILTRIRANJE

Aplikacija omogoča filtriranje zahtevkov za službene poti glede na njihov status. Filtri so implementirani kot statusne kategorije, ki uporabniku omogočajo prikaz le tistih zahtevkov, ki ustrezajo izbranemu filtru.

V čakanju – zahtevki, ki so ustvarjeni, vendar še niso poslani v potrjevanje.

V potrjevanju – zahtevki, ki so bili poslani v postopek potrjevanja in čakajo na odločitev odgovorne osebe.

Obračunani – zahtevki, ki so bili potrjeni in finančno obdelani (obračunani).

Stornirani – zahtevki, ki so bili preklicani in niso več aktivni. 

KREIRANJE ZAHTEVKA ZA SLUŽBENO POT

Proces kreiranja novega zahtevka za službeno pot se sproži z uporabo akcijskega gumba ‘+’, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu aplikacije.

Ob kliku na gumb se uporabniku odpre čarovnik za kreiranje zahtevka.

Odpre se nam okno za kreiranje novega zahtevka za službeno pot. Elementi so razdeljeni na štiri menije – osnovno, atributi, relacija in priponke.

OSNOVNO

Ta zaslon je namenjen vnosu osnovnih informacij o službeni poti, ki so nujne za nadaljevanje postopka. Uporabnik tukaj določi časovni okvir poti, vrsto naloga, prevozno sredstvo ter lokacijo, preden nadaljuje na naslednje korake.

Gumb ‘X’ (zgoraj levo) omogoča zapiranje zaslona in preklic kreiranja zahtevka.

Vnosna polja:
Oznaka – se samodejno izpolni z identifikacijsko oznako zahtevka ob shranjevanju
Tip naloga – se zapolni s privzeto nastavitvijo. Na desni strani je ikona za urejanje oziroma izbor druge možnosti
Predviden datum odhoda - polje za izbor datuma in ure odhoda
Predviden datum prihoda - polje za izbor datuma in ure prihoda

Vozilo - se zapolni s privzeto nastavitvijo. Na desni strani je ikona za urejanje oziroma izbor druge možnosti

Sopotnik – omogoča označitev, da smo v izbranem vozilu sopotnik
Začetna lokacija – polje se samodejno napolni z naslovom podjetja
Končna lokacija – polje se samodejno napolni z naslovom podjetja
Začetna in končna lokacija (domač naslov) - omogoča označitev, da je začetna in končna lokacija domači naslov uporabnika

ATRIBUTI

Na sliki je prikazan zavihek »Atributi«, ki je namenjen vnosu poslovnih in finančnih podatkov zahtevka.
Večina elementov se privzeto izpolnijo samodejno na podlagi uporabniških in organizacijskih nastavitev, po potrebi pa jih je mogoče ročno spremeniti ali prilagoditi. 

Vnosna polja:
Delovno mesto - polje za določitev delovnega mesta zaposlenega
Stroškovno mesto - polje za določitev stroškovnega mesta, na katerega se bodo knjižili stroški službene poti
Vir financiranja - polje za določitev vira financiranja
Stroškovni nosilec - polje za določitev stroškovnega nosilca
Organizacijska enota - polje za določitev organizacijske enote uporabnik

Delovni nalog - polje za določitev delovnega naloga

Začetno stanje števca – polje za vnos stanja števca pred pričetkom službene poti

Končno stanje števca – polje za vnos končnega stanja števca po zaključeni službeni poti
Znesek avansa - polje za vnos zneska avansa, ki ga uporabnik zahteva pred izvedbo službene poti.

RELACIJA

Zavihek Relacija je namenjen podrobnemu opisu poti službenega potovanja in predstavlja osnovo za izračun kilometrine ter časovnih podatkov. V tem koraku uporabnik definira dejansko potovanje, vključno z začetnimi in končnimi točkami ter morebitnimi vmesnimi postanki.

Uporabnik lahko določi začetno in končno lokacijo posamezne relacije, doda vmesne postanke, če pot vključuje več lokacij, pregleda ali prilagodi izračunano razdaljo, ki se uporablja za obračun kilometrine.

Na sliki je prikazan zavihek »Relacija«, v začetnem stanju, ko relacije še niso vnesene.
Plavajoči gumb »+« (spodaj desno) je namenjen dodajanju nove relacije.
Ob kliku se odpre obrazec za vnos relacije.

Na sliki je prikazan zaslon, ki je namenjen vnosu podrobnosti posamezne relacije znotraj zahtevka za službeno pot.

Vnosna polja:
Namen - polje za določitev namena poti
Partner - polje za izbiro poslovnega partnerja
Naslov partnerja - polje za določitev lokacije partnerja, ki se uporablja kot cilj poti. V kolikor je partner izbran iz šifranta, se naslov samodejno prepiše iz podatkov partnerja. Če partnerja ni v seznamu, lahko uporabnik naslov vnese ročno.

Država partnerja - polje za določitev države, ki se uporablja kot cilj poti. V kolikor je partner izbran iz šifranta, se država samodejno prepiše iz podatkov partnerja. Če partnerja ni v seznamu, lahko uporabnik državo vnese ročno.

Datum odhoda - polje za izbor datuma in ure odhoda. Vrednost se samodejno prenese iz zavihka ‘osnovno’
Datum prihoda - polje za izbor datuma in ure prihoda. Vrednost se samodejno prenese iz zavihka ‘osnovno’
Opis - besedilno polje za dodatni opis
Prevoženi kilometri- polje, ki prikazuje skupno število kilometrov za relacijo
Ročno - stikalo, ki omogoča ročni način vnosa kilometrov
Notranji kilometri - stikalo za označitev, ali gre za notranjo relacijo (znotraj organizacije), kar vpliva na obračun kilometrine

Zaslon prikazuje stanje, ko je relacija že dodana k zahtevku za službeno pot. V okviru enega zahtevka je mogoče vnesti več relacij, pri čemer je treba biti pozoren na časovno zaporedje posameznih relacij. Časi odhoda in prihoda morajo biti neprekinjeni, kar pomeni, da se mora naslednja relacija začeti točno ob času zaključka prejšnje relacije (npr. če se prva relacija zaključi ob 10:00, se mora naslednja relacija začeti ob 10:00).

PRIPONKE

Na sliki je prikazan zavihek »Priponke«, ki je namenjen dodajanju dokumentov in fotografij, vezanih na službeno pot. Zavihek priponke je viden po shranjevanju zahtevka, na ponovnem urejanju.

Plavajoči gumb »+« (spodaj desno) je namenjen dodajanju nove priponke.
Ob kliku se odpre možnost izbire načina dodajanja.

Izberi dokument - omogoča dodajanje obstoječe datoteke iz naprave (npr. PDF, slika ali drug dokument).

Izberi iz galerije - omogoča dodajanje nove priponke z izborom slike iz galerije na mobilni napravi.

Nova fotografija - omogoča dodajanje nove priponke z neposrednim zajemom fotografije.

Priponke je možno kadarkoli dodajati ali odstranjevati iz zahtevka. Omogočeno je dodajanje priponk ne glede na status, v katerem se zahtevek za službeno pot trenutno nahaja, kar zagotavlja fleksibilnost pri dopolnjevanju dokumentacije tudi v kasnejših fazah obravnave.

V pregledu zahtevkov modro obarvana ikona za priponke označuje, da je na posameznem zahtevku ali dnevnem potnem nalogu dodana ena ali več priponk. Ikona uporabniku omogoča hiter vizualni vpogled v to, ali zahtevek vsebuje priloženo dokumentacijo.

ZAKLJUČITEV ZAHTEVKA ZA SLUŽBENO POT

Ko uporabnik vnese vse zahtevane parametre in zaključi vnos podatkov, postopek zaključi s klikom na gumb za potrditev (ikona kljukice) v zgornjem desnem kotu zaslona.

V kolikor vsi obvezni parametri niso izpolnjeni, aplikacija uporabnika na to opozori z obvestilom. Sistem jasno izpiše manjkajoče ali neustrezne podatke, s čimer uporabniku omogoči, da zahtevek dopolni pred uspešnim zaključkom postopka.

Ko uporabnik vnese vse zahtevane podatke, se mu prikaže zaključni zaslon, kjer lahko zahtevek shrani kot osnutek, ga pošlje v potrjevanje ali se vrne na urejanje. Ko se zahtevek shrani, se prikaže obvestilo o uspešnem shranjevanju z navedbo oznake (zaporedne številke zahtevka / potnega naloga).

POTRJEVANJE ZAHTEVKOV ZA SLUŽBENO POT (VODJE)

Ko je zahtevek poslan v potrjevanje, vodje prejmejo obvestilo o novo oddanem zahtevku.

Do potrjevanja zahtevkov oziroma do seznama zahtevkov, ki čakajo na potrditev, vodja dostopa preko zelenega gumba, ki se nahaja na začetnem zaslonu mobilne aplikacije. S klikom na ta gumb se vodji prikaže pregled vseh zahtevkov, ki zahtevajo njegovo potrditev.

Ob odprtju zahtevka v pregled se jim prikaže celoten zahtevek z vsemi vnesenimi podatki, pregledno združenimi v enem seznamu, kar omogoča hiter in enostaven vpogled v vsebino zahtevka.

V pregledu zahtevka vodja za nadaljnjo obravnavo klikne modri gumb z ikono strešice, ki se nahaja v spodnjem desnem kotu zaslona. S tem se odpre meni z možnostmi nadaljnjih akcij, kjer lahko izbere eno izmed naslednjih možnosti:
- storno zahtevka,
- obračun potnega naloga (Obračun PN) ali
- ponovno kreiranje zahtevka

ZAKLJUČEVANJE POTRJEVANJA / STORNIRANJA / PONOVNEGA KREIRANJA ZAHTEVKA ZA SLUŽBENO POT

V tem sklopu so prikazani zasloni in postopki, namenjeni vodjem, ki v mobilni aplikaciji obravnavajo zahtevke za službene poti. Vodja ima na voljo celovit pregled zahtevka z vsemi vnesenimi podatki ter možnost izbire ustrezne nadaljnje akcije.

Na prikazanih zaslonih je razvidno, kako lahko vodja:

·        potrdi zahtevek in ga posreduje v nadaljnji postopek obračuna,

·        stornira zahtevek, kadar ta ni ustrezen ali ni več relevanten,

·   vrne zahtevek v ponovno kreiranje oziroma urejanje, če so potrebne dopolnitve ali popravki podatkov.

OBRAČUN PN - POTRJEVANJE ZAHTEVKA ZA SLUŽBENO POT

Ko uporabnik (vodja) v pregledu zahtevka za službeno pot potrdi zahtevek s klikom na gumb z zeleno kljukico »Obračun PN«, se prikaže dodatni zaslon za dokončno potrditev zahtevka.

Na tem zaslonu ima vodja možnost ponovnega pregleda celotnega zahtevka, če želi še enkrat preveriti vnesene podatke, ali pa se vrniti nazaj in izbrati drugo akcijo, v kolikor ugotovi, da želi zahtevek obravnavati drugače.

Po izvedbi dokončne akcije »potrdi zahtevek« se prikaže obvestilo, da je bil zahtevek uspešno potrjen.

PONOVNO KREIRANJE – DOPOLNITEV ZAHTEVKA ZA SLUŽBENO POT

Ko vodja v pregledu zahtevka za službeno pot izbere akcijo »Ponovno kreiranje« (klik na modri svinčnik), se odpre zaslon za vračilo zahtevka v ponovno urejanje. Na tem zaslonu mora vodja obvezno vnesti komentar zavrnitve, v katerem jasno navede razlog vračila zahtevka (npr. spremenite datum, popravite partnerja, dopolnite relacijo ipd.).

Po kliku na gumb »Shrani« se zahtevek vrne delavcu v stanje, kjer je ponovno omogočeno urejanje vseh podatkov zahtevka za službeno pot. Delavec ob tem prejme mobilno obvestilo, v katerem je prikazan komentar vodje, kar mu omogoča, da takoj razume, katere spremembe so potrebne, in zahtevek ustrezno dopolni ter ponovno pošlje v potrjevanje.

STORNO- STORNIRANJE ZAHTEVKA ZA SLUŽBENO POT

Ko vodja v pregledu zahtevka za službeno pot izbere akcijo »Storno« (klik na rdeči X), se odpre potrditveni zaslon za storniranje zahtevka. Na tem zaslonu ima vodja možnost ponovnega pregleda zahtevka, v kolikor želi še enkrat preveriti podatke ali ugotovi, da se je zmotil in želi izbrati drugo akcijo.

S klikom na gumb »Storniraj zahtevek« vodja dokončno potrdi stornacijo zahtevka. Zahtevek se s tem trajno zaključi in ne gre več v nadaljnjo obravnavo.

Ob uspešni stornaciji delavec prejme mobilno obvestilo, da je bil njegov zahtevek za službeno pot storniran, s čimer je o odločitvi vodje pravočasno obveščen.

UREJANJE DNEVNEGA POTNEGA NALOGA

Vnosna polja pri urejanju dnevnega potnega naloga so enaka kot na zahtevku za službeno pot, le da znotraj zavihka Relacija uporabnik lahko vnese tudi podatka o strošku parkirnine in/ali cestnine.

Dnevni potni nalog lahko uporabnik dopolni z dejanskimi podatki službene poti in ga shrani. V mobilni aplikaciji ni preračuna stroškov, zato je ta del potrebno dokončno urediti na web-u.