S klikom na Vnos analize v levem meniju program odpre tabelo Finančne analize.

S klikom na ikono Uredi odpremo že dodane finančne analize (Podatki iz izkaza poslovnega izida, Podatki iz bilance stanja) in uredimo formule ali izpis.

S klikom na ikono Dodaj nov zapis dodamo novo finančno analizo.

Odpre se okno, v katerega vpišemo Naziv analize, določimo izvozno obliko in določimo Aktivnost.

AOP-je dodajamo z Dodaj nov vnos. Na ta način dodamo vse AOP-je, ki jih potrebujemo. Obvezna je oznaka AOP-ja, vpišemo tudi Naziv AOP-ja.

Če vključimo samo določene konte, jih vpišemo v polje Vključeni konti. Če želimo kakšen konto izločiti, ga vpišemo v polje Izločeni konti. Če je kontov več, jih ločimo z vejico.

Če je potrebno, vnesemo na AOP tudi Tip za izračun otvoritve, Tip za izračun prometa, Tip za skupni izračun, nato izberemo predlagano vsebino.

V polje Vključeni AOP-ji naštejemo AOP-je, ki jih želimo zajeti v analizo. Med sabo jih navadno seštevamo.

Finančne analize lahko uporabnik uvozi v modulu Finance pod razdelkom Uporabniške nastavitve, kjer izbere opcijo Prevzemi nove nastavitve.

Uporabniku se odpre izbor možnosti uvoza finančnih analiz glede na kapitalsko obliko podjetja. Prav tako se odpre podrobni opis akcije ob izboru možnosti.

Vnos analize

Uporabnik si lahko poljubno kreira različne finančne analize. Pri vnosu je potrebno nastaviti analizo, ki si jo kasneje lahko izpišemo. Predhodno so že nastavljene nekatere analize, kot so Bilanca stanja in Izkaz poslovnega izida.

Novo analizo kreiramo v modulu Finance → Vnos analiz.

S klikom na svinčnik se odpre pogovorno okno, kamor vnesemo novo finančno analizo.

V prvem koraku vnesemo osnovne podatke o analizi, kot je naziv analize ter ostale podatke. Izbiramo lahko med različnimi izvoznimi oblikami, odvisno od analize, ki jo pripravljamo.

Na voljo imamo izvoz:

• bilance stanja,

• izkaza poslovnega izida,

• denarnega toka.

Izberemo lahko tudi brez izvoza, v kolikor želimo, da se analiza ne bo izvažala.

Na gumbu Aktiven označimo, ali je analiza aktivna.

V naslednjem koraku je potrebno vnesti AOP, ki je običajno trimestna številka. Vnesemo naziv, ki ga lahko oblikujemo s funkcijami (odebeljeno, poševno …). V kolikor želimo, da se AOP izpiše, dodamo v polje potrditveno kljukico.

Nato vnesemo vire, običajno so to konti, iz katerih se bo posamezni AOP izračunaval.

Najprej vnesemo vključene konte, ki se bodo v posameznem AOP zajeli. Pri zajemu kontov lahko uporabljamo različne načine:

• V kolikor želimo, da je v AOP zajetih več kontov, jih ločimo z znakom "," na način:
  760000,761000

• V kolikor želimo, da je v AOP zajeta skupina kontov, uporabimo znak "*" na način:
  760,761**

• V kolikor želimo, da je v AOP zajet cel razred, uporabimo znak "*" na način:
  2,3**

Prav tako imamo možnost izločanja kontov. V primeru, da v skupini 11* želimo izločiti konto 111000, lahko vnesemo konte za dotični AOP.

Izberemo tip za izračun otvoritve, prometa ter tip za skupni izračun.

Nato izberemo še tip za skupni izračun. Na izbiro so možnosti, ki so vidne na ekranski sliki.

V kolikor je AOP seštevalni in želimo sešteti ali odšteti dva ali več AOP-jev, lahko v okno Vključeni AOP vnesemo oznake AOP-jev, katere želimo vključiti.

Po potrebi lahko naziv AOP-ja vnesemo v poljubnem tujem jeziku ter ga oblikujemo s funkcijami nad vnosnim oknom.

V spodnji preglednici vidimo, katere AOP-je smo vnesli.

Z gumbom dodajamo in odstranjujemo pozicije v analizi.

Z gumbom Shrani v zgornjem desnem kotu analizo shranimo, z gumbom Prekini zaključimo z vnosom in izgubimo vse podatke, ki smo jih do takrat vnesli.

Preračun analize

Finance → Finančne analize → Preračun analize

Na tem mestu izpisujemo analize, ki smo jih predhodno vnesli in shranili na vnosu analiz.

Najprej določimo vrsto analize, ki jo želimo izpisati. S klikom na gumb Dodaj se prikaže seznam vseh analiz, iz katerega izberemo želeno analizo.

Nato določimo kriterije, ki jih program upošteva pri izpisu analize.

Določimo obdobje, za katero želimo izpisati analizo, in sicer začetni ter končni datum analize. V kolikor želimo izpisati analizo še za preteklo oziroma primerjalno obdobje, vnesemo tudi začetni in končni datum.

Ko zaključimo z vnosom, potrdimo nastavitve s klikom na Potrdi nastavitve. Program generira poročilo, ki ga prikaže v novem zavihku.

Poročilo lahko shranimo na disk ali ga natisnemo.

Izpis analize je možno uvrstiti v Urnik izpisov, tako da se nam na določen dan ob določenem času izpis avtomatično generira in pošlje na izbrani elektronski naslov.

To storimo tako, da kliknemo na Uvrsti v Urnik ter navedemo elektronski naslov in izberemo termin.

Z gumbom OK potrdimo nastavitve.

Izpis shranjene analize

Finance → Finančne analize → Izpis shranjene analize

Na tem mestu izpisujemo analize, ki smo jih predhodno shranili. Pripravimo lahko tudi XML ali Excel datoteko za uvoz na portal AJPES.

Najprej vnesemo osnovne nastavitve za izpis analize.

Z izbiro tipa izpisa izberemo različne formate dokumenta.

Analizo lahko pošljemo tudi po elektronski pošti. V tem primeru označimo polje e-mail ter izberemo elektronski naslov s seznama ali prejemnika vnesemo ročno.

Nato izberemo analizo, ki smo jo shranili. S klikom na spustni seznam se odpre seznam vseh shranjenih analiz. Analizo izberemo z gumbom Izberi.

Pri izbiri možnosti Izdelaj prijavo na AJPES oziroma Izvoz podatkov v Excel se odpre nova vnosna maska za vnos podatkov, kot so ime odgovorne osebe za sestavo bilanc, vodja podjetja, naziv ter naslov podjetja in ostali podatki.

Nato izberemo, katero izmed shranjenih analiz želimo pripraviti.

Po vnosu vseh kriterijev potrdimo nastavitve. Program avtomatično kreira dokument, ki se shrani na lokalni disk.

Finančne analize po dejavnostih

Pri zagotavljanju poročanja morajo javni zavodi zagotoviti ločevanje podatkov glede na nepridobitno in pridobitno dejavnost.

Na voljo imamo tri načine ločevanja dejavnosti:

• ločevanje z atributi,

• ločevanje s konti,

• ločevanje z izračunanim deležem.

Način, na katerega se ločuje dejavnost, je pred pripravo poročil potrebno sporočiti na podpora@pro-bit.si, da se vklopijo določene nastavitve.

Pri ločevanju s konti je potrebno urediti dejavnost na vsakem kontu posebej. Prednastavljena nastavitev je narejena na nepridobitno dejavnost, konte, na katere knjižimo podatke po pridobitni dejavnosti, pa je potrebno ustrezno definirati.

Definiranje dejavnosti na kontu se lahko izvede šele po nastavitvah Pro-bitovega serviserja.

FINANČNE ANALIZE: VRSTNI RED OPERACIJ PRI UPOŠTEVANJU AOP IN DRUGIH ANALIZ

V modulu Finance imamo možnost upoštevanja AOP-jev iz druge finančne analize.

Vključevanje AOP-jev iz druge finančne analize (npr. Presežek prihodkov/odhodkov iz IPI → BS) opravimo tako, da v formi urejanja finančne analize na želenem AOP-ju izberemo Izbor analize.

Nato dodamo Vključeni AOP iz izbrane analize.

Tako se zapiše vključeni AOP.

Za upoštevanje AOP-ja iz druge finančne analize je predpogoj, da imamo primarno oziroma izvorno analizo shranjeno.

Primer:

Na AOP-ju 052 so denarna sredstva v vrednosti 12286,91.

Na podatkih iz izkaza poslovnega izida izberemo izbor analize in vključeni AOP 052.

Tako imamo prikazan AOP 052 v tabeli.

Znesek iz AOP-ja 052 je upoštevan na AOP-ju 120.

Polnjenje oznake AOP-ja

Na vnosu finančnih analiz imamo ikono Prenesi oznako AOP v številko pozicije.

To možnost uporabimo v primeru, ko je polje številka pozicije prazno.