👥 Skupine v delovnem toku

ℹ️ Namen skupin v delovnem toku

Skupine uporabljamo za določanje pravic uporabnikov na posameznih korakih delovnega postopka.

Ko v definiciji postopka določenemu koraku dodelimo skupino, pridobijo vsi člani te skupine pravice za delo na tem koraku.

👤 Uporabnik, ki je član skupine, lahko:

• 📬 odpre poštni dokument,

• ✏️ ureja podatke dokumenta,

• 🔍 pregleduje vsebino dokumenta,

• ➡️ posreduje dokument v naslednji korak delovnega postopka.

💡 Primer: Če je skupina Tajništvo dodana na korak Pregled prejete pošte, lahko vsi uporabniki, ki so člani skupine Tajništvo, obdelujejo dokumente na tem koraku in jih po zaključku posredujejo naprej v postopek.

📋 Odpiranje seznama skupin

1. V levem meniju kliknite Skupina.

2. Odpre se tabela Skupine, kjer lahko pregledujete in upravljate obstoječe skupine.

✏️ Urejanje obstoječe skupine

1. V tabeli Skupine poiščite želeno skupino.

2. Kliknite ikono ✏️ Uredi.

3. Odpre se obrazec za urejanje izbrane skupine.

➕ Dodajanje nove skupine

1. V tabeli Skupine kliknite ➕ Dodaj nov zapis.

2. Odpre se obrazec Urejanje skupine.

3. Vnesite ime skupine.

👤 Dodajanje članov v skupino

Člane skupine lahko dodate na dva načina.

🔹 Način 1: Dodajanje posameznega člana

1. V razdelku 👥 Člani skupine kliknite ➕ Dodaj nov zapis.

2. Izberite uporabnika, ki ga želite dodati v skupino.

3. Shranite spremembe.

🔹 Način 2: Dodajanje več članov hkrati

1. Kliknite ikono 👥 Člani skupine v zgornjem desnem kotu.

2. Odpre se seznam uporabnikov.

3. Označite enega ali več uporabnikov.

4. Potrdite izbor za dodajanje v skupino.

💡 Nasvet: Ta način je hitrejši, kadar želite v skupino dodati več uporabnikov hkrati.

❌ Odstranjevanje člana iz skupine

1. V seznamu članov poiščite uporabnika, ki ga želite odstraniti.

2. Kliknite 🗑️ Odstrani zapis.

3. Uporabnik bo odstranjen iz skupine.

💾 Shranjevanje ali preklic sprememb

• Za shranjevanje sprememb kliknite 💾 Shrani skupino.

• Če sprememb ne želite shraniti, kliknite ↩️ Prekliči skupino.

⚠️ Prikaz neaktivnih uporabnikov

Če je uporabnik v modulu 📚 Šifranti označen kot neaktiven, se ta status samodejno prikaže tudi v obrazcu ✏️ Urejanje skupine.

🔎 Tako lahko hitro prepoznate uporabnike, ki niso več aktivni, vendar so še vedno vključeni v skupino.

Primer:

• 🟢 Aktivni uporabnik – uporabnik je aktiven in lahko uporablja sistem.

• 🔴 Neaktivni uporabnik – uporabnik je onemogočen v modulu Šifranti - kadri in je v skupini prikazan kot neaktiven.

✅ Priporočilo: Občasno preverite člane skupin in odstranite neaktivne uporabnike, ki ne potrebujejo več dostopa do delovnih postopkov.