NAVODILA ZA IZDELAVO POROČILA ZA POROČANJE PLAČIL ZA JAVNA NAROČILA NA UJP

1 Šifranti

Za nemoteno delo potrebujemo sprotno urejena in ažurirana šifranta javnih naročil in pogodb, vezanih na javna naročila.

1.1 Šifrant javnih naročil

Šifrant javnih naročil ob začetku dela uvozimo iz UJP-a. V kolikor se sklene novo javno naročilo, je potrebno uvoz ponoviti.

POMEMBNO:

V kolikor se spremeni vrednost ali veljavnost pogodbe na portalu javnih naročil, je potrebno ponovno uvoziti naročila in pogodbe iz portala, da se spremembe zapišejo tudi v Pro.4.

1.2 Šifrant pogodb javnih naročil

Šifrant se avtomatsko napolni ob uvozu javnih naročil. UJP ne zagotavlja podatka o partnerju in vrednosti pogodbe, zato je potrebno to ročno urediti, če želimo pravilno delovanje sistema.

Z vrednostjo in partnerjem morajo biti opremljene vse pogodbe.

Od 1.12.2023 UJP zagotavlja podatek o vrednosti pogodbe, medtem ko je podatek o partnerju naveden opisno. Če se opis ujema z nazivom partnerja v sistemu, se partner avtomatsko zapiše (vrstica je bela). Če se ne ujema, je vrstica rumena in pomeni, da je potrebno zapis urediti.

Pomembno: nobena pogodba ne sme ostati v rumeni vrstici.

Posebnost – okvirni sporazumi

Pri okvirnih sporazumih, ki se nanašajo na več partnerjev, je potrebno za vsakega partnerja ustvariti svoj zapis.

Postopek:

• v pogodbo se vnese prvi partner in označi okvirni sporazum

• zapis se kopira

• kopija se odpre in se vnese naslednji partner

• postopek se ponovi za vse partnerje

2 Vnos podatkov na račune

2.1 Urejanje podatkov na računih (in plačilih) pred inštalacijo poročila

Za avtomatizirano poročanje je potrebno na že knjiženih računih dodati manjkajoče podatke o pogodbi in javnem naročilu.

Enako velja za delna plačila ali vsa plačila, vezana na javna naročila.

Urejanje se izvaja v meniju Dopolnjevanje podatkov, kjer si nastavimo filtre (konto, partner, datum).

Po izbiri računov jih dopolnimo s podatki o pogodbi in javnem naročilu.

Ko odpremo šifrant pogodb javnih naročil, se prikažejo samo pogodbe izbranega partnerja. Po izbiri pogodbe se samodejno izpolni tudi podatek o javnem naročilu.

2.2 Vnos podatkov ob prejemu računa

Za tekoče vnose sta na vnosu prejetega računa v Poštni knjigi dodani dve polji.

Ob vnosu računa za partnerja z aktivno pogodbo se prikaže obvestilo s seznamom aktivnih pogodb.

Vnos je možen tudi v Knjigi prejetih računov, v razdelku Atributi.

2.3 Vnos računa, ki se nanaša na več pogodb

Če račun vsebuje več pogodb (sklopov), je omogočena delitev računa na več sklopov.

Postopek:

• v Knjigi prejetih računov izberemo možnost »Izklopi knjiženje po vzorcu in omogoči urejanje knjižb«

• vrednost na kontu 220* se razdeli glede na pogodbe

• za vsako pogodbo se doda nov zapis

• postopek se ponavlja, dokler ni celoten račun razdeljen

2.4 Izdelava plačil

Ob pripravi plačil se izpiše opozorilo.

Če je zaznana nova pogodba na portalu, se ta doda v šifrant.

Potrebno je preveriti pravilnost podatkov, sicer jih je treba urediti v točki 1.2.

Tudi če je račun razdeljen na več pogodb, se izdela en plačilni nalog.

3 Knjiženje plačil (temeljnica banke oz. UJP-a)

Pri uvozu plačil na temeljnico je obvezna uporaba opcije »Pokrivanje računov«.

Če je bil račun razdeljen na več pogodb, sistem s to funkcijo razdeli plačilo na več knjižb, kar omogoča pravilno poročanje.

4 Priprava poročila

Priprava poročila je enostavna – vnese se obdobje poročanja.

Prikaže se tabela pripravljenih plačil.

Če so podatki pravilni, se potrdi OK, poročilo pa se shrani v Shranjena poročila.

Poročilo je možno za isto obdobje generirati večkrat, dokler ni oddano na UJP.

Za oddajo se izvede izvoz datoteke na UJP preko akcije pri shranjenem poročilu.

Na voljo je tudi izvoz v Excel pred oddajo. Dodan je gumb Shrani.

5 Analiza javnih naročil in pogodb

Analiza omogoča pregled vseh podatkov o javnih naročilih in pogodbah.

Omogoča:

• pregled po naročilih

• pregled po pogodbah

• pregled po partnerjih

• spremljanje izkoriščenosti vrednosti naročil in pogodb

• pregled računov in plačil

Pri okvirnih sporazumih se pod pogodbo prikažejo vsi računi in plačila, ne glede na partnerja.