Spremljanje rokov reševanja zadev
Avtor Pro-bit Developer
Zadnja posodobitev Pred približno 2 urama
Namen
Funkcionalnost spremljanja rokov reševanja zadev omogoča pravočasno obravnavo odprtih zadev in pomaga uporabnikom spremljati, katere zadeve se približujejo roku za rešitev.
S spremljanjem rokov lahko uporabniki:
nadzorujejo pravočasnost obravnave zadev,
prepoznajo zadeve, ki zahtevajo prednostno obravnavo,
spremljajo odprte postopke na nadzorni plošči,
prejemajo opozorila pred iztekom roka za rešitev.
Funkcionalnost je posebej uporabna pri postopkih, kjer morajo biti zadeve obravnavane v določenem časovnem roku.
Pot v programu
Poštna knjiga → Elektronsko vodena pisarna (EVP) → Zadeve → Urejanje zadeve
Poštna knjiga - Nadzorna plošča - Nezaključene zadeve glede na rok rešitve
Opis funkcionalnosti
Spremljanje rokov temelji na polju Rok rešitve, ki se nahaja na zadevi.
Ko je na zadevi določen rok rešitve, sistem spremlja približevanje tega datuma in lahko zadevo prikaže v pregledu Nezaključene zadeve glede na rok rešitve na nadzorni plošči.
Če rok rešitve ni določen, sistem zadeve ne more vključiti v preglede rokov in za takšno zadevo ni mogoče prejemati opozoril.
Polje Rok rešitve
Polje Rok rešitve določa datum, do katerega mora biti zadeva obravnavana oziroma zaključena.
Datum se vnese ob odpiranju zadeve oziroma kadar uporabnik določi rok za njeno obravnavo.
Vnos tega polja je pogoj za delovanje opozoril in spremljanje rokov na nadzorni plošči.
Kako deluje spremljanje rokov
Ko je na zadevi določen rok rešitve:
Sistem spremlja datum roka rešitve.
Pred iztekom roka začne zadevo vključevati v pregled rokov.
Uporabnik vidi zadevo na nadzorni plošči med odprtimi zadevami glede na rok rešitve.
Po potrebi lahko uporabnik prejme tudi e-mail opozorilo.
Število dni pred iztekom roka, ko se zadeva začne prikazovati med opozorili, je sistemska nastavitev.
Pregled »Nezaključene zadeve glede na rok rešitve«
Pregled prikazuje odprte zadeve, ki:
še niso zaključene,
imajo določen rok rešitve,
se nahajajo znotraj opozorilnega obdobja.
Pomembno je vedeti, da niso prikazane vse odprte zadeve v sistemu. Prikazane so samo tiste, ki ustrezajo pogojem pregleda rokov.
Pogoji za prikaz zadeve med opozorili
Da se zadeva prikaže v pregledu rokov, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:
zadeva mora biti odprta,
na zadevi mora biti določen rok rešitve,
rok rešitve mora biti znotraj nastavljenega opozorilnega obdobja.
Če kateri od pogojev ni izpolnjen, zadeva ne bo prikazana v pregledu rokov.
Spreminjanje roka rešitve
Če se med obravnavo zadeve rok spremeni, lahko uporabnik v obrazcu zadeve popravi datum v polju Rok rešitve.
Po shranitvi spremembe sistem pri spremljanju rokov uporabi novi datum.
Povezava z e-mail opozorili
Spremljanje rokov na nadzorni plošči je povezano tudi s funkcionalnostjo e-mail opozarjanja.
Sistem uporablja enako opozorilno obdobje za:
prikaz zadev na nadzorni plošči,
pošiljanje opozoril po elektronski pošti.
Podrobnejši opis nastavitev je opisan v članku E-mail obveščanje o rokih.
Posebnosti in opozorila
Brez izpolnjenega polja Rok rešitve sistem ne more spremljati rokov za zadevo.
Zadeva brez roka rešitve ne bo prikazana med opozorili na nadzorni plošči.
Pregled rokov ne prikazuje vseh odprtih zadev, ampak samo zadeve znotraj opozorilnega obdobja.
Zadeve, ki niso prikazane med opozorili, lahko vedno poiščete v modulu Zadeve.
Število dni pred iztekom roka določa sistemska nastavitev.
Praktični primer
Uporabnik odpre novo zadevo in določi rok za njeno rešitev.
Odpre zadevo.
V polje Rok rešitve vnese datum zaključka obravnave.
Shrani spremembe.
Sistem začne spremljati rok rešitve.
Ko se rok približa opozorilnemu obdobju, se zadeva prikaže v pregledu Nezaključene zadeve glede na rok rešitve.
Uporabnik lahko pravočasno ukrepa in zaključi obravnavo.
Povzetek
Funkcionalnost spremljanja rokov reševanja zadev omogoča pravočasno spremljanje odprtih zadev in opozarja uporabnike na bližajoče se roke. Delovanje temelji na pravilno izpolnjenem polju Rok rešitve, ki je pogoj za prikaz zadev v pregledu rokov in za delovanje opozoril. Uporabnikom omogoča boljši nadzor nad odprtimi postopki in pravočasno obravnavo zadev.
Najpogostejša vprašanja
Zakaj moje zadeve niso prikazane med opozorili?
Najpogostejši razlog je, da na zadevi ni izpolnjeno polje Rok rešitve ali pa se rok še ne nahaja znotraj opozorilnega obdobja.
Ali moram rok rešitve vnesti ob odprtju zadeve?
Gradivo tega ne določa kot obveznega koraka, vendar brez vnosa roka funkcionalnost spremljanja rokov ne deluje.
Ali lahko rok rešitve naknadno spremenim?
Da. Rok lahko popravite v obrazcu zadeve, sistem pa bo pri spremljanju uporabil posodobljen datum.
Zakaj ne vidim vseh odprtih zadev?
Pregled rokov prikazuje samo odprte zadeve, ki ustrezajo pogojem opozarjanja. Za pregled vseh zadev uporabite modul Zadeve.
Kdo določa opozorilno obdobje?
Opozorilno obdobje je sistemska nastavitev. V gradivu je naveden primer petih dni pred iztekom roka.