Namen

Funkcionalnost e-mail obveščanja o rokih omogoča samodejno pošiljanje opozoril uporabnikom, ko se rok za obravnavo zadeve oziroma dokumenta približuje izteku. Namen funkcionalnosti je pravočasno obveščanje uporabnikov in zmanjšanje možnosti, da bi bila zadeva ali dokument obravnavana prepozno.

E-mail obvestila so dopolnitev opozoril na nadzorni plošči in uporabniku omogočajo, da je o bližajočih se rokih obveščen tudi izven programa.

Pot v programu

Nastavitev e-mail naslova uporabnika:

Šifranti → Kadri → Urejanje delavca → E-mail

Opis funkcionalnosti

Program lahko samodejno pošilja e-mail opozorila za zadeve in dokumente, ki se približujejo nastavljenemu roku.

Za pošiljanje opozoril ni potrebna nobena dodatna aktivnost uporabnika. Ko so izpolnjeni vsi pogoji za obveščanje, sistem opozorila pošilja samodejno.

Število dni pred iztekom roka, ko se opozorilo pošlje, določi podjetje Pro-bit v sistemskih nastavitvah. V prikazanem primeru je opozarjanje nastavljeno pet dni pred iztekom roka.

Pogoji za delovanje e-mail obveščanja

Da lahko uporabnik prejema e-mail opozorila, mora biti izpolnjen e-mail naslov v kadrovski evidenci.

Polje za vnos e-mail naslova:

Če e-mail naslov ni vpisan, sistem uporabniku ne more poslati opozorila.

Nastavitev e-mail naslova uporabnika

Postopek

1. Odprite šifrant kadri.

2. Poiščite zaposlenega oziroma uporabnika.

3. Odprite urejanje zapisa.

4. V polje E-mail vpišite veljaven elektronski naslov.

5. Spremembe shranite.

Po shranitvi bo sistem lahko uporabljal vpisan naslov za pošiljanje opozoril.

Kdaj sistem pošlje opozorilo

Sistem pošlje opozorilo, ko se zadeva ali dokument približuje roku, ki je določen za obravnavo oziroma zaključek.

Točen časovni okvir določa sistemska nastavitev, ki jo nastavi Pro-bit.

Uporabnik tega obdobja ne more spreminjati sam, razen če ima dostop do ustreznih sistemskih nastavitev oziroma spremembo izvede Pro-bit.

Posebnosti in opozorila

• Brez vpisanega e-mail naslova opozorila ne bodo poslana.

• E-mail naslov mora biti vpisan v kadrovski evidenci uporabnika.

• Obdobje opozarjanja določa sistemska nastavitev.

• E-mail obvestila so namenjena dodatnemu obveščanju in ne nadomeščajo spremljanja dela v programu.

Najpogostejša vprašanja

Zakaj ne prejemam e-mail opozoril?

Najprej preverite, ali imate v kadrovski evidenci vpisan e-mail naslov. Če naslov ni vpisan, sistem opozoril ne more poslati.

Kje uredim e-mail naslov za obveščanje?

E-mail naslov uredite v kadrovski evidenci:

Šifranti → Kadri → Urejanje delavca → E-mail

Ali lahko sam določim, koliko dni pred rokom želim prejeti opozorilo?

Ne. Število dni pred iztekom roka določa sistemska nastavitev, ki jo nastavi Pro-bit.

Ali se opozorila pošiljajo na zasebni ali službeni naslov?

Sistem uporablja e-mail naslov, ki je vpisan v kadrovski evidenci uporabnika.

Povzetek

E-mail obveščanje o rokih omogoča samodejno opozarjanje uporabnikov na bližajoče se roke za obravnavo zadev in dokumentov. Za delovanje funkcionalnosti mora imeti uporabnik v kadrovski evidenci vpisan veljaven e-mail naslov. Časovno obdobje opozarjanja določa sistemska nastavitev, ki jo nastavi Pro-bit.