Namen

Nadzorna plošča je osrednje delovno okolje uporabnika v modulu Elektronsko vodena pisarna (EVP). Omogoča hiter pregled odprtih zadev, dokumentov in nalog, ki zahtevajo obravnavo, brez potrebe po odpiranju posameznih preglednic ali iskanju po zadevah.

Uporabnik po prijavi v program na nadzorni plošči vidi zadeve in dokumente, ki so pomembni za njegovo vsakodnevno delo. Nadzorna plošča je namenjena predvsem:

• spremljanju odprtih zadev,

• spremljanju rokov obravnave,

• hitremu dostopu do dokumentov,

• posredovanju zadev drugim uporabnikom,

• zaključevanju zadev,

• hitremu pregledu povezanih dokumentov.

Pot v programu

Poštna knjiga → Nadzorna plošča

Opis funkcionalnosti

Nadzorna plošča prikazuje sezname zadev in dokumentov glede na nastavitve uporabnika. Vsak uporabnik si lahko določi, katere informacije želi spremljati in kako bodo prikazane.

Najpogosteje se na nadzorni plošči uporabljata naslednja pregleda:

• Nezaključene zadeve

• Nezaključene zadeve glede na rok rešitve

Prikaz na nadzorni plošči je prilagojen posameznemu uporabniku in omogoča hitro delo brez odpiranja dodatnih modulov.

Delo z nadzorno ploščo

Na nadzorni plošči je vsaka vrstica posamezna zadeva.

Uporabnik lahko neposredno iz pregleda izvaja različne aktivnosti nad zadevo ali dokumentom.

Odpiranje zadeve

Za odpiranje zadeve kliknite kjerkoli v vrstici izbrane zadeve.

Program odpre obrazec Urejanje zadeve, kjer lahko:

• pregledate osnovne podatke,

• pregledate vezane dokumente,

• dodajate nove dokumente,

• spremljate zgodovino postopka,

• posredujete zadevo naprej v obravnavo.

Posreduj

Akcija Posreduj omogoča premik zadeve v naslednji korak delovnega toka oziroma posredovanje zadeve drugemu uporabniku.

Uporabnik lahko:

• izbere korak,

• izbere prejemnika,

• vnese komentar,

• potrdi posredovanje.

Ta funkcionalnost se uporablja pri vsakodnevnem delu, ko zadevo preda naslednjemu izvajalcu postopka.

Prenesi

Akcija Prenesi omogoča prenos zadnjega povezanega dokumenta na zadevi.

Funkcionalnost je uporabna predvsem:

• pri pregledu prejetih vlog,

• pri preverjanju prilog,

• kadar želimo hitro pregledati zadnji dokument brez odpiranja celotne zadeve.

Zaključi dokument

Akcija Zaključi dokument omogoča hitro zaključevanje zadeve neposredno z nadzorne plošče.

Program zadevo prestavi v zaključni korak postopka, brez potrebe po odpiranju obrazca za urejanje zadeve.

Ta funkcionalnost je namenjena predvsem uporabnikom, ki dnevno zaključujejo večje število zadev.

Prikaži vse dokumente

Akcija Prikaži vse dokumente omogoča pregled vseh dokumentov, povezanih na zadevo.

V prikazu lahko uporabnik pregleda:

• prejete dokumente,

• izdane dokumente,

• interne dokumente,

• druge vezane priloge.

Prikazi na nadzorni plošči

Vrste prikazov na nadzorni plošči so odvisne od nastavitev uporabnika.

Najpogosteje uporabljeni prikazi so:

Nezaključene zadeve

Prikaz vsebuje vse aktivne zadeve, ki še niso zaključene.

Takšen pregled uporabniku omogoča hiter vpogled v trenutno odprte postopke.

Nezaključene zadeve glede na rok rešitve

Prikaz vsebuje zadeve, ki imajo določen rok rešitve in se približujejo temu roku.

Ta funkcionalnost pomaga uporabnikom spremljati pravočasnost izvajanja postopkov.

Podrobnejše nastavitve rokov in opozoril so opisane v članku Spremljanje rokov reševanja zadev.

Kaj nadzorna plošča ne prikazuje

Pomembno je razumeti, da nadzorna plošča ni popolna evidenca vseh zadev v sistemu.

Na nadzorni plošči se prikazujejo samo tiste zadeve, ki ustrezajo kriterijem izbranega prikaza.

Če določene zadeve ne najdete na nadzorni plošči:

• še vedno obstaja v sistemu,

• še vedno jo lahko poiščete v modulu Zadeve,

• morda ne ustreza trenutno izbranemu pregledu.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

Nadzorna plošča je neposredno povezana z naslednjimi funkcionalnostmi:

• Zadeve,

• Posredovanje zadev,

• Delovni tok,

• Dokumenti na zadevi,

• Spremljanje rokov,

• E-mail obveščanje.

Večina aktivnosti, ki jih uporabnik začne na nadzorni plošči, se nadaljuje v teh funkcionalnostih.

Posebnosti in opozorila

• Nadzorna plošča prikazuje samo podatke, ki ustrezajo izbranemu prikazu.

• Zadeve, ki niso prikazane na nadzorni plošči, niso izgubljene in jih lahko vedno poiščete v modulu Zadeve.

• Akcija Zaključi dokument zadevo neposredno prestavi v zaključni korak postopka.

• Akcija Prenesi vedno prenese zadnji povezani dokument na zadevi.

• Dejanski prikaz na nadzorni plošči je odvisen od uporabniških nastavitev.

Praktični primer

Uporabnik vsak dan preverja nove vloge za obravnavo.

1. Odpre nadzorno ploščo.

2. V pregledu Nezaključene zadeve vidi vse SVOJE odprte zadeve.

3. S klikom na vrstico odpre zadevo.

4. Pregleda vezane dokumente.

5. Po končani obravnavi uporabi akcijo Posreduj in zadevo preda naslednjemu uporabniku.

Na ta način lahko večino dnevnega dela opravi neposredno iz nadzorne plošče.

Najpogostejša vprašanja

Zakaj na nadzorni plošči ne vidim vseh zadev?

Nadzorna plošča prikazuje samo zadeve, ki ustrezajo izbranemu pregledu oziroma filtru. Vse zadeve so še vedno dostopne v modulu Zadeve.

Ali lahko zadevo odprem neposredno z nadzorne plošče?

Da. Kliknite kjerkoli v vrstici zadeve in odpre se obrazec Urejanje zadeve.

Kako hitro pregledam zadnji dokument na zadevi?

Uporabite akcijo Prenesi, ki prenese zadnji povezani dokument.

Ali lahko zaključim zadevo brez odpiranja?

Da. Uporabite akcijo Zaključi dokument na nadzorni plošči.

Zakaj se moja nadzorna plošča razlikuje od nadzorne plošče sodelavca?

Prikaz je odvisen od uporabniških nastavitev. Vsak uporabnik si lahko sam določi vrste pregledov, ki jih želi spremljati. Prav tako pa vsak uporabnik na nadzorni plošči vidi samo SVOJE zadeve in dokumente. Pomeni zadeve, ki so mu bile posredovane v obravnavo.

Povzetek

Nadzorna plošča EVP je osrednje mesto za spremljanje odprtih zadev in dokumentov. Uporabniku omogoča hitro odpiranje zadev, pregled dokumentov, posredovanje v delovni tok ter zaključevanje postopkov. Ker prikazuje samo podatke, ki ustrezajo izbranim nastavitvam, predstavlja učinkovito orodje za vsakodnevno delo in spremljanje nalog.