Seznam vlog

Funkcionalnost »Prejete vloge« prikazuje seznam:

• Popolna vloga,

• Nepopolna vloga

• Zaključena vloga

• Vse

S klikom na gumb »Uredi« pred priimkom in imenom prosilca vstopimo do osebne mape prosilca, kjer je uporabnikom omogočen vnos podatkov po sklopih, kateri so opisani v nadaljevanju:

• Osnovni podatki

• Vloga

• Kontakti

• Čakalna vrsta

• Uradni zaznamki

• Ostalo

Nad seznamom prosilcev so omogočene funkcionalnosti, katere se lahko izvajajo za več prosilcev hkrati:

• Komisijski zapisnik

• Čakalna vrsta

• Pregled rezervacij

• EVP

• CSP

Vnos nove vloge

Vnos nove vloge se izvede s klikom na gumb »Dodaj nov zapis« v seznamu Prejetih vlog.

… odpre se maska za vnos osnovnih podatkov prosilca

Ob vnosu podatkov o vlogi upoštevamo pravila kaj so obvezni, privzeti in neobvezni podatki. Opis posameznega tipa podatkov je opisan v nadaljevanju.

Na vlogi prosilca je omogočeno dodajanje prejete prošnje v PDF obliki.

Prošnjo dodamo s klikom na gumb »Dodaj dokument«.

Vlogo prosilca zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Pri vnosu nove vloge so obvezni naslednji podatki:

Program na vlogi nastavi naslednje privzete vrednosti. V kolikor privzete vrednosti niso pravilne jih mora uporabnik programa pred zapisom ustrezno urediti.

Na vlogi je omogočeno evidentiranje ostalih programsko neobvezujočih podatkov.

Vnos podatkov je zaželjen zaradi nadaljnje statistične obdelave podatkov skozi program.

Vnos nove vloge EVP

V kolikor se uporablja modul »Elektronsko vodena pisarna« se vloga NE dodaja kot je opisano v sklopu »2.2.1 Vnos nove vloge«, temveč se uporablja način potrjevanja vloge, kjer so osnovni obvezni podatki vneseni na strani »EVP« kot »Zadeva / Elektronski spis«.

Ob kliku na funkcionalnost »Prejete vloge« vas sistem samodejno obvesti o prejetih novih vlogah, katerim je bila v elektronsko vodeni pisarni dodeljena Številka zadeve.

Glede na sistemsko dodeljeno »Številko zadeve« se v nadaljevanju spremlja vsa vhodna in izhodna dokumentacija stanovalca glede na dodeljeno »Številko zadeve«

Vlogo vnesemo v modul tako da kliknemo na gumb Uvozi vlogo pred številko zadeve.

Po kliku na uvoz vloge prikažemo vlogo prosilca, kjer uporabniki dopolnite podatke o prosilcu po pravilih obvezni, privzeti in neobvezni podatki, kateri so bili opisani v poglavju »2.2.1 Vnos nove vloge«.

Ko vlogo v Pro.4 Domovi zapišemo, sistem samodejno posreduje povratno informacijo v »EVP«, da je vloga zapisana in je v obdelavi.

Dokumenti, kateri so bili priloženi na zadevo v modulu » EVP« so na vlogi stanovalca vidni tako, da kliknemo na zavihek »Dokumenti«.

V dokument pogledamo tako, da kliknemo na »oko«

pred Tipom dokumenta.

Vpogled v seznam prejetih vlog iz modula »EVP« je omogočen tudi preko gumba »EVP«

v osnovnem seznamu prejetih vlog.

Osebna mapa prosilca

Osebno mapo prosilca odpremo s klikom na gumb »Uredi« pred priimkom in imenom prosilca.

Zavihek – »Osnovni podatki«

Na zavihku Osnovni podatki so prikazani osnovni podatki prosilca iz predhodno vnesene vloge.

Podatke lahko uporabnik v primeru ugotovljene napake pri vnosu popravi tako, da klikne na gumb »Uredi« in zatem sledi vnos podatkov.

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Zavihek – »Vloga«

Na zavihku »Vloga« so prikazani podatki iz predhodno vnesene vloge prosilca.

Podatke lahko uporabnik v primeru ugotovljene napake pri vnosu popravi tako, da klikne na gumb »Uredi« in zatem sledi vnos podatkov.

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Zavihek – »Kontakti«

Na zavihku »Kontakti« so prikazani podatki iz predhodno vnesene vloge prosilca.

Podatke lahko uporabniki v primeru ugotovljene napake ali pri pridobitvi novih uredi, da klikne na gumb »Uredi« in zatem sledi vnos podatkov.

Kontaktno osebo dodamo s klikom na gumb »Dodaj nov zapis«

Pri vnosu so obvezni podatki:

• Ime

• Priimek

• Naslov

• Kraj

• Razmerje

• Tip kontaktne osebe:

• Skrbnik

• Skrbnik za posebne primere

• Zakoniti zastopnik

• Kontaktna oseba

• Plačnik

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Zavihek – »Čakalna vrsta«

Na zavihku »Čakalna vrsta« so prikazani kriteriji in želje za sprejem v SVZ iz predhodno vnesene vloge prosilca.

Podatke lahko uporabniki v primeru ugotovljene napake pri vnosu popravi tako, da klikne na gumb »Uredi« in zatem sledi vnos ali urejanje podatkov.

Nove kriterije dodamo s klikom na gumb »Dodaj nov zapis«

Zavihek – »Dokumenti«

Na zavihku »Dokumenti« je prikazana vsa dokumentacija prosilca, katera je bila dodana na vlogi prosilca ali skozi modul »EVP« in dokumentacija, katero ste kreirali kot izhodno pošto.

V posamezen dokument lahko vpogledate tako, da kliknete na ikono

pred Tipom dokumenta.

Zavihek – »Uradni zaznamki«

Na zavihku »Uradni zaznamki« lahko evidentirate uradne zaznamke (kontakti s prosilcem, stanovalcem, svojci, CSD, ...).

Uradni zaznamek dodate s klikom na gumb »Uredi« vlogo in zatem »Dodaj».

Pri vnosu podatkov v kolikor je zaznamek vezan na stanovalca/ prosilca postavimo kljukico v polje Stanovalec. V omenjenem primeru se podatek »Kontakt« ne evidentira.

V primeru, da kontaktna oseba ni vpisana kliknemo na »Drugo«, kar nam omogoča ročni vpis imena in priimka osebe.

S pomočjo filtrov je omogočeno izpisovanje podatkov »Uradni zaznamki« glede na kriterije obdobje od/do, Vrsta kontakta, Kontakt, Stanovalec, Drugo.

V primeru, ko želite Uradni zaznamek evidentirati kot uradno pošto, vezati na Številko zadeve v povezavi v EVP ali pa natisniti kot uradni obrazec, ob vnosu kliknete na »Shrani & Natisni«

Predpogoj za izpis dokumenta je, da imamo pripravljeno predlogo za tisk.

(»Šifranti« - »Dokumentni sistem« – »Tip dokumenta« …Predloga tip Uradni zaznamek)

Zavihek – »Ostalo«

Na zavihku »Ostalo« je omogočeno evidentiranje naslednjih podatkov:

• Številka osebnega dokumenta

• Tip osebnega dokumenta

• IBAN

• Davčna številka

• Število izdanih aneksov (podatek se vnese ko pride do sprejema)

• Datum prejema ponovnega zdravniškega mnenja in dodajanje priloge

• CSD

• Oznaka za številčenje dokumentov

Podatke vnesemo, tako da najprej kliknemo na gumb »Uredi«.

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Skupinske opcije

Komisijski zapisnik

Predpogoj za izpis Komisijskega zapisnika je pripravljena predloga v Šifrantu Tip dokumenta

(»Šifranti« - »Dokumentni sistem« – »Tip dokumenta«).

Komisijski zapisnik oblikujemo s klikom na gumb »Komisijski zapisnik«.

Odpre se vnosna maska kjer opredelimo podatke:

Po vnesenih kriterijih izpišemo predlogo za Komisijski zapisnik s klikom na gumb »Naloži«

Odpre sem okno, kjer program na predlogi dokumenta vključi zahtevane podatke, ki so bili opredeljeni na predlogi tipa dokumenta.

Na dokumentu je v postopku Komisije za sprejem in odpust omogočeno dopolnjevanje podatkov na dokument.

Ko je dokument dokončno oblikovan, ga je potrebno odložiti v dokumentni sistem s klikom na gumb »DWS« in zatem »Shrani«.

Zgodovina oblikovanih komisijskih zapisnikov je uporabnikom na voljo na maski za kreiranje »Komisijskih zapisnikov«

Program razvršča pregled v predhodno oblikovane dokumente glede na leto kreiranja.

V kolikor želite videti dokumente iz željenega leta v polju »Leto« izberete željeno leto.

Čakalna vrsta

V osnovnem seznamu »Prejetih vlog« imamo na voljo funkcionalnost »Čakalna vrsta«, katera na klik omogoča razvrščanje prosilcev glede na željene kriterije po datumu vloge.

Čakalna vrsta izpiše podatke tako kot so bili vpisani kriteriji na vlogi prosilca. Če na vlogi kriteriji niso vpisani, prosilec ni vključen v čakalno vrsto.

Urejanje čakalne vrste

V kolikor ob vnosu vloge nismo opredelili kriterijev za čakalno vrsto lahko te podatke vnesemo na vlogi prosilca na zavihku »Čakalna vrsta«.

Na vlogi kliknemo »Uredi« ter na zavihku »Čakalna vrsta« - »Dodaj«, kjer izberemo kriterije.

Omogočeno je tudi hitro urejanje kriterijev ob morebitni spremembi pri določenem prosilcu, tako da kliknemo na gumb »O« v menijski vrstici prosilca.

Izpis čakalne vrste

Izpis čakalne vrste je omogočen ob kliku na gumb

Program v primeru, da nismo vnesli nobenega kriterija za filtriranje podatkov izpiše celotno čakalno vrsto.

V primeru postavljenih filtrov izpiše čakalno vrsto, katera ustreza vnesenim kriterijem.

Pregled Rezervacij

Funkcionalnost »Pregled rezervacij« vam omogoča vpogled v trenutno število aktivnih rezervacij.

S pomočjo filtra ločimo:

• Trenutno aktivne rezervacije – Aktualne

• Trenutno neaktivne rezervacije – Neaktualne

• Vse rezervacije

  

Vnos rezervacije na pregledu ni dovoljen.

Rezervacija se izvede na vlogi prosilca!

EVP

Funkcionalnost EVP omogoča vpogled ali je skozi modul »Elektronsko vodena pisarna« bila dodana nova prošnja, katero je potrebno obdelati kot prejeto vlogo.

V kolikor se nam ob kliku na gumb EVP prikaže seznam prosilcev le-te vloge obdelamo s klikom na »Uvoz vloge«.

Obdelava prejete vloge je opisana v poglavju »Vnos nove vloge EVP«

CSP

Funkcionalnost CSP omogoča izmenjavo podatkov med modulom Pro.4 Domovi in Centralnim sistemom prošenj.

Ob kliku na gumb »CSP« se izvede izmenjava podatkov.

Ko pridobimo zadnje ažurno stanje, se nam odpre maska za pregled in morebitno urejanje podatkov.

Uporabniki na maski lahko filtrirate, pregledujete in urejate podatke po:

• Prosilcih

• Zaključenih vlogah

• Sprejetih stanovalcih

• Izključenih stanovalcih

• Vsi

V primeru napačnega statusa vloge je omogočena funkcionalnost posredovanja podatka v CSP tako da kliknete na vlogo prosilca ali sprejetega stanovalca in zatem kliknete na gumb »Spremeni«.

Programsko je implementirano, da ob vnosu nove vloge program kot podatek za poročanje na CSP samodejno ponudi:

Status postopka: Aktivna

Status aktivnosti: Neaktualna

Dolžnost vnašalca podatkov je da status ustrezno spremeni.

Ob izvedbi sprejema stanovalca program samodejno posreduje podatek v CSP

Status postopka: Sprejeta

Status aktivnosti: Neaktualna

Ob izvedbi zaključka sprejema program samodejno posreduje podatek v CSP

Status postopka: Umik

Status aktivnosti: Neaktualna

Vloge tipa Dnevno varstvo, Rehabilitacija, Oskrbovana stanovanja so izvzete iz poročanja v CSP.

Dopušča se možnost, da se podatek zaradi nedelovanja strežnika CSP ne posreduje uspešno in dobimo vrnjeno napako.

Neuspešno poslane napake tako urejate in ponovno posredujete preko gumba »CSP« in akcije »Spremeni«

Posamične opcije

Pod sklop »Posamične opcije« bomo opisali hitre vnose podatkov na Osebno mapo prosilca.

Kontakti

Pregled in vnos novega kontakta za posameznega prosilca je omogočen s klikom na gumb »Več akcij« pred imenom in priimkom prosilca.

Ob kliku na »Kontakti« se odpre maska, kjer vidimo predhodno vnesene kontaktne osebe z možnostjo dodajanja novih s klikom na gumb »Dodaj nov zapis«, ali urejanjem predhodno vnesenih zapisov.

Tukaj vnesene kontaktne osebe so vidne tudi na Osebni mapi prosilca.

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Plačniki

Pregled in vnos plačnik za posameznega prosilca je omogočen s klikom na gumb »Več akcij« pred imenom in priimkom prosilca.

Na vlogi prosilca se plačnik vnese v primeri, ko imamo rezervacijo sobe!

Ob kliku na »Plačniki« se odpre maska, kjer vidimo predhodno definirane plačnike z možnostjo urejanja ali dodajanja novih.

Novega plačnika definiramo s klikom na gumb »Dodaj nov zapis«

Program povpraša po vrsti plačnika, kjer izberete eno izmed opcij:

• Stanovalec

• Svojec

• Občina

.. po izboru tipa plačnika program odpre šifrant »Partnerjev«, kjer lahko v kolikor je plačnik že bil dodan med partnerje izberemo plačnika s klikom na gumb »Izberi«.

V primeru, da plačnik ne obstaja v šifrantu Partnerjev, na omenjeni maski kliknemo na gumb «Prekliči« s čemer DODAMO novega partnerja. Progam nas vpraša »Ali želite dodati novega partnerja?«, kjer izberete možnost »DA«.

Program glede na tip plačnika Stanovalec samodejno napolni podatke (ime, priimek, naslov) iz vloge prosilca/ stanovalca in dodeli številko partnerja. Kreiranje novega partnerja potrdimo s klikom na gumb »Shrani«

Ko imamo izbranega partnerja na plačniku opredelimo naslednje obvezne podatke:

Na posameznem plačniku je potrebno definirati podrobne nastavitve plačnika.

Definiranje obsega / vrste storitev , kjer imamo na voljo

• Tip storitve

• Bivanjski standard in (storitve, katere so zajete v odločbi CSD)

• Ostalo (Dodatne storitve : zdravila, )

• Posamezna storitev (Plačnik plačuje v celoti določeno bremenitev iz cenika)

Definiranje Vrste plačila in vnos zneska:

• Dogovorjen znesek (Uporabimo v primeru ko se svojci dogovorijo o višini plačila )

• Odločba CSD (Uporabimo v primeru ko je izdana odločba CSD, v polje »Odločba« vpišemo številko odločbe, v polje »Datum odločbe« vpišemo datum odločbe v polju »Center« izberemo CSD, kateri je izdal odločbo.)

• Procent (Uporabimo v primeru ko več plačnikov plačuje glede na procent)

• Razlika (Uporabimo v primeru ko plačnik plača VSE, ali plačnik plača razliko)

• Pokojnina (Uporabimo v primeru ko SVZ prejema Pokojnino od stanovalcev. Obvezen je vnos višine pokojnine na stanovalca s klikom na gumb »Prihodki«)

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Kreiranje novega trajnika

Nov trajnik odpremo s klikom na gumb »Dodaj nov zapis«

Program od vas najprej zahteva vnos IBAN številke plačnika, vnos potrdite s klikom na gumb »OK«

Po vnosu IBAN številke na trajniku vnesemo »Frekvenco« t.i. datum direktne obremenitve

Tip trajnika in Vir trajnika in kliknemo na gumb »Shrani«

Izpis pooblastila za direktno obremenitev je na voljo s klikom na gub Izpis pooblastila

Program po oblikovani predlogi izpiše pooblastilo.

Urejene podatke zapišemo s klikom na gumb »Shrani«

Rezervacija

Pred sprejemom uporabnika omogočamo izvedbo rezervacije.

Rezervacijo izvedemo s desnim klikom na spustni meni »Več akcij« pred imenom in priimkom prosilca.

Odpre se vnosna maska, kjer so obvezni podatki:

• Izbor sobe

• Datum rezervacije

• Izbor doplačil za čas rezervacije

  

Rezervacija se zapiše s klikom na gumb »Shrani«. Vloga do izvedbe sprejema ostaja med prejetimi vlogami.

Na prosilcu, kateri ima sklenjeno rezervacijo je pred obračunom potrebno definirati »Plačnika«.

Prosilec se vključi v redni mesečni obračun storitev.

Pomembno:

Na eni vlogi prosilca je lahko izvedenih več rezervacij

Sprejem

Prosilca sprejmemo v SVZ s desnim klikom na spusti meni »Več akcij« pred imenom in priimkom prosilca, kjer izberemo možnost »Sprejem«.

Na maski, katera se odpre je potrebno izpolniti vsa obvezna polja.

Ko vnesemo vse podatke, kliknemo na gumb »Shrani«. V kolikor je bil sprejem v dnevno varstvo / začasni sprejem nas program vpraša ali želite vlogo zaključiti. Ponuja nam možnosti DA / NE.

V kolikor je vloga podana še za stalni sprejem izberemo NE, slednje pomeni da vloga ostaja v čakalni vrsti za stalni sprejem.

Opis polj ob izvedbi sprejema

Uradni zaznamki

Vnos uradnega zaznamka izvedemo z desnim klikom na spustni meni »Več akcij« pred imenom in priimkom prosilca.

Funkcionalnost omogoča, da lahko hitro vpišemo tekoči uradni zaznamek pri prosilcu.

Pregled vseh vnesenih zaznamkov je v Osebni mapi prosilca.

Vnos podatkov je podrobneje opisan v Poglavju »Osebna mapa prosilca« - »Zavihek – Uradni zaznamki«

Zaključek vloge

Vlogo prosilca zaključimo s desnim klikom na spusti meni »Več akcij« pred imenom in priimkom prosilca, kjer izberemo možnost »Zaključek vloge«.

Na maski, katera se odpre je potrebno izpolniti vsa obvezna polja.

Vlogo zaključimo s klikom na gumb »Shrani«

Na osnovnem seznamu vloge se vloga premakne iz Popolne/ Nepopolne vloge v Zaključena vloga.

Kreiranje dokumentov

Predpogoj za izpis dokumentov je, da imamo pripravljene predloge za kreiranje dokumenta.

(»Šifranti« - »Dokumentni sistem« – »Tip dokumenta«)

Dokument na posameznem prosilcu izdamo tako, da se postavimo na prosilca in kliknemo na zeleni gumb “D” (Dokumentni sistem).

Program nam odpre nabor vseh dokumentov, kateri se lahko na posamezni vlogi pripravijo.

Dokument na prosilcu kreiramo tako, da se najprej postavimo na dokument, katerega želimo dodati ter zatem kliknemo na gumb “Dodaj nov zapis”.

Program odpre dokument s predhodno napolnjenimi podatki.

Pred tiskanjem se vsebina dokumenta s strani uporabnika lahko dopolni.

Ko je dokument dokončan, le-tega prenesete v dokumentni sistem, s klikom na gumb “DWS” in zatem »Shrani«!

Vse izdane dokumente lahko po kliku na gumb DWS vedno vidite in vanje vpogledate na vlogi prosilca zavihek »Dokumenti«.

Da onemogočimo kakršnokoli spreminjanje podatkov na dokumentu vam omogočamo akcijo »Zakleni dokument«.

Omenjena funkcionalnost je zelo primerna za uporabo v primeru izdaje Soglasij, kjer ima stanovalec možnost spremembe privolitve. Ob kliku na gumb »Zakleni dokument« se ta samodejno posreduje tudi v dokumentni sistem.

Uporabniki, kateri uporabljate modul »EVP« ob kreiranju dokumenta izberete na katero številko zadeve se dokument kreira.

V kolikor ne izberete številko zadeve, dokument ne bo odložen v Elektronski dosje prosilca / stanovalca.

Množično izpisovanje dokumentov

Ko želimo natisniti več istih dokumentov pri več stanovalcih imamo pripravljeno funkcionalnost izpisovanja več istih dokumentov hkrati.

Med prejetimi vlogami ali sprejetimi stanovalci označimo vloge na katerih želimo tiskati en dokument in izberemo akcijo »Ustvari dokument«.

… odpre sem nam novo polje, kjer izmed pred pripravljenih obrazcev izberemo željenega in postavimo kljukico v polje »Pošlji v dokumentni sistem«

… program pripravi množični izpis dokumentov ... in jih odloži v osebno mapo prošnje.