Postopek vnosa in obačuna

DELOVNI TOK

Ob implementaciji se stranka odloči za eno, dve ali tri-stopenjsko potrjevanje potnih nalogov. Pri potrjevanju so določene uporabniške skupine. Te so: Vodja, Kadrovnik in Direktor. Naziv posamezne skupine se lahko stranki prilagodi in preimenuje. Primer: če je prvi potrjevalec administrator, se naziv Vodja preimenuje v Administrator.

V nadaljevanju so navodila za vnos mesečnega potnega naloga ob nastavitvi dvostopenjsko potrjevanje.

MESEČNI POTNI NALOGI 

Pri mesečnih potnih nalogih ni zahtevka za službeno pot.

1.        VNOS MESEČNEGA POTNEGA NALOGA - VNAŠALEC

Vnašalec se prijavi v modul Potni nalogi 2.0,

kjer na postopku Mesečni potni nalogi vnese – izda mesečni potni nalog.

S klikom na Dodaj nov zapis (zelen svinčnik) se odpre forma za vnos (izdajo) mesečnega potnega naloga.

Avtomatsko se napolnijo polja:

• Oznaka (predlaga se naslednja zaporedna številka potnega naloga, glede na vneseno leto v datumu izdaje)

• Tip naloga (predlaga se privzeti tip naloga, če gre za drugačno vrsto poti, je potrebno podatek v polju ustrezno spremeniti);

  Z radirko pobrišemo podatek iz polja, s klikom na tri črtice se odpre šifrant od koder lahko izberemo ustrezno šifro.

• Potnik (zaposleni, ki potuje; predlaga se prijavljen uporabnik)

• Plačnik potnih stroškov (predlaga se privzeti plačnik)

• Datum izdaje (predlaga se trenutni datum)

• Datum odhoda (predlaga se prvi dan trenutnega meseca)

• Datum prihoda (predlaga se zadnji dan trenutnega meseca)

• Začetna in končna lokacija (predlaga se sedež podjetja)

  V polji lahko ročno vnesemo tudi drugo začetno in/ali končno lokacijo, če pa obkljukamo polje Začetna in končna lokacija (domač naslov), se le to napolni z naslovom iz šifranta Kadri.

• Delovno mesto (predlaga se iz zaposlenega, ki potuje, iz šifranta Kadri)

• Stroškovno mesto (predlaga se iz zaposlenega, ki potuje, iz šifranta Kadri)

• Obvezni za vnos so tudi ostali atributi, ki so določeni v nastavitvah.

Avtomatsko predlagane vrednosti v poljih lahko vnašalec ustrezno spremeni ter izpolni vsa ostala polja (polja označena z rdečo zvezdico so obvezna).

Posebej je potrebno biti pazljiv pri vnosu v naslednja polja:

• Tip naloga (službena pot ali izobraževanje), saj to lahko vpliva na ustrezno kontiranje

• Sopotnik (polje se obkljuka v primeru, ko gremo na službeno pot kot sopotnik, v takem primeru se strošek kilometrine ne bo izračunal)

• Stroškovno mesto (knjižba se pripravi na stroškovno mesto, ki je izbrano na potnem nalogu). Enako velja za ostale obvezne atribute.

V primeru izplačila akontacije se znesek, ki bo izplačan pred pričetkom službene poti (pred vnosom prve relacije), vnese v polje Znesek avansa. Ob pripravi plačilnega naloga se avtomatsko napolni Datum izplačila avansa.

Na mesečni potni nalog relacije ob vnosu (izdaji) ni potrebno dodati.

Če jo dodamo, to storimo tako, da kliknemo na Dodaj nov zapis.

Po vnosu vseh podatkov vnašalec mesečni potni nalog shrani tako, da klikne na Shrani in izhod

Ko se potni nalog shrani, dobi Status 1, Status v DT je prazno.

2.        VNOS OBRAČUNA POTNEGA NALOGA – VNAŠALEC

Vnašalec lahko skozi cel mesec na izdan mesečni potni nalog vnaša posamezne relacije in stroške ali pa to stori konec meseca.

Na postopku Mesečni potni nalogi odpre ustrezen potni nalog s klikom na svinčnik ob potnem nalogu:

 Relacije se dodajajo s klikom na Dodaj nov zapis:

Ob vnosu prve relacije se predlaga prvi dan meseca za katerega se vnaša potni nalog.

Vnašalec vnese ostale podatke:

• Namen (lahko se izbere iz šifranta namenov)

• Naziv namena (v primeru, da Namen izberemo iz šifranta, se naziv avtomatsko izpolni, drugače je naziv potrebno vpisati ročno)

• Če je potrebno popravi datum odhoda in prihoda ter vnese ustrezni uri

• Partner/Naziv partnerja/Naslov partnerja (gre za ciljni kraj službene poti); v primeru, da gremo na službeno pot k partnerju, ki je vnesen v šifrant, ga, v polju Partner, lahko iz šifranta izberemo. S tem se avtomatsko napolnita ostali dve polji. Lahko pa ročno izpolnimo samo Naslov partnerja, ki predstavlja ciljni kraj službene poti in na podlagi katerega se izračuna število kilometrov po google zemljevidu. Možen je tudi vnos celotne relacije, pri čemer je vedno potreben ročni vnos števila kilometrov (glej navodila Relacija na mesečnem potnem nalogu).

• Država (predlaga se domača država, ki jo po potrebi lahko spremenimo)

• Opis (poljuben vnos)

Ob vnosu naslednje relacije se predlaga datum odhoda in prihoda, ki je naslednji dan prejšnje relacije:

V primeru, da je število kilometrov po google zemljevidu drugačno od dejansko prevoženih, lahko zaposleni obkljuka polje Ročno in število kilometrov ročno vpiše.

Na ustrezni relaciji po potrebi izpolni tudi polji Cestnina in Parkirnina, v primeru, da je na službeni poti nastal kateri od teh dveh stroškov:

Avtomatski stroški (dnevnice, kilometrina, cestnina in parkirnina) se ob vnosu posameznih relacij izračunavajo sproti in se ob vsaki dodani novi relaciji preračunajo:

Če je na službeni poti nastal še kak drug strošek, ga zaposleni doda s klikom na Dodaj nov zapis.

Iz šifranta izbere ustrezen strošek, vnese ustrezno količino, ceno, datum nastanka stroška, valuto in izbere ustrezen način plačila.

Način plačila; s klikom na tri črtice ob polju Način plačila se odpre šifrant vrste plačil. Zaposleni izbere:

• Obveznost do zaposlenega v primeru, če je strošek plačal sam in mu ga mora podjetje vrniti

• Plačano preko prejete fakture pa v primeru, ko je na službeni poti nastal strošek, ki je bil knjižen in plačan preko prejetih faktur v modulu Financ.

• Službena kartica pa v primeru, ko je bil strošek plačan z eno od službenih kartic

Ko so vnesene vse relacije in vsi stroški in je potni nalog urejen, vnašalec vnese še Datum obračuna potnega naloga. Potni nalog lahko samo shrani tako, da klikne na gumb Shrani in izhod:

V tem primeru je potni nalog v Statusu 3, Status v DT je prazen:

Lahko pa takoj ob vnosu oz. ko so vsi podatki ustrezno vneseni, potni nalog pošlje v potrjevanje, v pregled Vodji. To stori tako, da ob gumbu Shrani in izhod klikne na zeleno puščico, da se prikaže možnost Shrani spremembe in začni proces, s klikom na to vnašalec prične proces delovnega toka – potrjevanja.

Sedaj je potni nalog v Statusu 3 in Status v DT je Pregled vodja.

V kateri koli fazi se na potni nalog lahko dodajajo priloge. Priloga se lahko doda na urejanju potnega naloga s klikom na Več:

Ali pa na pregledu vseh potnih nalogov, s klikom na več akcij ob ustrezen potnem nalogu:

Opomba: glej navodila glede dodajanja prilog.

 3.        PREGLED MESEČNEGA POTNEGA NALOGA – VODJA

Vsak mesečni potni nalog, ki ima Status v DT Pregled vodja, mora vodja pogledati in preveriti ustreznost podatkov.

To stori tako, da s klikom na svinčnik odpre potni nalog:

Vodja preveri vnesene podatke, nato pa ima možnost mesečni potni nalog:

• Zavrniti – nazaj v Obračun PN,

• Potrditi – v korak Pregled direktor ali

• Stornirati 

• Obračun PN – zavrnitev v ponovno urejanje, pri čemer lahko vodja vnese komentar – razlog zavrnitve

Vodja, v primeru, da so v podatkih napake, potni nalog zavrne tako, da spremeni korak v Obračun PN. Ob izbiri tega koraka se odpre vnosno okno, kamor zapiše vzrok zavrnitve.

Vnašalec zavrnjen potni nalog uredi in ga vrne v pregled predstojniku.

• Pregled direktor – ko se z obračunom potnega naloga vodja strinja, ga da v pregled direktorju

• Storno – celoten potni nalog se stornira.

Komentarji zavrnitve so shranjeni v Zgodovini komentarjev zavrnitve.

 4.        PREGLED OBRAČUNANEGA MESEČNEGA POTNEGA NALOGA – DIREKTOR

Direktor potni nalog, ki je v koraku Pregled direktor,

odpre, preveri podatke in izbere ustrezen korak v delovnem toku:

• Obračun PN – zavrnitev v ponovno urejanje, pri čemer se lahko vnese komentar – razlog zavrnitve

Vnašalec zavrnjen potni nalog uredi in ga vrne v pregled vodji.

• Potrjen – ko se z obračunom potnega naloga direktor strinja, ga Potrdi

• Storno – celoten potni nalog se stornira.

Potrjen potni nalog

je zaključen, ni ga več mogoče urejati/popravljati. Lahko se samo še dodajajo priloge.

Potrjen potni nalog je pripravljen za knjiženje in izplačilo. 

5.        IZPISI

S klikom na več akcij ob ustreznem potnem nalogu se lahko pripravijo različni izpisi: