➕ Dodajanje novega tipa dokumenta

Predloge dokumentov, katere uporabljamo pri tekočem delu v aplikaciji Pro.4 Domovi, skozi vse podmodule dodajamo na »Domovi«- »Šifranti«-»Dokumentni sistem«- »Splošno«-»Tip dokumenta« – »Dodaj nov zapis«

📋 Obvezni podatki za vnos

• Arhiv- »Privzeti arhiv«

• Oznaka tipa dokumenta (Interna oznaka SVZ)

• Klasifikacija (Uradni šifrant)

• Opis (Naziv dokumenta)

• Smer dokumenta (Izstopni dokument)

• Tip vnosa (Šifrant)

• Modul (Prejeta vloga, Sprejeti stanovalci, Fizioterapija, Delovna terapija, Zdravstveni karton, Navodila zaposlenim, Zdravstvo padci, Zdravstvo dokumenti).. kje se dokument izdaja ali vidi za vnos

• Izhodna pošta (Uporablja se v povezavi z Elektronsko vodeno pisarno)

• Številčenje po vzorcu (Uporablja se po predhodnem dogovoru glede nastavitve enotnega številčenja vseh izhodnih dokumentov v SVZ. Številčenje nastavi serviser programa pro.4 Domovi)

🗂️ Šifrant Tip vnosa

Šifrant Tip vnosa vključuje predpripravljene možnosti dokumenta:

• Tabelarni

• Predloga

• Projekt

• Fizioterapija

• Ostali dokumenti

• Priloge ZK

• Lestvice

• Letno poročilo fizioterapija

• Letno poročilo delovne terapije

• Zapisnik komisije

• Sociala letno poročilo

• Vabilo

• Uradni zaznamek

• Odsotnost

• Naslov za vročanje

• Navodila zaposlenim

• Obiski

Pravilen izbor tipa dokumenta je pomemben, saj je glede na tip v nadaljevanju omogočeno vključevanje podatkov na dokument.

Vsak tip dokumenta ima svoj nabor podatkov.

⚠️ Pomembno: Izberite ustrezen tip vnosa, ker je od njega odvisno, katera polja so na voljo v dokumentu.

📊 Kaj je tabelarni izpis?

Možnost »Tabelarni izpis« izberemo v kolikor želimo oblikovati dokument v obliki dnevniškega evidentiranja zapisov po datumu in zaposlenemu.

📝 Kdaj uporabimo tip dokumenta predloga

Možnost »Predloga« izberemo v kolikor želimo oblikovati dokument, kjer je osnovna predloga besedila pripravljena, program samo vključuje osebne podatke od prosilca/stanovalca kateremu želimo izdati dokument.

📁 Kdaj izberemo tip dokumenta projekt?

Možnost »Projekt« izberemo, ko želimo pripraviti predlogo dokumenta, katera ni vezana na posameznega prosilca/stanovalca temveč želimo oblikovati določeno predlogo, kjer ne bomo vključevali osebnih podatkov o prosilcih/stanovalcih.

V SVZ evidentirajo projekte kot so Izobraževanja, Priprava športnih iger, Pikniki,… na osnovi pred pripravljene predloge uporabniki samo dopisujejo vključene osebe zaposlene na SVZ.

🏥 Kdaj uporabim tip vnosa fizioterapija?

Možnost »Fizioterapija« izberemo, ko želimo pripraviti predlogo za modul Fizioterapijo na področju izpisovanja Zaključnega poročila po delovnem nalogu zdravnika.

📄 Kaj so Ostali dokumenti na tipu vnosa?

Možnost »Ostali dokumenti« izberemo, ko želimo pripraviti predlogo dokumenta, katera ni vezana na posameznega prosilca/stanovalca temveč želimo oblikovati določeno predlogo, kjer ne bomo vključevali osebnih podatkov o prosilcih/stanovalcih

V SVZ evidentirajo pod Ostale dokumente raznorazne Zapisnike strokovnih vodij.

Za evidentiranje »Ostalih dokumentov« serviser vklopi dodatno opcijo v menijski vrstici modula Pro.4 Domovi.

📎 Priloge ZK?

Možnost »Priloge ZK« izberemo kadar želimo v Individualnem načrtu zdravstvene nege dodajati priloge na načrt. Pri kreiranju dokumenta vnesemo samo nazive možnih dokumentacij, katere bomo vnašali na individualni načrt, kjer se nam omenjene priloge prikažejo kot osnova za dodajanje dokumenta.

📈 Kdaj izberem tip vnosa lestvice?

⭐ Pomembno: Predlogo povežite z ustrezno lestvico v šifrantu »Ocenjevanje funkcijskega stanja«.

Možnost »Lestvice« izberemo, ko želimo pripraviti dokument, katerega bomo izpisovali na določeni lestvici na področju Fizioterapije/Delovne terapije/ Zdravstva.

Pripravljeno predlogo moramo vezati na posamezno lestvico v šifrantu »Ocenjevanje funkcijskega stanja«

🗓️ Kdaj izberem letno poročilo fizioterapija?

Možnost »Letno poročilo fizioterapija« izberemo, ko želimo oblikovati dokument za izpis letnega poročila za fizioterapijo.

🗓️ Kdaj izberem letno poročilo delovna terapija?

Možnost »Letno poročilo delovna terapija« izberemo, ko želimo oblikovati dokument za izpis letnega poročila za fizioterapijo.

👥 Kdaj izberem zapisnik komisije?

Možnost »Zapisnik komisije« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo ali več predlog za zapisnik komisije za sprejem in odpust.

📑 Kdaj izberem sociala letno poročilo?

Možnost »Sociala letno poročilo« izberemo, ko želimo oblikovati dokument za izpis letnega poročila za socialno službo.

✉️ Kdaj izberem vabilo?

Možnost »Vabilo« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo za posredovanje pošte Kontaktnim osebam.

✍️ Kdaj izberem uradni zaznamek?

Možnost »Uradni zaznamek« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo izpis uradnega zaznamka ob vnosu.

🏠 Kdaj izberem odsotnost?

Možnost »Odsotnost« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo izpis Odsotnosti v osebni mapi stanovalca.

📬 Kdaj izberem naslov za vročanje?

Možnost »Naslov za vročanje« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo za izpis dokumenta v Knjigi gostov za prijavo začasnega naslova kot naslova za vročanje osebne pošte.

👩‍💼 Kdaj izberem navodila zaposlenim?

Možnost »Navodila zaposlenim« izberemo, ko želimo v bazo dodati dokument, kateri je dostopen vsem zaposlenim kot navodila za delo.

🔐 Kdaj izberem soglasje?

ℹ️ Dostopnost: Možnost »Soglasje« je na voljo samo uporabnikom modula CLM.

Možnost »Soglasje« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo Soglasja v povezavi z modulom CLM, kjer bo odgovorna oseba za varstvo osebnih podatkov spremljala podpisana soglasja po namenu.

Možnost Soglasje vidijo samo uporabniki, kateri imajo v uporabi program CLM.

Za soglasja imamo pripravljeno možnost, da se ob potrditvi evidentirajo kljukice v posameznem kvadratu ali, da se izpiše besedilo SOGLAŠAM / NE SOGLAŠAM.

V kolikor želite da se izpiše besedilo o le-tem obvestite podporo sedeža podjetja.

Na posameznem dokumentu v odvisnosti od tipa dokumenta pripravimo ustrezno vsebino/predlogo, katero program uporablja v osnovnih funkcionalnostih.

🚶 Kdaj izberem obisk?

Možnost »Obisk« izberemo, ko si želimo pripraviti predlogo za izpis podatkov o Obisku tekom evidentiranja obiska na stanovalcu.

👤 Vključevanje osebnih podatkov na predlogo

Na predlogo dokumenta lahko v kontekstu besedila ustrezno vstavljate podatek, katerega program vključi ob izpisu in so le-ti podatki vezani na prosilca/ stanovalca za katerega želimo izdati dokument.

Podatki kateri so vam na voljo se nahajajo v Polju »Možna polja«

Podatek na predlogo dodate tako, da se postavite na željeno polje v »Možna polja« in zatem kliknete na gumb »Dodaj«.

⚙️ Dodatne funkcionalnosti pri pripravi predlog dokumentov

✍️ Podpis

V kolikor uporabljate podpisno tablico, za podpisovanje dokumentov je potrebno na posameznem dokumentu označiti, da je zahtevan podpis. Torej v polje »Podpis« postavimo kljukico.

📅 Vnos datuma

Za izpis predlog dokumentov, kjer mora program pri izpisovanju upoštevati veljavno ceno na dan izpisa dokumenta je na predlogi potrebno označiti, da se ob kreiranju dokumenta vnese datum, zato postavimo kljukico v polje »Vnos datuma«.

💶 Valuta

Za dokumente tipa Dogovor, Aneks k dogovoru, … kjer se izpisujejo postavke iz cenika imate možnost označevanja ali se pri ceni izpiše znak € ali niz, katerega vpišete v polje »Valuta«.

📤 Izhodna pošta

Za dokumente kjer se kreirani dokument evidentira v Pro.4 Poštna knjiga kot izhodna pošta postavimo kljukico v polje Izhodna pošta.

📄 Wordova predloga

Za dodajanje predloge dokumenta Word označimo »Word«. V nadaljevanju moramo uvoziti predlogo dokumenta in oblikovati dokument.

🛠️ Posebnost oblikovanja predloge tipa Word

Oblikujemo ga tako, da si odpremo vzorec Wordove predloge. Na vzorcu na mestih, kjer je potrebno, da program izpiše posamezen podatek je potrebno iz nabora »Možna polja« prepisati naziv podatka.

Podatek mora biti obvezno v dvojnem oklepaju {{ }}.

Opomba: Oklepaj vstavimo tako da držimo tipko ALT GR+B na tipkovnici, zaklepaj ALT GR+N

⚠️ Pomembno: Pri možnih poljih kjer polje vsebuje več besed se le te ločijo z podčrtajem (_). Pomembno je da med besedami in podčrtajem ni presledkov ( npr. {{Datum_vloge}} )

Ko je Wordova predloga oblikovana, kliknemo na gumb uvoz predloge in »Shrani«.

📝 Dogovor in aneks

Za dodajanje predloge dokumenta kateri vsebinsko ustreza izpisu Dogovora ali Aneksa k dogovoru, postavimo ustrezno kljukico v polje »Dogovor« ali »Aneks«.

Dokumenti z oznako Dogovor je mogoče izpisati pri akciji »Sprejem stanovalca«

🔢 Številčenje po vzorcu

Dokumenti, kateri se številčijo po zaporednem številčenju po predlogi morajo imeti označeno »Številčenje po vzorcu«. Številčenje nastavi serviser programa Pro.4 Domovi.

Zagotovljeno je zaporedno številčenje 1220/številka vloge/letnica/inicialka uporabnika, kateri kreira dokument/ zaporedna številka izhodnega dokumenta

Primer :

1220/000025-21-AL-001 Obvestilo o prejeti vlogi (Dokument izdala Anastazija Lampreht)

1220/000025-21-DK-002 Poziv na sprejem (Dokument izdal Drago Kotnik)

ℹ️ Opomba: Številčenje po vzorcu je nastavitev, ki jo pripravi serviser

Področje: Pro.4 Domovi → Šifranti → Dokumentni sistem → Splošno → Tip dokumenta
Namen: Navodila za dodajanje tipov dokumentov, izbiro vrste vnosa, uporabo predlog, samodejna polja in številčenje.

🔎 Ključne besede za iskanje: Pro.4 Domovi, tip dokumenta, dokumentni sistem, šifranti, predloga, Word, tabelarni izpis, projekt, fizioterapija, lestvice, priloge ZK, dogovor, aneks, soglasje, CLM, podpis, podpisna tablica, datum, valuta, izhodna pošta, poštna knjiga, možna polja, uvoz predloge, številčenje po vzorcu.

⭐ Pomembno: Tip dokumenta določa, katere podatke je mogoče vključiti v dokument. Pred shranjevanjem preverite Tip vnosa, Modul in potrebne dodatne nastavitve.

🧭 Hitri dostop

• Kje dodam dokument? Domovi → Šifranti → Dokumentni sistem → Splošno → Tip dokumenta → Dodaj nov zapis.

• Kdaj izberem »Predloga«? Ko želim v pripravljeno besedilo vključiti podatke prosilca ali stanovalca.

• Kdaj izberem »Projekt«? Ko dokument ni vezan na posameznega prosilca ali stanovalca.

• Kako dodam podatke? V urejevalniku uporabim seznam »Možna polja« in gumb »Dodaj«.

• Kako pripravim Wordovo predlogo? Izberem »Word«, vstavim polja v dvojne zavite oklepaje (npr. {{Datum_vloge}}), uvozim predlogo in shranim.

• Kdo nastavi številčenje po vzorcu? Serviser programa Pro.4 Domovi.