Osnovno

Akcija skupinske prevedbe na dan 1.1.2025 je bila aktualna samo v obdobju generiranja prve prevedbe (december 2024 - januar 2025). Za kasnejše prevedbe se skupinska akcija ne uporablja.

Prevedba plačnih razredov v modulu HRM predstavlja osrednji tehnični del prenove plačnega sistema. Postopek se izvaja na podlagi podatkov iz aplikacije MJU in vključuje več zaporednih korakov, ki jih je potrebno izvesti v točno določenem vrstnem redu.

Za pravilno izvedbo prevedbe je ključnega pomena, da so pred začetkom postopka izpolnjeni vsi predhodni pogoji, saj sistem podatke za prevedbo črpa iz več povezanih šifrantov in nastavitev.

Vezava na MJU aplikacijo

Zaradi določil 103. člena ZSTSPJS je bila funkcionalnost prevedbe v modulu HRM zasnovana tako, da uporablja podatke iz aplikacije MJU.

Podatki o prevedbi plačnih razredov se v sistemu HRM črpajo neposredno iz najnovejše različice MJU aplikacije. V izpisih prevedbe je vedno naveden tudi podatek o verziji MJU aplikacije, ki je bila uporabljena pri izračunu.

Pred izvedbo prevedbe je potrebno pripraviti sistem v pravilnem zaporedju.

Koraki

Pred generiranjem prevedbe je potrebno izvesti naslednje korake v točno tem vrstnem redu:

1. uvoz novih plačnih razredov

2. uvoz prenove delovnih mest, prevedbe in uvrstitev

3. uvoz delovnih mest

4. posodobitev aplikacije za prevedbo

Šele po uspešno zaključenih vseh zgornjih korakih je možno izvesti generiranje prevedbe delovnih mest.

Uvoz novih plačnih razredov

Pot:
HRM → Šifranti → Plačni razredi → Import

V prvem koraku je potrebno uvoziti novo plačno lestvico.

Postopek:

• kliknete gumb Import

• potrdite uvoz plačne lestvice

Po uspešnem uvozu sistem prikaže obvestilo o uspešni izvedbi.

Po uvozu je potrebno preveriti:

• ali so novi plačni razredi pravilno uvoženi

• ali imajo datum veljavnosti od 01.01.2025

Stari plačni razredi se samodejno zaključijo z datumom 31.12.2024.

Uvoz prenove delovnih mest, prevedbe in uvrstitev

Pot:
HRM → Delovna mesta → Uvoz prenove delovnih mest, prevedbe in uvrstitev

V tem koraku se uvozijo podatki o prenovi delovnih mest in pripadajočih prevedbah.

Postopek:

• kliknite označen gumb za uvoz

• potrdite začetek postopka

Sistem prikaže obvestilo, da je uvoz v teku.

Uspešnost uvoza se preveri v uporabniških obvestilih.

Uvoz delovnih mest

Pot:
HRM → Delovna mesta → Uvoz delovnih mest

V tem koraku se uvozijo delovna mesta iz ZSPJS kataloga.

Sistem omogoča več načinov uvoza:

• uvoz vseh delovnih mest

• ročni izbor delovnih mest

• uvoz delovnih mest, veljavnih do 31.12.2024

• uvoz delovnih mest po ZSPJS skupinah

Uvoz vseh delovnih mest

Ta možnost se uporablja pri strankah, ki imajo že uvožen celoten ZSPJS katalog.

Sistem uvozi vsa delovna mesta iz kataloga ZSPJS.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Po uvozu:

• nova delovna mesta veljajo od 01.01.2025

• stara delovna mesta se zaključijo z 31.12.2024

Ročni izbor delovnih mest

Ta možnost je namenjena strankam, ki želijo uvoziti samo določena delovna mesta.

Postopek:

• izberete želena delovna mesta

• potrdite uvoz

Znotraj delovnih mest izberite tista, ki jih želite uvoziti in nato potrdite uvoz.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Glede na izbrana delovna mesta lahko preverite pravilnost uvoza, tako, da jih preko filtra iščete ali si označite, da želite videti samo veljavna delovna mesta.

Prejšnja delovna mesta so zaključena z 31.12.2024.

Uvoz delovnih mest do 31.12.2024

Ta možnost uvozi samo delovna mesta, ki so bila aktivna do 31.12.2024.

Uporablja se predvsem pri prilagojenih šifrantih delovnih mest (npr. samo za tista delovna mesta, katera so v uporabi glede na kolektivno pogodbo).

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Uvozila se vam bodo delovna mesta, katera so imela označen datum do 31.12.2024.

Uvoz po ZSPJS skupinah

Ta možnost omogoča uvoz delovnih mest po posameznih ZSPJS skupinah (npr. skupina F).

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Uvozila so se vam delovna mesta, za kateri tip ZSPJS ste izbrali ob uvozu.

Posebni primeri delovnih mest

Pri uvozu je potrebno upoštevati posebne primere:

Manjkajoča delovna mesta zaradi ukinjenih delovnih mest (npr. skupina J): v kolikor imate delovna mesta, katera so bila ukinjena, jih lahko prenesete znotraj uvoza delovnih mest ali da prenesete vsa delovna mesta ali preko preostalih možnosti ročnega izbora delovnih mest ali preko uvoza ZSPJS tipa. V kolikor boste uvažali delovna mesta na način tistih, ki so bila v uporabi do 31.12.2024, vas tukaj moramo opozoriti, da boste morali ukinjena delovna mesta še dodatno uvoziti z ročnim izborom delovnih mest.

Tako imenovana umetna delovna mesta (primer E027961): nekatera delovna mesta so se lahko razdelila na več nazivov. Pri teh delovnih mestih se bo znotraj programa PRO.4 uvozilo samo 1 delovno mesto (najbolj osnovno, katero je vezano na ta ZSPJS ident).

Preostala delovna mesta boste morali ročno dodati in s pomočjo aplikacije MJU ustrezno določiti minimalni in maksimalni plačni razred delovnega mesta. MJU takšna delovna mesta imenuje umetna, zato uporabljamo enako terminologijo. Navodila za prevedbo takšnih delovnih mest najdete na spletni strani MJU v razdelku Aplikacija za izvedbo prevedbe v dokumentu Navodila za uporabo aplikacije.

V PRO.4 boste naredili kopijo delovnega mesta (v našem primeru 9000) ter ga ustrezno dopolnili s podatki iz MJU aplikacije.

Kopirano delovno mesto ima vse enake podatke kot prvotno, le da ima v nazivu dodano črko K. To delovno mesto odprite ter uredite naziv (odstranite K), popravite datume veljavnosti ter dodajte pravilen razpon plačnih razredov za dotično delovno mesto. Po potrebi še popravite Tarifni razred delovnega mesta in druge pomembne podatke, ki so vezani na to delovno mesto.

Skupina B: za skupino B prevedba ni izvedena na enak način kot za preostale delavce, zato si ob uvozu delovnih mest tudi ne boste uvozili delovnih mest skupine B. Le-te boste morali ročno vstaviti v program PRO.4. V ta namen boste na enak način kot v prejšnjem opisu posebnosti naredili kopijo delovnih mest skupine B ter v plačni razred vpisali ustrezno vrednost glede na zakonske spremembe (za podrobna navodila o osnovni plači skupine B glejte Uradni list št. 99/2024).

Delavci, ki se prvič pri vas zaposlijo s 1.1.2025: če boste imeli primer delavcev, kateri se bodo prvič pri vas zaposlili na ali po datumu 1.1.2025, boste morali za te delavce opraviti generiranje prevedbe na delavcu. Delavcu boste dodali delovno mesto, za katerega je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi ter mu določili pravilne plačne razrede. Določiti pa morate plačni razred na dan 31.12.2024 (kakšnega bi imel, če bi pri vas bil zaposlen že 31.12.2024) ter plačni razred, ki velja za to delovno mesto po prevedbi.

Posodobitev aplikacije za prevedbo

Pot:
HRM → Delovna mesta → Posodobi aplikacijo za prevedbo

Pred izvedbo prevedbe je obvezna posodobitev aplikacije MJU znotraj sistema HRM.

S tem se zagotovi, da sistem uporablja najnovejšo verzijo podatkov.

Pojavilo se vam bo obvestilo, da je postopek v teku.

Napredek in uspešnost uvoza lahko preverite v uporabniških obvestilih.

Skupinska akcija prevedbe delovnih mest

Pot:
HRM → Delovna mesta → Skupinsko upravljanje s podatki → Prenova plačnega sistema v JS 2025

Ko so vsi podatki pripravljeni, se izvede skupinska prevedba delovnih mest.

Ta akcija:

• ustvari nova delovna razmerja z datumom 01.01.2025

• zaključi stara delovna razmerja z 31.12.2024

• novemu delovnemu razmerju dodeli status primaren

• prenese podatke na novo strukturo plačnega sistema

POMEMBNO!

V kolikor imate za delavca/delavce dodan datum delovnega razmerja (ali datum od ali datum do) v prihodnosti, ga bo akcija preskočila in boste podatke morali urediti ročno na delavcu.

Izbor podatkov pred izvedbo

Pred zagonom akcije je potrebno izbrati:

• delovna mesta, ki so veljala do 31.12.2024

• vrsto dogodka (032 Prevedba plačnega sistema JS 2025)

• po potrebi dodatne skupine zaposlenih

Rezultat akcije

Po izvedbi se ustvarita dve vrsti poročil:

Uspešne prevedbe
Vsebuje seznam zaposlenih, pri katerih je bila prevedba uspešno izvedena.

Neuspešne prevedbe
Vsebuje seznam zaposlenih, kjer prevedba ni bila izvedena zaradi napak ali manjkajočih podatkov.

Znotraj programa PRO.4 se je prikazalo še obvestilo, da je kreiranje novih delovnih razmerij bilo uspešno zaključeno.

V kolikor se vam pojavi opozorilo, da delovna razmerja ni ustreznih delovnih razmerij, preverite, če imate za izbrana delovna mesta pravilno uvožena novo veljavna delovna mesta in jih uredite ter ponovite skupinsko akcijo.

Povzetek

Prevedba na dan 1.1.2025 v modulu HRM poteka v več korakih:

• uvoz plačnih razredov

• uvoz delovnih mest

• posodobitev MJU aplikacije

• izvedba skupinske prevedbe

Vsi koraki morajo biti izvedeni v pravilnem zaporedju, sicer prevedba ne bo izvedena.

Pogosta vprašanja

Ali lahko izvedem prevedbo, če nisem uvozil vseh delovnih mest?
Ne. Prevedba zahteva pravilno uvožena delovna mesta, sicer sistem ne more izvesti postopka.

Zakaj moram posodobiti MJU aplikacijo?
Ker sistem HRM uporablja podatke iz MJU aplikacije za pravilen izračun prevedbe.

Kako pogosto moram posodobiti MJU aplikacijo?
MJU aplikacijo v modulu HRM je potrebno posodobiti vedno ko izide nova aplikacija iz strani MJU.

Kaj se zgodi, če izvedem korake v napačnem vrstnem redu?
Prevedba lahko ne uspe ali pa so podatki nepravilni, zato je vrstni red obvezen.

Ali se stara delovna mesta izbrišejo?
Ne. Stara delovna mesta se zaključijo z datumom 31.12.2024, nova pa se ustvarijo z 01.01.2025.