Namen

V modulu HRM se pripravita datoteki za poročanje podatkov o kolektivnem dodatnem pokojninskem zavarovanju (KDPZ) javnih uslužbencev Modri zavarovalnici:

• D1 (prijave) – prijava zaposlenih v zavarovanje: nova vključitev, ponovna vključitev po prekinitvi, nova prijava po spremembi števila ur ali po vključitvi dodatnega dela (zavarovalna podlaga 036),

• D2 (spremembe) – zaključek zavarovanja oziroma odjava: prenehanje zaposlitve, upokojitev, smrt, mirovanje, sprememba števila ur, razveljavitev napačne prijave.

Datoteki se oddata na portal Modre zavarovalnice (ModriNet). Pravilno pripravljeni datoteki zagotavljata, da so podatki o zavarovancih in višini premij pri delodajalcu in pri Modri zavarovalnici usklajeni.

Pot v programu

Generiranje datotek:

• HRM → Kadri → Izpisi in dokumenti → Obrazci → Modra zavarovalnica – datoteka D1 (prijave)

• HRM → Kadri → Izpisi in dokumenti → Obrazci → Modra zavarovalnica – datoteka D2 (spremembe)

Vnos zavarovanja na delavcu:

• HRM → Kadri → delavec → Podatki za nakazilo in zavarovanje → razdelek Zavarovanje

Premijski razredi:

• HRM → Šifranti → Premijski razredi

Obrazca D1 in D2 sta v seznamu Vrsta izpisa na voljo samo podjetjem, ki imajo v nastavitvah vklopljen javni sektor.

Opis funkcionalnosti

Program datoteki pripravi iz podatkov, vnesenih v razdelku Zavarovanje na posameznem delavcu, ter iz osebnih podatkov, naslova in delovne dobe delavca.

Kateri zapisi se prenesejo v datoteko

• V datoteko D1 se prenesejo zavarovanja, katerih datum Zavarovanje od je v obdobju, izbranem v poljih Datum od in Datum do.

• V datoteko D2 se prenesejo zavarovanja, katerih datum Zavarovanje do je v izbranem obdobju oziroma je v izbranem obdobju prišlo do sprememb podatkov (npr. naslov).

Primer: zavarovanje je zaključeno 30. 9. 2026 in novo odprto 1. 10. 2026. Odjava se prenese v D2 za obdobje, ki vsebuje 30. 9. 2026 (npr. 1. 9.–30. 9. 2026), prijava pa v D1 za obdobje, ki vsebuje 1. 10. 2026 (npr. 1. 10.–31. 10. 2026).

Izračun premije v datoteki D1

Znesek premije delodajalca se izračuna iz vrednosti premijskega razreda in deleža zaposlitve:

• uporabi se vrednost premijskega razreda, ki velja na datum Zavarovanje od,

• vrednost se pomnoži z deležem ur na teden glede na polni delovni čas (40 ur); pri polnem delovnem času se upošteva celotna vrednost razreda,

• pri zavarovalni podlagi 036 (dopolnilno delo) se upošteva največ 8 ur na teden, kar je največ 20 % vrednosti razreda,

• če ima delavec več zavarovalnih podlag (npr. 001 in 036), se zneski seštejejo in delavec je v datoteki v eni vrstici s skupnim zneskom.

Primer za 6. premijski razred z vrednostjo 47,46 €:

• delavec s 40 urami na teden: 47,46 €,

• delavec s 30 urami na teden: 47,46 € × 30/40 = 35,60 €,

• dopolnilno delo (036) 2 uri na teden: 47,46 € × 2/40 = 2,37 €,

• 40 ur (001) in dopolnilno delo 6 ur na teden (036): 47,46 € + 7,12 € = 54,58 €.

Izbira vrednosti premijskega razreda

Vsak premijski razred ima v šifrantu več vrednosti z različnimi obdobji veljavnosti. Program za vsako zavarovanje izbere vrednost glede na datum Zavarovanje od:

• če je datum znotraj obdobja veljavnosti neke vrednosti, se uporabi ta vrednost,

• če je datum pred začetkom veljavnosti najstarejše vrednosti v šifrantu, se uporabi najstarejša vrednost,

• če je datum po zadnji vrednosti in je ta vrednost še odprta (brez datuma veljavnosti do), se uporabi zadnja vrednost,

• če je datum po zadnji vrednosti, ki je že zaprta, zneska ni mogoče določiti.

Rezultat

Program pripravi datoteko ZIP, ki vsebuje datoteko v obliki JSON:

• praviloma eno skupno datoteko za vse delavce (v imenu datoteke je oznaka SKUPNA_DATOTEKA),

• ločeno datoteko za posameznega delavca (v imenu datoteke je ident delavca), kadar ima delavec v izbranem obdobju odjavo in novo prijavo. Takšni delavci se iz skupne datoteke izločijo.

V glavi datoteke je seštevek premij delodajalca. V seštevek se upoštevajo samo zavarovanja vrste KDPZ.

Priprava podatkov pred generiranjem

Pred generiranjem datotek morajo biti urejeni vsi podatki, ki se prenesejo v datoteko. Če kateri od obveznih podatkov manjka, program datoteke ne pripravi in izpiše opozorilo (glej poglavje Kontrole in opozorila).

Premijski razredi

V šifrantu HRM → Šifranti → Premijski razredi morajo biti vnesene veljavne vrednosti premijskih razredov. Nove vrednosti se uvozijo z gumbom Uvozi iz spleta. Postopek uvoza in prenosa novih premijskih razredov na delavce je opisan v članku Spremembe premije kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence.

Zavarovanje na delavcu

V razdelku Zavarovanje (HRM → Kadri → delavec → Podatki za nakazilo in zavarovanje) mora imeti delavec vneseno zavarovanje z izpolnjenimi polji Zavarovanje od, Vrsta zavarovanja, Zavarovalna družba, Premijski razred in Sklad. Pri zaključenem zavarovanju morata biti izpolnjena tudi Zavarovanje do in Razlog za prekinitev.

Osebni podatki in naslov

Na delavcu morajo biti izpolnjeni:

• v Osnovni podatki → Matični podatki: Priimek, Ime, EMŠO, Davčna številka, Datum rojstva, Spol in Državljanstvo,

• v Osnovni podatki → Naslov: stalni naslov (Ulica, Kraj, Pošta, Država rezidentstva),

• začasni naslov, če ga delavec ima.

Delovna doba in ure

V datoteko D1 se prenesejo tudi pokojninska doba, delovna doba in datum izračuna dobe. Za pravilen izračun premije morajo biti pravilno vneseni podatki o številu ur na teden in zavarovalni podlagi delavca.

Postopek

Prijava delavca v zavarovanje

1. V modulu HRM se v levem meniju izbere Kadri.

2. Delavec se odpre s klikom na gumb za urejanje v vrstici delavca.

3. V levem meniju delavca se izbere Podatki za nakazilo in zavarovanje.

4. S klikom na UREDI se omogoči urejanje.

5. V razdelku Zavarovanje se klikne Dodaj nov zapis.

6. V polje Zavarovanje od se vnese datum začetka zavarovanja.

7. V polju Vrsta zavarovanja se izbere KDPZ.

8. V polju Zavarovalna družba se izbere Modra zavarovalnica.

9. V polju Premijski razred se izbere premijski razred delavca.

10. Po potrebi se vnese Zavarovalna polica.

11. V polju Sklad se preveri, da je izbran sklad 16 ZVPSJU.

12. Vnos se shrani s klikom na SHRANI.

Novi zapis se prikaže v tabeli Seznam zavarovanj pod razdelkom.

Zaključek zavarovanja (odjava)

1. Na delavcu se v Podatki za nakazilo in zavarovanje v tabeli Seznam zavarovanj izbere zavarovanje, ki se zaključuje.

2. S klikom na UREDI se omogoči urejanje.

3. V polje Zavarovanje do se vnese datum zaključka zavarovanja.

4. V polju Razlog za prekinitev se izbere ustrezen razlog.

5. Vnos se shrani s klikom na SHRANI.

Sprememba števila ur ali vključitev dodatnega dela (036)

Kadar se delavcu spremeni število ur, ki vpliva na izračun premije, ali se mu doda zavarovalna podlaga 036, se obstoječe zavarovanje zaključi in odpre novo:

1. Obstoječe zavarovanje se zaključi po postopku Zaključek zavarovanja (odjava), v polju Razlog za prekinitev se izbere 5 Sprememba števila ur po pogodbi o zaposlitvi.

2. Doda se novo zavarovanje po postopku Prijava delavca v zavarovanje, z datumom Zavarovanje od, ki je dan po datumu zaključka prejšnjega zavarovanja.

3. Generira se datoteka D2 za obdobje, ki vsebuje datum zaključka.

4. Generira se datoteka D1 za obdobje, ki vsebuje datum začetka novega zavarovanja.

Na portal Modre zavarovalnice se najprej odda datoteka D2 z odjavo. Ko so podatki obdelani, se odda še datoteka D1 z novo prijavo.

Če sprememba števila ur ne vpliva na izračun premije, zaključka in nove prijave ni treba vnašati.

Generiranje datoteke D1

1. V modulu HRM se v levem meniju izbere Kadri.

2. Na pregledu kadrov se klikne gumb Izpisi in dokumenti.

3. V oknu Izpisi in akcije se izbere zavihek Obrazci.

4. V polju Vrsta izpisa se izbere Modra zavarovalnica – datoteka D1 (prijave).

5. V polji Datum od in Datum do se vnese obdobje, za katerega se pripravlja datoteka.

6. Po potrebi se vnese Številka pogodbe in izberejo skupine v polju Izbor skupin.

7. Klikne se Izpis analize.

Program pripravi datoteko ZIP, ki se shrani na računalnik. Če program najde napake v podatkih, datoteke ne pripravi in v oknu Opozorilo izpiše seznam napak.

Generiranje datoteke D2

1. V modulu HRM se v levem meniju izbere Kadri.

2. Na pregledu kadrov se klikne gumb Izpisi in dokumenti.

3. V oknu Izpisi in akcije se izbere zavihek Obrazci.

4. V polju Vrsta izpisa se izbere Modra zavarovalnica – datoteka D2 (spremembe).

5. V polji Datum od in Datum do se vnese obdobje, za katerega se pripravlja datoteka.

6. Po potrebi se vnese Številka pogodbe in izberejo skupine v polju Izbor skupin.

7. Klikne se Izpis analize.

Program pripravi datoteko ZIP, ki se shrani na računalnik.

Polja in nastavitve

Polja v razdelku Zavarovanje

• Zavarovanje od – datum začetka zavarovanja. Določa, v katero datoteko D1 se zavarovanje prenese, in vrednost premijskega razreda, ki se uporabi za izračun premije.

• Zavarovanje do – datum zaključka zavarovanja. Izpolni se samo, kadar se zavarovanje zaključuje. Določa, v katero datoteko D2 se zavarovanje prenese.

• Vrsta zavarovanja – vrsta dodatnega zavarovanja (npr. KDPZ, PDPZ). V seštevek premij v glavi datoteke se upoštevajo samo zavarovanja vrste KDPZ.

• Zavarovalna družba – zavarovalnica, pri kateri je delavec zavarovan.

• Premijski razred – premijski razred delavca. Obvezen podatek za izračun premije.

• Zavarovalna polica – številka police, pod katero se vodi zavarovanje.

• Razlog za prekinitev – razlog zaključka zavarovanja. Obvezen, kadar je izpolnjeno polje Zavarovanje do. Šifra razloga se prenese v datoteko D2.

• Sklad – sklad, v katerega je delavec vključen. Za javne uslužbence 16 ZVPSJU. Obvezen podatek.

Razlogi za prekinitev

Šifra razloga iz šifranta se v datoteko D2 prenese nespremenjena:

• 1 – Prenehanje veljavnosti pogodbe o zaposlitvi,

• 2 – Upokojitev člana,

• 3 – Smrt člana ZVPSJU,

• 4 – Suspenz pogodbe – mirovanje članstva,

• 5 – Sprememba števila ur po pogodbi o zaposlitvi,

• 6 – Drugo,

• 7 – Odpoved pogodbe o financiranju,

• 8 – Razveljavitev (storno) napačne prijave.

Polja obrazcev D1 in D2

• Vrsta izpisa – izbere se Modra zavarovalnica – datoteka D1 (prijave) ali Modra zavarovalnica – datoteka D2 (spremembe).

• Datum od in Datum do – obdobje, za katerega se pripravlja datoteka. Pri D1 se upoštevajo zavarovanja z datumom Zavarovanje od v tem obdobju, pri D2 zavarovanja z datumom Zavarovanje do v tem obdobju.

• Številka pogodbe – številka pogodbe delodajalca z Modro zavarovalnico. Vpiše se v glavo datoteke in ne vpliva na izbor delavcev.

• Izbor skupin – omogoča pripravo datoteke samo za izbrane skupine zaposlenih. Če skupina ni izbrana, se upoštevajo vsi zaposleni.

• Shrani predlogo – shrani izbrane nastavitve obrazca za naslednjo uporabo.

• Izpis analize – pripravi datoteko.

Podatki v datoteki

Osebni podatki: priimek, ime, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, spol, državljanstvo.

Stalni naslov: ulica, hišna številka in dodatek, kraj, poštna številka in naziv pošte, država.

Začasni naslov: enaki podatki kot pri stalnem naslovu, če ga delavec ima.

Podatki o zavarovanju: sklad, premijski razred, obdobje od, obdobje do (D2), razlog zaključka (D2).

Podatki o delovni dobi (D1): pokojninska doba, delovna doba, datum izračuna dobe.

Podatki, ki jih določi program:

• vrsta zapisa (D1 ali D2),

• zaporedna številka delavca v datoteki,

• znesek premije delodajalca,

• znesek premije člana,

• polna premija: 1, kadar delavcu pripada natanko polna premija razreda, sicer 0 (krajši delovni čas ali seštevek več zavarovalnih podlag, ki presega polno premijo).

Kontrole in opozorila

Kadar program pri pripravi datoteke najde napake, datoteke ne pripravi. V oknu Opozorilo izpiše vse najdene napake, vsako v svoji vrstici. Po popravku podatkov se datoteka ponovno generira.

Ni izbran razlog prekinitve

Sporočilo: Za zavarovanje delavca 0003 ANA KRAJNC, ki se prekine dne 30.09.2026, ni izbran razlog prekinitve.

Zavarovanje ima vnesen datum Zavarovanje do, polje Razlog za prekinitev pa je prazno. Na delavcu se v razdelku Zavarovanje izbere razlog za prekinitev. Kontrola se izvede pri D1 in pri D2 za vsa zavarovanja v izbranem obdobju, zato lahko generiranje ustavi tudi zavarovanje drugega delavca.

Manjka podatek

Sporočilo: Pri delavcu 0017 ANJA ZUPAN manjka podatek: državljanstvo

Na delavcu manjka podatek, ki se prenese v datoteko. Naziv podatka je naveden na koncu sporočila (npr. državljanstvo, sklad). Podatek se dopolni na delavcu.

Manjka podatek o skladu

Sporočilo: Na delavcu 0053 IVKA DOLENC manjka podatek o skladu

Pri zavarovanju ni izbran Sklad. Ob tem se izpiše tudi sporočilo Pri delavcu … manjka podatek: sklad.

Manjka podatek o znesku premije

Sporočilo: Na delavcu 0053 IVKA DOLENC manjka podatek o znesku premije

Programu ni uspelo izračunati zneska premije. Najpogosteje pri zavarovanju ni izbran Premijski razred ali v šifrantu premijskih razredov ni ustrezne vrednosti.

Ni ustreznih uslužbencev

Sporočilo: Ni ustreznih uslužbencev

V izbranem obdobju ni nobenega zavarovanja za datoteko. Preveri se obdobje v poljih Datum od in Datum do: pri D1 mora vsebovati datum Zavarovanje od, pri D2 datum Zavarovanje do.

Posebnosti in opozorila

Vrstni red oddaje

Kadar ima delavec odjavo in novo prijavo (npr. sprememba števila ur), se na portal Modre zavarovalnice najprej odda datoteka D2, po obdelavi podatkov pa še datoteka D1.

Ločene datoteke za posameznega delavca

Če ima delavec v izbranem obdobju odjavo in novo prijavo, ga program izloči iz skupne datoteke in zanj pripravi ločeno datoteko. Takšne datoteke se oddajo v pravilnem vrstnem redu po navodilih Modre zavarovalnice.

Sorazmerna premija

Pri krajšem delovnem času se premija izračuna sorazmerno z deležem ur. Izjeme (npr. krajši delovni čas zaradi invalidnosti ali starševstva) so odvisne od podatkov o delovnem času delavca, zato morajo biti ti podatki pravilno vneseni.

Sprememba naslova ali drugih osebnih podatkov

V datoteko D2 se prenesejo samo zaključena zavarovanja. Sprememba naslova ali drugih osebnih podatkov delavca se v datoteko D2 ne prenese.

Zavarovanja vrste PDPZ

Zavarovanje vrste PDPZ se prenese v datoteko z zneskom premije delodajalca 0 in se ne upošteva v seštevku premij v glavi datoteke.

Datoteka D3

Datoteka D3 (podatki o plačilu premij) se ne pripravlja v modulu HRM, temveč v modulu Plače v okviru obračuna plače.

Povezava z drugimi funkcionalnostmi

• Premijski razredi – vrednosti premijskih razredov iz šifranta HRM → Šifranti → Premijski razredi so osnova za izračun premije v datoteki D1. Uvoz novih vrednosti je opisan v članku Spremembe premije kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence.

• Kadri – osebni podatki, naslov, delovna doba, število ur in zavarovalna podlaga delavca se prenesejo v datoteki.

• Plače – datoteka D3 se pripravi v modulu Plače.

Najpogostejša vprašanja

Zakaj se delavec ne prikaže v datoteki D1?
Datum Zavarovanje od ni v izbranem obdobju. Obdobje v poljih Datum od in Datum do mora vsebovati datum začetka zavarovanja.

Zakaj se delavec ne prikaže v datoteki D2?
Datum Zavarovanje do ni v izbranem obdobju ali zavarovanje ni zaključeno. V D2 se prenesejo samo zavarovanja z vnesenim datumom Zavarovanje do oziroma spremembami, ki jih je potrebno poročati na Modro zavarovalnico in teh sprememb v obdobju ni bilo.

Zakaj program ne pripravi datoteke, čeprav je napaka pri drugem delavcu?
Program pred pripravo preveri vsa zavarovanja v izbranem obdobju. Dokler napake niso odpravljene, datoteke ne pripravi. Napake so naštete v oknu Opozorilo.

Katera vrednost premijskega razreda se uporabi?
Vrednost, ki velja na datum Zavarovanje od. Če je datum pred najstarejšo vrednostjo v šifrantu, se uporabi najstarejša vrednost.

Kako se izračuna premija pri dopolnilnem delu?
Sorazmerno z urami na teden glede na 40 ur, pri čemer se upošteva največ 8 ur (20 % vrednosti razreda). Če ima delavec tudi osnovno zaposlitev, se oba zneska seštejeta v eno vrstico.

Ali Številka pogodbe vpliva na izbor delavcev?
Ne. Številka pogodbe se vpiše samo v glavo datoteke.