Dodajanje novega dokumenta je hitro in enostavno.

➕ Kako dodamo nov dokument?

1. Kliknite ikono Dodaj nov zapis.

2. Odpre se obrazec za urejanje dokumenta.

3. Izpolnite polja glede na vaše potrebe.

4. Obvezno izberite Tip dokumenta.

   • Ob izbiri tipa se polje Oznaka dokumenta samodejno izpolni.

5. Kliknite ikono Naloži in izberite dokument iz svojega računalnika.

6. Na levi strani se takoj prikaže predogled dokumenta.

7. Kliknite Shrani.

⚠️ Pomembno

• Vezani dokumenti ne smejo biti večji od 4 MB.

• Če je datoteka večja, vas program na to opozori.

Vnos polj po izbiri

Poleg obveznega polja Tip dokumenta lahko izpolnite tudi dodatna polja, ki vam pomagajo pri razvrščanju, iskanju in upravljanju dokumentov.

📌 Najpogosteje uporabljena polja

1️⃣ Tip dokumenta (obvezno)

Izberite vrsto dokumenta, ki ga vnašate.

2️⃣ Klasifikacija

Povezana je s klasifikacijskim načrtom (državnim ali internim).
Pomaga pri sistematičnem razvrščanju in lažjem iskanju dokumentov.

3️⃣ Opis

Prosto polje za kratek opis vsebine dokumenta.

4️⃣ Partner

Izberete partnerja iz šifranta, če se dokument nanaša nanj.

5️⃣ Stanovalec

Vidno v modulu SZO Domovi – dokument lahko povežete z določenim stanovalcem.

6️⃣ Delavec

Uporabite, kadar je dokument vezan na zaposlenega (HRM / Kadri).

🔄 Samodejno izpolnjena polja

Ta polja se izpolnijo avtomatsko, če je dokument prenesen iz drugega modula:

• Vir dokumenta

• Ident vira

• Vezni ident vira

🏷️ Status in vidnost dokumenta

Status dokumenta

(npr. osnutek, odobren, storniran, zaključen)

Vidnost dokumenta

(javno, zaupno, skrivno)

Izbrani status in vidnost lahko prikažete v osnovni tabeli dokumentov (prek možnosti Prilagodi prikaz podatkov).

🔐 Omejevanje dostopa po vidnosti

Na podlagi vidnosti lahko omejite dostop uporabnikom:

1. V meniju Skupina odprite urejanje skupine.

2. Kliknite Vidnost dokumenta.

3. Označite, katere vrste dokumentov lahko skupina vidi.

📌 Primer:
Če skupini omogočite vidnost Zaupno, bodo uporabniki te skupine videli samo dokumente z oznako Zaupno.

📂 Dodatna polja

Po potrebi lahko izpolnite še:

• Projekt (modul iPodpora)

• Delovni nalog (Materialno poslovanje, Poštna knjiga, Finance)

• Rok hrambe (do kdaj dokument hranimo)

• Datum veljavnosti (modul Dokumentni sistem Advanced – pogodbe)

• Vrednost dokumenta (Advanced – pogodbe)

• Nivo dokumenta (določite preko šifranta)

🔧 Ikone v zgornjem desnem kotu

• 📥 Prenesi – prenesete dokument

• 📤 Naloži – dodate dokument ali novo verzijo

• 🔒 Zakleni – preprečite nadaljnje urejanje (odklene ga lahko samo super uporabnik; dokument se obarva zeleno)

• 💾 Shrani – shranite dokument

• ❌ Prekliči – zaprete brez shranjevanja

✅ Priporočilo za delo

Za boljšo preglednost priporočamo, da:

• vedno izberete pravilen tip dokumenta,

• dodate kratek opis,

• po potrebi določite status in vidnost.

Tako boste dokumente kasneje hitreje našli in učinkoviteje upravljali.