Pri nalaganju novega dokumenta ali nove verzije lahko uporabnike samodejno obvestite po e-pošti.

🔧 Funkcionalnost mora biti vključena v nastavitvah (vklop uredi Pro-bit).

👥 Nastavitev skupin za obveščanje

V šifrantu Skupine za obveščanje določite, komu se bodo pošiljala obvestila.

Na voljo imate dve možnosti:

1️⃣ Skupina »Zaposleni«

• Ustvarite skupino Zaposleni.

• Skupino je treba dodatno zapisati v nastavitve (uredi Pro-bit).

• Program bo ob izbiri te skupine samodejno zajel vse delavce iz šifranta delavcev.

📌 Te skupine ni mogoče razširiti za pregled članov, lahko pa jo odstranite iz izbora.

2️⃣ Poljubne skupine

• Ustvarite različne skupine (npr. Vodstvo, Računovodstvo, Prodaja …).

• V skupino ročno dodate želene uporabnike.

📤 Kako obvestimo uporabnike?

1. Pojdite v Dokumentni sistem → Dokumenti → Dodaj nov zapis
   (ali nalaganje nove verzije).

2. Zgoraj desno kliknite ikono Obveščanje.

3. Odpre se seznam vseh nastavljenih skupin.

✅ Izbor skupine

Kliknite na želeno skupino (npr. Skupina 1).

• Program prikaže obvestilo o izbrani skupini.

• S klikom na Razširi člane skupine si lahko ogledate vse člane.

• Posameznega člana lahko odstranite iz obveščanja s klikom na Izbriši.

• Če kliknete Izbriši skupino, odstranite celotno skupino iz izbora.

📌 To pomeni, da lahko za posamezen dokument prilagodite, kdo bo prejel obvestilo.

👤 Izbor posameznih zaposlenih

Če vam nobena skupina ne ustreza:

1. Kliknite Izbor zaposlenih.

2. Označite posamezne delavce iz šifranta (s kljukico).

3. Izbrani uporabniki se prikažejo zgoraj levo.

4. Po potrebi jih lahko odstranite s klikom na Izbriši.

📧 Kaj se zgodi po shranjevanju?

Ko dokument shranite:

• vsi izbrani uporabniki prejmejo e-poštno obvestilo o novem dokumentu ali novi verziji.

💡 Priporočilo za uporabo

• Za redna obveščanja uporabljajte vnaprej pripravljene skupine.

• Za posebne primere uporabite Izbor zaposlenih.

• Pred shranjevanjem preverite seznam prejemnikov.

Tako boste zagotovili, da bodo prave osebe pravočasno obveščene o pomembnih dokumentih.