Pregled in upravljanje verzij dokumentov

📄 Prikaz zadnje verzije

V tabeli Dokumenti je vedno prikazana samo zadnja (aktualna) verzija posameznega dokumenta.

🔎 Kako si ogledamo vse verzije posameznega dokumenta?

1. Kliknite na ikono za prikaz verzij pri izbranem dokumentu.

2. Odpre se tabela z vsemi verzijami tega dokumenta.

V tej tabeli lahko:

• 🖨️ S klikom na ikono Natisni dokument natisnete.

• 📥 S klikom na ikono Prenesi dokument prenesete na računalnik in si ga ogledate.

• 🔐 S klikom na ikono Prenesi in zakleni (check-out) dokument prenesete in ga hkrati zaklenete zase.

  ➜ Ob tem se pojavi posebna ikona, ki označuje, da je dokument zaklenil določen uporabnik.

• 🔓 S klikom na ikono Razveljavi zaklepanje (undo check-out) dokument ponovno odklenete.

👁️ Prikaz vseh verzij vseh dokumentov

Če želite v osnovni tabeli Dokumenti prikazati vse verzije vseh dokumentov, kliknite na ikono:

»Prikaz vseh verzij dokumenta«

Tako boste imeli pregled nad celotno zgodovino verzij.

Dodajanje novih verzij dokumenta

V modulu Dokumentni sistem lahko obstoječemu dokumentu dodate novo verzijo.

➤ Način 1: Dodajanje nove verzije preko urejanja dokumenta

1. V tabeli Dokumenti kliknite ikono Uredi pri izbranem dokumentu.

2. Odpre se tabela Urejanje dokumenta.

3. Kliknite ikono Naloži.

Program prikaže obvestilo za potrditev.

Če izberete DA:

• Odpre se raziskovalec (izbira datoteke).

• Izberete novo verzijo dokumenta.

• Predogled dokumenta je takoj viden na levi strani.

• Kliknite Shrani, da novo verzijo dokončno shranite.

Če izberete NE:

• Vrnete se nazaj v tabelo urejanja.

• Spremembe se ne izvedejo.

➤ Način 2: Hitro dodajanje nove verzije iz tabele Dokumenti

Novo verzijo lahko dodate tudi neposredno iz osnovne tabele:

1. Kliknite Več akcij pri dokumentu.

2. Izberite Naloži.

V tem primeru:

• Program takoj naloži novo verzijo.

• V koloni Verzija se samodejno zapiše nova številka verzije.

✅ Pomembno

• Nove verzije ni mogoče dodati, če je dokument zaklenjen.

• Če je dokument zaklenjen (check-out ali trajni zaklep), vas bo program na to opozoril.