V tabeli Dokumenti lahko s klikom na gumb Več akcij dostopate do dodatnih možnosti upravljanja dokumentov.

📌 Osnovne akcije

📥 Prenesi

Prikaže že naložene verzije dokumenta, ki jih lahko prenesete na svoj računalnik.

📤 Naloži

Omogoča, da:

• dokument iz svojega računalnika, naložite na strežnik in ga povežete z izbranim dokumentom (nova verzija).

🔒 Zakleni

• Dokument se obarva zeleno.

• Zaklene se za vse uporabnike.

• Nalaganje nove verzije ni več mogoče.

• Dokumenta po zaklepanju ni mogoče odkleniti.

🚫 Kaj pomeni zaklenjen dokument?

Če je dokument zaklenjen v Dokumentnem sistemu:

• ❌ Ni mogoče naložiti nove verzije.

• ❌ Dokumenta ni mogoče prepisati.

Program vas ob poskusu nalaganja vedno opozori, da je dokument zaklenjen.

⚠️ Izjema – Super uporabnik

Če je v nastavitvah določen Super uporabnik (nastavitev uredi Pro-bit), lahko ta:

• izbere Več akcij → Razveljavi zaklepanje

• in dokument ponovno odklene.

🗂️ Povezava z eArhivom

Funkcionalnost zaklepanja je povezana tudi s prenosom v eArhiv.

• Dokumenti, preneseni v eArhiv drugih ponudnikov (npr. Pošta Slovenije, Mikrografija), se ob prenosu samodejno zaklenejo.

• Teh dokumentov tudi Super uporabnik ne more več odkleniti.

👤 Akcije vezane na prijavljenega uporabnika

Naslednje tri funkcije veljajo samo za uporabnika, ki je prijavljen v program.

🔐 Prenesi in zakleni (Check-out)

• Dokument si prenesete.

• Hkrati ga zaklenete samo zase.

• Na dokumentu se pojavi posebna ikona, ki pomeni, da je dokument zaklenjen s strani določenega uporabnika.

Če drug uporabnik poskuša:

• odkleniti,

• prenesti,

• ali naložiti novo verzijo,

bo prejel obvestilo, da je dokument zaklenjen.

🔓 Naloži in odkleni (Check-in)

• Naložite novo verzijo dokumenta.

• Dokument se hkrati odklene.

To akcijo lahko izvede samo uporabnik, ki je sprožil zaklepanje (check-out).

↩️ Razveljavi zaklepanje (Undo check-out)

• Dokument se odklene.

• Nova verzija se ne naloži.

Tudi to akcijo lahko izvede samo uporabnik, ki je dokument zaklenil.

✅ Povzetek

• Zaklepanje preprečuje neželene spremembe dokumenta.

• Zaklenjen dokument ne dovoljuje novih verzij.

• Check-out / check-in omogoča varno delo z dokumenti med več uporabniki.

• Dokumenti preneseni v zunanji eArhiv se trajno zaklenejo.

Prenos v zunanji arhiv

Če imate aktivirano funkcionalnost prenosa dokumentov v zunanji eArhiv, lahko dokumente arhivirate neposredno iz sistema.

📤 Kako izvedete prenos?

• Prenos se izvaja posamično za vsak dokument posebej.

• Pri izbranem dokumentu uporabite ustrezno možnost za prenos v eArhiv.

Po uspešnem prenosu se dokument samodejno zaklene.